Earned Value Method

Durante la ejecución del proyecto, el director del proyecto es el responsable de realizar su seguimiento y control, lo que consiste en ir controlando su avance para asegurar que al final se conseguirán los objetivos. Uno de los métodos que existen para hacer este control es el Earned Value Method (EVM), que en base a valores numéricos permite cuantificar el avance del proyecto, y por tanto tomar decisiones en base a datos objetivos.

¿Qué es Earned Value Method (EVM)?

El Earned Value Method (EVM) es una metodología de seguimiento y control de proyectos basada en la premisa que los datos históricos del proyecto pueden ser buenos indicadores de su avance futuro. Esto nos permite, no solo cuantificar el avance del proyecto en el momento actual, sino también hacer estimaciones y simulaciones de su avance futuro.

A nivel general esta metodología compara una serie de variables extraídas de la planificación del proyecto con datos calculados a partir del avance real del proyecto, permitiendo evaluar la situación del proyecto respecto el cronograma y los costes, y hacer una previsión del plazo y coste finales si el proyecto continua del mismo modo.

Herramientas para aplicar el Earned Value Method

Cómo se verá en más detalle a lo largo de este artículo, el método EVM se basa en una combinación entre el seguimiento de plazos y el seguimiento del coste asignado a las tareas. Considerando los valores reales respecto a los planificados para estos dos factores se pueden calcular diferentes indicadores.

Al tratarse de un método basado en el cálculo a partir de la información que se recolecta del proyecto, disponer de herramientas con estas funcionalidades se vuelve casi indispensable en los proyectos reales. Para ello debemos pedir a nuestro software de gestión de proyectos que permita planificar y asignar costes a las tareas, que permita definir la linea base para costes y cronograma, y que incluya la posibilidad de colectar avances y costes reales en cada tarea.

Estas funcionalidades suelen estar solo disponibles en los programas de gestión integral del proyecto; los cuales no necesariamente son caros, y suelen ser una inversión muy interesante por el retorno que ofrecen. A continuación te mostramos algunas opciones disponibles en el mercado que te permiten aplicar Earned Value Method y su prueba gratuita.

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Requisitos para aplicar el Earned Value Method (EVM)

Al tratarse de una metodología de seguimiento y control basada en valores numéricos, esta precisa de una planificación bastante detallada, la cual debe incluir la siguiente información:

• Línea base de costes del proyecto. Como se vio en el artículo especifico, la línea base de costes representa la evolución temporal de los costes planificados a lo largo del proyecto, y constituye la referencia contra la cual comparar su avance real. Saber más sobre la línea base de costes
• Costes y distribución de costes de las tareas. Esto está en cierta forma incluido en el punto anterior, ya que es un requisito para calcular la línea base de costes. Para aplicar el Earned Value Method (EVM) es importante que usemos los mismos valores y distribuciones que usamos en la fase de planificación, pero adicionalmente necesitaremos definir alguna forma objetiva de medir el avance real de las tareas, y por tanto el porcentaje de este coste que podemos asumir como realizado en cada momento. Este punto es justamente el más complicado de ejecutar, ya que es el más afectado por la subjetividad. Saber más de las técnicas de distribución de costes
• Herramientas de control de costes. Debemos disponer de alguna herramienta tipo SAP o PRISM que permita en todo momento disponer del valor de los costes imputados al proyecto.

Definiciones básicas del Earned Value Method (EVM)

Para poder aplicar este método hay algunas variables que deberemos conocer y saber calcular, las cuales parten de la información generada durante la fase de planificación o de los datos recopilados durante la ejecución del proyecto. Para explicar estas variables vamos a partir del siguiente proyecto de ejemplo:Esta imagen muestra un cronograma de un proyecto que incluye información sobre la distribución del coste de cada tarea, lo que permite calcular la distribución de los costes del proyecto a lo largo de su ejecución (línea base de costes). En gris oscuro se muestra el avance de cada tarea en el momento de hacer el análisis.

Valor Planificado (Planned Value o PV).

Es el valor en términos económicos del trabajo que habíamos planificado para la fecha en que realizamos el análisis. Este valor se obtiene directamente de mirar el valor de la línea base de costes en la fecha en que se realiza en análisis. Si cogemos el ejemplo anterior, imaginando que estamos haciendo el seguimiento del proyecto al finalizar el sexto mes, podemos ver que el valor que teníamos planificado es de 418.

Valor Ganado (Earned Value o EV).

Es el valor en términos económicos del trabajo efectivamente realizado hasta la fecha en que se realiza el análisis. Como trabajo realizado entendemos aquel que se ha ejecutado y ha sido aceptado como correcto. Para ello debemos poder identificar y cuantificar en términos económicos el avance de cada tarea, de tal forma que podamos dar un valor al trabajo realizado. En nuestro ejemplo el avance de las tareas se muestra en gris oscuro, por lo que sumando los costes dentro de las áreas marcadas podemos calcular el valor económico del trabajo que está ejecutado hasta la fecha. En nuestro ejemplo el valor ganado al finalizar el sexto mes es de 370.

Coste actual (Actual Cost o AC)

El coste actual representa los costes totales imputados al proyecto hasta la fecha en que se realiza en análisis. Aquí es importante remarcar que hablamos de costes y no de pagos, por tanto es indiferente si se ha producido o no la salida efectiva del dinero. Este valor no sale de la planificación, sino que debe salir de la herramienta de control de costes disponible en la organización.

Estos tres valores nos permiten sacar una “fotografía” del proyecto en un momento dado, la cual nos permitirá sacar conclusiones sobre la forma en que este está avanzando en términos económicos y de cronograma. Así mismo, la combinación de estos tres valores nos permitirá hacer predicciones sobre la situación que tendremos al finalizar el proyecto si este se continúa desarrollando de forma similar. Estos temas se detallan en los artículos:

Saber más del control de costes con EVM

Saber más del control del cronograma con EVM

Ventajas y desventajas del Earned Value Method (EVM)

Como se ha comentado, el Earned Value Method (EVM) es un método muy potente para hacer el seguimiento y control del proyecto, aunque presenta también algunas dificultades en su aplicación.

Como ventajas podemos destacar:

• Permite cuantificar la situación actual del proyecto y hacer previsiones que permiten anticipar los problemas, dando tiempo al director del proyecto para aplicar contramedidas.
• Permite dar una visión objetiva y cuantitativa del estado del proyecto, siendo posible identificar si el problema es de costes o de cronograma, e incluso en que área del proyecto se está produciendo. Esto permite focalizar los esfuerzos de gestión en el área con problemas y definir cuando es necesario tomar acciones.
• A nivel de dirección permite comparar el avance de diferentes proyectos, facilitando la toma de decisiones en base a datos cuantitativos y objetivos. Para ello se propone la siguiente plantilla de informe de avance del proyecto.

Como desventajas podemos destacar:

• Requiere haber realizado una correcta planificación del proyecto, la cual nos permita disponer de la línea base de costes y los criterios usados para calcular esta. Esta cultura de planificación de proyecto no siempre está disponible en todas las organizaciones.
• El cálculo del valor ganado (EV) está sujeto a un cierto grado de subjetividad al valorar el avance o coste del trabajo ejecutado, lo que puede desvirtuar los resultados. Esto puede mitigarse con el uso de plantillas de medición.
• Es necesario poder disponer de los costes totales imputados al proyecto en el momento que se realiza el análisis. En organizaciones de un cierto tamaño esto suele no ser un problema, pero en organizaciones pequeñas no siempre es simple conocer todos los costes de forma rápida.