Recuperar una tarea atrasada
Tarde o temprano todo director de proyectos debe hacer frente a una tarea atrasada, lo cual requiere analizar la situación y actuar para que esta situación no afecte a los objetivos del proyecto. En este artículo se propone una sistemática de cómo actuar en estos casos.
Obviamente las acciones a tomar frente a un atraso de una tarea son algo muy variable y difícilmente sistematizable. Y al final acaban dependiendo en gran medida de la experiencia y habilidades personales y profesionales del director de proyectos. Aunque de forma general se podrían definir los siguientes pasos para esta sistemática.
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Plantillas Profesionales para Proyectos
Cómo recuperar una tarea atrasada
Evaluar el impacto de la tarea atrasada
Aunque pueda sonar extraño, no es necesario actuar delante de cualquier atraso, ya que no siempre este va a tener un impacto en los compromisos del proyecto. Por lo tanto, al finalizar la evaluación del atraso debemos ser capaces de respondernos a las siguientes preguntas: ¿Debemos actuar para recuperar el atraso? ¿En este caso, cuantos días debemos recuperar?
Desde este punto de vista solo son significativas, en lo referente a sus atrasos, aquellas tareas que modifiquen la fecha de finalización del proyecto o que generen un consumo excesivo de las protecciones. Sin embargo existen algunas excepciones que pueden hacer necesario tomar acciones aunque no se produzcan estas situaciones:
- Cuando el atraso incremente los riesgos del proyecto. Puede ocurrir que la tarea atrasada pase a ejecutarse en un periodo de tiempo con mayores riesgos (por ejemplo una época de lluvias) o que se sitúe en paralelo con una tarea para la cual contábamos en tener los resultados de la primera. Estos son aspectos que pueden incrementar los riesgos del proyecto y por tanto hacer recomendable recuperar el atraso.
- Si el atraso afecta a otros proyectos en un entorno multiproyectos. Si la tarea atrasada comparte recursos con tareas de otros proyectos, estos van a verse afectados por el atraso. Por tanto será necesario evaluar el impacto sobre el conjunto de proyectos y priorizar convenientemente. Para poder efectuar correctamente la evaluación del impacto es estos casos es conveniente contar con una Oficina de Gestión de Proyectos
- De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que no tengamos disponibilidad del recurso en las nuevas fechas. En este caso el atraso inicial puede llevarnos a un atraso mayor hasta disponer del recurso, por lo que un atraso inicialmente sin impacto en el proyecto puede pasar a tenerlo.
Cómo organizar tareas
Analizar las causas del atraso en la tarea
Antes de definir las acciones correctoras debemos entender cuál es el problema. Lo que implica entender la causa que ha generado el atraso de la tarea, ya que en cada caso deberemos actual de forma diferente. Es conveniente que este análisis se haga junto con las personas encargadas de la tarea atrasada, sus responsables, o expertos. Teniendo en cuenta que el objetivo es buscar causas no culpables.
Aunque existen infinidad de causas particulares que pueden provocar un atraso, de forma general podríamos resumirlas en los siguientes grandes grupos:
- Rendimiento inferior al planificado. Esto implica una modificación en la relación entre trabajo y plazo, o sea que tardamos más tiempo en realizar el mismo trabajo.
- Inicio atrasado. Como es obvio por el título esto ocurre cuando una tarea empieza en una fecha posterior a la que se indica en el último cronograma. Esto puede ocurrir por varios motivos, por lo cual es importante conocer si el motivo responde a un riesgo que tengamos identificado o no, ya que la forma de proceder en ambos casos será diferente.
- Paro durante la ejecución. Aunque una tarea empiece en la fecha planificada, puede ocurrir que un paro de la actividad produzca el atraso de la fecha de finalización. Como en el caso anterior esto puede ocurrir por varios motivos, y lo importante es saber si estos responden a un riesgo identificado o no.
En los casos en que la causa del atraso no responda a un riesgo identificado, es aún más importante identificarla y entenderla para poder actuar sobre ella. En estos casos, cuando el juicio de expertos o de las personas que están ejecutando la tarea no sea suficiente, el director del proyecto puede apoyarse en herramientas como el gráfico de Ishikawa, el método de los 5 porqués, o los diagramas causa-efecto.
Definir acciones correctoras para la tarea atrasada
Como se ha comentado con anterioridad, la acción a tomar depende de la causa que ha provocado el atraso, siendo necesario conocer inicialmente si la causa corresponde a un riesgo identificado o no.
