CPM-PERT y CCPM
Antes de comenzar el proceso de planificación de un proyecto, es importante definir que metodología de planificación vamos a seguir. En este artículo vamos a comparar de forma general las metodologías de planificación de proyectos CPM-PERT, la más tradicional y comúnmente usada, y la de CCPM (siglas de método de cadena crítica en inglés).
Duración de las tareas según CPM-PERT y CCPM
La primera diferencia entre las dos metodologías es la forma en que estas consideran la duración de las tareas. Mientras CPM-PERT considera la duración de forma determinista (concreta y conocida), CCPM la considera de forma indeterminista (variable dentro de unos límites). Esta diferencia queda patente a la hora de introducir las duraciones de las tareas en el cronograma:
- En CPM-PERT la duración de la tarea es m + N s, siendo N función del grado de confianza deseado para el cronograma. Esto implica que la variabilidad de la tarea se incluye en el plazo de esta en el cronograma
- En CCPM la duración de la tarea es m ± N s, pero únicamente se considera el valor más probable para representar el plazo de la tarea en el cronograma (m), usando la variabilidad (Ns) para calcular el margen
El hecho de separar duración y margen en el cronograma permite hacer un mejor uso de estos. Lo que se justifica por los siguientes motivos:
- Síndrome del estudiante. Las personas tendemos a empezar el trabajo cuando ya no hay más remedio que hacerlo, lo que implica que el margen transcurre sin que hagamos nada, y por tanto este deja de protegernos contra la variabilidad.
- Ley de Parkinson. Las tareas tienden a ocupar todo el tiempo disponible. Cuando alguien sabe que tiene un determinado tiempo para hacer algo, ajustará su productividad para acoplarse a este tiempo disponible.
En la práctica, este mejor uso del margen debería implicar un mayor grado de cumplimiento de los objetivos temporales al usar la metodología CCPM. Saber más sobre Ruta Crítica
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Uso de los margenes según CPM-PERT y CCPM
Como se ha comentado en el punto anterior, CPM-PERT incluye el margen de cada tarea dentro del plazo mostrado en el cronograma para la tarea en cuestión. El siguiente cronograma muestra un proyecto planificado según esta metodología, destacando en naranja los margenes.
Por el contrario CCPM considera un margen general para el proyecto en su conjunto (y para otros compromisos intermedios), el cual viene determinado por la composición de las variabilidades de la sucesión de tareas que llevan hasta el fin del proyecto, o estos compromisos intermedios. De esta forma, el margen se calcula como la raíz cuadrada de los cuadrados de las variabilidades individuales. Aplicando CCPM en el proyecto anterior obtenemos el siguiente cronograma:
Comparando ambos se ve que el margen se reduce significativamente, reduciéndose en consecuencia el plazo total del proyecto y el coste asociado a este margen. Lo interesante es que esta reducción del plazo y el coste se han hecho sin reducir el la confianza del cronograma, por lo que aplicar esta metodología no supone un mayor riesgo. Saber cómo usar el margen de confianza del cronograma
Nivelación de recursos según CPM-PERT y CCPM
Otra diferencia importante entre las dos metodologías se muestra a la hora de nivelar los recursos. CPM-PERT permite la multitarea. Por el contrario, CCPM no permite la multitarea, y realiza la planificación considerando siempre una dedicación completa a cada tarea. Este enfoque diferente a la hora de nivelar recursos permite reducir el plazo de entrega de cada tarea desde el punto de vista del proyecto. Esto se entiende bien con el siguiente ejemplo.
Imaginemos que un recurso debe hacer 3 tareas diferentes (A, B y C) de 3 días de duración cada una. Según CPM-PERT podríamos planificar las tres tareas simultáneamente considerando una dedicación del 33% a cada una, por lo que el plazo total sería de 9 días. Obviamente el recurso no está trabajando continuamente en todas las tareas, sino que reparte los nueve días entre las tres tareas, pasado alternativamente de una a otra. Con ello el plazo de entrega de las tareas es de 7 días (diferencia entre la fecha efectiva de inicio y fin de la tarea). En CCPM no se permite la multitarea, por lo que las tres tareas deben ser planificadas en serie, y estas se ejecutan de principio a fin sin interrupciones. Si hacemos esto vemos que el plazo de entrega de las tareas es únicamente de 3 días.
