Flujo de caja

Una parte importante del proceso de planificación de los costes de un proyecto es analizar su viabilidad desde el punto de vista de la tesorería, lo que significa la capacidad que tendrá el proyecto para hacer frente a los pagos. Esto se realiza mediante el cálculo y análisis del flujo de caja del proyecto. Cómo hacer la planificación de los costes

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es la diferencia entre los pagos y cobros en un determinado periodo de tiempo (día, semana, mes, etc.), lo cual suele diferir de los gastos e ingresos del proyecto. Desde el punto de vista financiero, los segundos hacen referencia a un derecho u obligación, mientras que los primeros implican una transferencia real de dinero. Esto se entiende bien con algunos ejemplos:

• Toda factura de proveedores lleva asociada un plazo de pago, por lo que la fecha de pago no es el mismo día que se recibe esta, sino que se retrasa algunos días en función de este plazo.
• Lo mismo ocurre cuando facturamos a un cliente, este tampoco paga el día que emitimos la factura, sino que lo hace al finalizar el plazo de pago, o en el siguiente periodo de pago a proveedores en el caso de empresas grandes.
• La mayoría de las facturas que paguemos estarán afectadas por impuestos, algunos de los cuales la organización podrá recuperar cuando haga la declaración correspondiente, pero que hasta este momento será una salida de dinero del proyecto.

Importancia del flujo de caja

El objetivo de la fase de planificación del proyecto es definir una forma realista de ejecutar este, de forma que al final se consigan los objetivos inicialmente definidos. Este realismo implica la capacidad del proyecto de hacer frente a los pagos que este origine debido a sus costes directos, lo cual puede conseguirse de dos formas:

• Ajustando el cronograma del proyecto para que los cobros permitan hacer frente a los pagos durante todo el periodo de ejecución del proyecto. Esto implica tener un flujo de caja acumulado positivo a lo largo del proyecto.
• Obteniendo financiación externa al proyecto, bien de la organización que lo ejecuta, o bien de entidades financieras, las cuales nos cobrarán unos intereses que deberemos incluir como costes adicionales. En este caso la cantidad a financiar será igual al valor máximo en negativo del flujo de caja acumulado a lo largo del proyecto.

Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo, el cual muestra los pagos y cobros para un proyecto de 17 meses, para el cual se han considerado dos diferentes formas de facturación.Como puede verse en ambos casos, los pagos y cobros totales son los mismos, y el proyecto finaliza con un beneficio de 213, lo que implica que es viable financieramente. Pero, mientras que con la segunda forma de facturación el proyecto siempre tiene capacidad para hacer frente a los pagos, con la primera el proyecto va a necesitar una financiación externa por valor de 272 en el séptimo mes.

Aspectos a tener en cuenta para el cálculo del flujo de caja

De forma conceptual el cálculo del flujo de caja es bastante simple, basta con distribuir los pagos y los cobros a lo largo del tiempo, y sumarlos. En la práctica para hacer esto es necesario disponer de una serie de información, y de conocimiento sobre la fiscalidad del lugar donde el proyecto se desarrolle (o apoyo del departamento financiero). Entre los aspectos que más influyen en este cálculo podemos destacar:

Definición del cronograma

Obviamente para distribuir los pagos y cobros debemos saber cuándo estos se van a producir, lo que vendrá definido por el cronograma, y por la relación de estos con alguna tarea o hito en concreto. Técnicas para crear el cronograma de un proyecto

Para ayudarte a crear el cronograma de tu proyecto ponemos a tu disposición una plantilla interactiva que crea automáticamente un cronograma tipo GANTT

Cómo puedes ver, el cronograma te muestra en rojo aquellas tareas que forman el camino crítico de tu proyecto, en azul aquellas que tienen margen, y en gris el margen de estas tareas. También calcula la duración mínima del proyecto y su fecha estimada de finalización.

Descarga la plantilla para cronograma

Estimación y distribución de los costes.

De igual forma que ocurría en el cálculo de la línea base de costes, debemos conocer el coste de cada tarea, y la forma en que este va a ser aplicado al proyecto, incluyendo el plazo de pago. En el caso de tareas externalizadas o compras esto viene reflejado en las condiciones de pago indicadas en la oferta, mientras que en tareas internas se acostumbra a considerar que el coste se aplica linealmente con pago dentro del mismo mes (debido que en la mayoría de los casos hablamos de salarios). Técnicas para estimar y distribuir los costes

Una herramienta que puede ayudarte a estimar y definir los costes de cada tarea es la plantilla interactiva de control financiero que te ofrecemos en nuestro pack.

La parte inicial de esta plantilla es el cálculo de los costes planificados, los cuales son usados para hacer las primeras estimaciones del flujo de caja. Una vez avanza el proyecto, estos se van sustituyendo por los valores reales y con ello se ajusta el cálculo del flujo de caja.

Descarga la plantilla de costes

Estimación y distribución de los ingresos.

De forma similar deberemos conocer la forma en que nuestro cliente, o la organización en proyectos internos, va a pagar nuestro proyecto. Esto implica no solo implica saber el valor total que se va a pagar, sino los hitos que generan este pago, y el plazo de pago definido en nuestra oferta. Para ser conservadores siempre asumimos que nos pagarán al final del plazo, considerando el tiempo hasta el siguiente periodo de pago a proveedores en empresas grandes, si lo tienen. Técnicas para estimar y distribuir los ingresos

Fiscalidad.

En muchos casos nos vamos a encontrar con impuestos o retenciones que, aunque al final no afecten financieramente al proyecto porque son transparentes para la organización, a nivel de flujo de caja supongan un pago o cobro. Esto implica que el proyecto deberá adelantar o retrasar el pago de ciertas cantidades de dinero, lo que puede suponer un gasto adicional o una posibilidad de financiar temporalmente el proyecto. Por ello, en proyectos grandes principalmente, es importante conocer la fiscalidad del lugar donde este se ejecuta, destacando tres puntos importantes:

• Impuestos por valor añadido (como el IVA en España). Este impuesto se declara en diferentes periodos a lo largo del año, por lo que la cantidad pagada en concepto de IVA acaba siendo transparente para el proyecto y la organización, pero dentro de cada periodo no lo es, y supone una salida de dinero a la cual hacer frente.
• Impuestos no recuperables. Existen impuestos que no se recuperan, los cuales debemos asegurarnos que están incluidos en las ofertas que recibamos de los proveedores, y por tanto contabilizados como gasto.
• Retenciones a profesionales. En algunos países las empresas deben realizar una retención de impuestos sobre las facturas que emiten los profesionales autónomos, la cual es también declarada de forma periódica. Durante el periodo, esta retención supone un pago menor para el proyecto, y por tanto una forma de financiar este.

En proyectos pequeños este punto de la fiscalidad se puede obviar, ya que las diferencias son fácilmente absorbidas por la organización.  Características de los proyectos pequeños

Cálculo del flujo de caja

Teniendo claros los aspectos anteriores, el cálculo del flujo de caja es relativamente simple; este consiste en distribuir las diferentes entradas y salidas de dinero a lo largo del plazo de ejecución del proyecto, y sumar estas, recordando que lo más importante para el director del proyecto es el flujo de caja acumulado.