Los interesados del proyecto. Entra y aprende a gestionarlos

Este artículo trata sobre la estrategia que debemos seguir para hacer la gestión de los stakeholders o interesados de un proyecto. Como ya se comentó, muchos de los motivos de fracaso de los proyectos están relacionados con una incorrecta identificación y gestión de los stakeholders por lo que el tema tratado aquí puede ser de ayuda para facilitar la consecución de los objetivos de los proyectos que gestionemos.

Este tema es habitualmente complicado para los directores de proyectos que tenemos una base más técnica, ya que la gestión de los intersados se basa principalmente en la comunicación y las relaciones interpersonales, y al final esto consiste en tratar con personas. De todas formas, existe una base más organizada y una estrategia que sirve de ayuda para definir la forma y los objetivos que debemos buscar con esta interacción.

Bases para la gestión de los interesados

Antes de empezar a definir la estrategia de gestión de los intersados es necesario haber efectuado su identificación, y tener completados el registro y la matriz de stakeholders. Esta segunda es la base para la definición de la estrategia.

Técnicas para identificar los stakeholders del proyecto

Como se comentó en el artículo de identificación de los interesados, la matriz de stakeholders (saber qué es) muestra el posicionamiento y el grado de influencia de cada uno de ellos respecto al proyecto, al mismo tiempo que nos permite identificar tres áreas que requieren de tres aproximaciones diferentes:

Las áreas en rojo serían aquellas en que encontramos los stakeholders más importantes, y por tanto aquellos en los que deberemos destinar más esfuerzos y priorizar nuestra actuación.
Las áreas en amarillo definen los stakeholders con una importancia media, sobre los cuales debemos actuar, pero que no requieren una acción urgente
Las áreas en verde incluyen los stakeholders menos importantes y que no requieren ninguna acción, pero que no por ello los podemos obviar. Durante la ejecución del proyecto debemos seguirlos para ver si su clasificación cambia.

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Adicionalmente esta matriz permite identificar cuatro tipologías de interesado diferentes, las cuales vienen definidas por los cuatro cuadrantes de la matriz:

Área 1 (desfavorable al proyecto y con alta influencia). Suponen un riesgo alto de fracaso para el proyecto.
Área 2 (favorable al proyecto y con alta influencia). Son personas que pueden ayudarnos al éxito del proyecto.
Área 3 (desfavorable al proyecto y con baja influencia). Son personas que podrían suponer un riesgo de fracaso para el proyecto, pero que debido a su poca influencia no son preocupantes.
Área 4 (favorable al proyecto y con baja influencia). Son personas que podrían ser de ayuda, aunque por su poca influencia su capacidad de ayudarnos es baja.

Estrategias de gestión de interesados

Para definir la estrategia que seguiremos con cada interesado bastará con ver en que cuadrante está situado, y en que cuadrante nos gustaría que estuviese situado, ya que nuestras acciones irán encaminadas a modificar su posición en la matriz. Para ello existen dos estrategias básicas: modificar su posicionamiento respecto al proyecto y modificar su grado de influencia, aunque esto segundo es complicado y puede ser contraproducente. De esta forma definiéremos las siguientes formas de actuación:

Para los interesados o stakeholders en el primer cuadrante (alto grado de influencia y contrarios al proyecto), nuestro objetivo será reducir su posición contraria al proyecto. También podríamos intentar reducir su grado de influencia, pero hacer esto es complicado y puede ser contraproducente, ya que si la persona ve que estamos actuando de esta forma, puede sentirse atacado y posicionarse de forma aún más desfavorable al proyecto o convertir el tema en algo personal. De esta forma lo más adecuado será intentar entender los motivos de su posicionamiento contrario al proyecto, y definir acciones conjuntamente con él para mejorar esta situación.
Los interesados o stakeholders en el segundo cuadrante son aquellos que más nos pueden ayudar a conseguir los objetivos del proyecto, ya que tienen capacidad de influencia e interés en el proyecto. Por ello debemos buscar su colaboración y ayuda, invitándoles a participar como expertos o consultores. Estos serán muchas veces clave durante las fases de planificación y seguimiento del proyecto, ya que pueden ayudarnos a definir riesgos, alcance, criterios de aceptación, u otros aspectos que conviene saber cuanto antes.
En el tercer cuadrante hay aquellos interesados o stakeholders contrarios al proyecto pero sin capacidad de influir en él. A priori son los menos interesantes y los que menos acciones van a requerir, aunque de forma general deberíamos actuar frente a ellos como lo haríamos con los del primer cuadrante, intentando entender el motivo de su rechazo al proyecto para subsanarlo.
Los interesados o stakeholders situados en el cuarto cuadrante tienen interés en el proyecto pero un grado de influencia bajo. Debido a su interés podrían ser buenos aliados o colaboradores, por lo que nuestras acciones deben ir encaminadas a buscar su participación en el proyecto, y por tanto incrementar su capacidad de influir en él.

Obviamente estas cuatro estrategias básicas deben combinarse con la alta o baja prioridad de acción en base a los colores de la matriz de stakeholders. Ya que únicamente realizaremos acciones en aquellos que estén situados en las áreas rojas y amarillas, siempre priorizando la área en rojo.