Este ejemplo demuestra que con CCPM se consigue una reducción muy importante en los plazos de entrega. La cual es aún mayor si se considera el tiempo de cambio, lo cual implica que el tiempo total para hacer las tres tareas de forma simultánea es superior a la suma de los tiempos de ejecución de las tareas individuales. Adicionalmente, el trabajar con multitarea implica que el recurso debe también asumir un cierto rol de coordinación, ya que debe decidir y planificar de forma autónoma como va a realizar las diferentes tareas.
En la práctica, muchas organizaciones no consideran estas pérdidas de tiempo en sus planificaciones, lo cual es compensado por una reducción en la calidad de los entregables, una mayor presión sobre los recursos, o por mayores costes debido a la ineficiencia.
Seguimiento del proyecto según CPM-PERT y CCPM
Hasta aquí se ha visto de forma general las diferencias que afectan a la fase de planificación del proyecto, pero este diferente concepto a la hora de planificar también tiene efectos sobre la forma de ejecutar el control y seguimiento del proyecto.
Debido a la visión determinista de CPM-PERT, el control y seguimiento del proyecto consiste en garantizar que cada tarea de forma individual se ejecuta dentro del plazo indicado en el cronograma.
Por el contrario CCPM se centra en conseguir que el proyecto en su conjunto finalice dentro del plazo establecido, independientemente de que lo haga cada tarea de forma individual. Para ello el director de proyecto se focaliza en hacer el seguimiento de los margenes definidos en el cronograma, comparando el avance de las tareas con el consumo de estos, y actuando en el caso que estos no estén compensados.
El control de los margenes facilita y reduce el trabajo del director del proyecto, y permite obtener de forma objetiva indicadores sobre el avance del proyecto. Estos indicadores también permiten comparar el estado de diferentes proyectos entre sí, facilitando tomar decisiones frente a conflictos en entornos multiproyecto.
Dificultades de CCPM
En este punto puede haber lectores que consideren CCPM como el Santo Grial de la dirección de proyectos, y se pregunten porque aún existen organizaciones que no la aplican. Esto es debido a las dificultades con las que se encuentran muchas organizaciones a la hora de implementar este método. De estas podemos destacar:
- Requiere una fuerte cultura de dirección de proyectos en toda la organización, empezando por la dirección.
- Es difícil empezar a utilizar el método en organizaciones con proyectos en curso, ya que el hecho de compartir recursos entre proyectos implica que todos los proyectos deben seguir esta metodología. Esto también crea la necesidad de tener una PMO, o alguien que lidere las situaciones de conflicto entre diferentes proyectos.
- Muchas personas son reacias a desprenderse de los márgenes en sus tareas y dejar que otro gestione su tiempo. Adicionalmente CCPM implica trabajar por duraciones y no por fechas, lo que culturalmente es también complicado, ya que lo habitual es oír “dime para cuando lo quieres y ya te lo daré”.
- Es necesaria una planificación más sofisticada que parte de información histórica más detallada, muchas veces no disponible en la organización, y de algún tipo de herramienta informática que permita tanto la planificación como el seguimiento del proyecto.
- Es necesaria una mejor comunicación con los recursos, ya que estos van a ejecutar las tareas en base a una sucesión ordenada de solicitudes desde los proyectos, los cuales necesitan saber la fecha exacta de fin de cada tarea para dar inicio a la siguiente.
Independientemente de si se utiliza CPM-PERT o CCPM, lo importante es disponer de un programa de planificación de proyectos adecuado. Por ello te invitamos a visitar nuestra recopilación de programas de planificación, los cuales permiten hacer una prueba gratuita.