Riesgo identificado
Si la causa es un riesgo identificado, deberemos actuar de acuerdo al plan de gestión de riesgos. En este plan deben estar definidas las acciones a tomar y el margen considerado en el cronograma, por lo que el atraso será absorbido por este margen. Esto es cierto siempre que esto no genere un conflicto debido a las excepciones descritas anteriormente. En esta situación deberemos recuperar el atraso sin recurrir al margen.
Gestión de riesgos
Identificación y análisis de riesgos
Riesgo no identificado
Si la causa no es un riesgo identificado, implica que no tenemos margen para cubrir el atraso, por lo que necesariamente deberemos recuperarlo tomando acciones correctoras. Estas acciones pueden ser diversas, pero se pueden resumir en cuatro grupos o una combinación de ellos:
- Acción puntual para desbloquear una situación. Este tipo de acción es solo aplicable en aquellos casos en que exista un motivo concreto por el cual una tarea no empieza o ha parado. Siendo necesario aplicar también alguna de las acciones siguientes para recuperar esta situación.
- Incrementar el rendimiento de la tarea para reducir su plazo de ejecución. Esto consiste en reducir el plazo del trabajo pendiente de la tarea, o de las posteriores dentro del camino o la cadena crítica, hasta recuperar el atraso. Esta reducción puede hacerse incrementando la cantidad de recursos en la tarea, incrementando la calidad de los recursos en la tarea, o dotando a los recursos de herramientas que les permita trabajar de forma más eficiente. En los tres casos existirá una contrapartida en forma de mayores costes para el proyecto.
- Colapsar el cronograma incrementando la simultaneidad de las tareas. Esto consiste en hacer más tareas de forma simultánea, lo cual solo será posible si estas no comparten recursos, o si disponemos de más recursos. Esto puede tener un efecto negativo sobre los riesgos del proyecto.
- Aplicar recortes en el alcance. Ajustar el alcance en la fecha inicial de entrega a aquello que estamos en situación de entregar considerando el atraso, dejando el resto para una entrega posterior.
Informar sobre las acciones correctoras
Una vez definidos los detalles de la acción a tomar, esta debe oficializarse y documentarse antes de ser distribuida. Esto se hace por dos vías:
- Si la acción constituye una modificación de las restricciones o riesgos del proyecto, lo correcto es tratarla como un cambio y generar una solicitud de cambio. De esta forma se seguirá el proceso de gestión de cambios, el cual finaliza con la aprobación y distribución de las nuevas líneas base del proyecto.
Línea base de un proyecto
- Si la acción no implica una modificación de las restricciones o riesgos del proyecto, el director del proyecto puede modificar el cronograma o los documentos afectados por el cambio y distribuirlos al equipo.
En ambos casos se debe informar sobre ella a todos los afectados, y en especial a:
- Sponsor, comité de dirección del proyecto y stakeholders afectados. En el caso de que el atraso haya transcendido del ámbito propio del equipo del proyecto, es importante informar a las personas que siguen este sobre las medidas tomadas. De esta forma se transmite el mensaje de que la situación está controlada y en vías de solución.
- Equipo del proyecto afectado por las acciones. Esto incluye a aquellos miembros del proyecto que están directamente afectados por las medidas correctoras. Y que por lo tanto deben aplicar estas. No sería la primera vez que una vez definida una solución esta no se aplica porque no se informa al equipo que debe implementarla, lo cual es un poco ridículo. Por ello es recomendable plantear alguna reunión o comunicación formal para explicar los cambios y asegurar que estos se han comprendido.
- Resto del equipo del proyecto. En general es conveniente informar de los cambios a todas las personas que participen en el proyecto, aunque en este caso puede hacerse mediante las reuniones periódicas de seguimiento del proyecto.
- Oficina de dirección de proyectos o PMO. Si trabajamos en un entorno multiproyecto, los cambios en nuestro proyecto pueden afectar al resto. Por ello estos cambios deben ser compartidos y contrastados con la planificación del portafolio de la organización.
Crisis en proyectos
Conflictos en proyectos
Seguir y controlar el impacto de las acciones correctoras
Llegados a este punto no debemos olvidar que el objetivo inicial era evitar que el atraso de una tarea afectase al proyecto, por lo que no podremos decir que esto se ha conseguido hasta que veamos que las acciones definidas se están ejecutando correctamente, y tienen como resultado la recuperación del atraso detectado al inicio.
En el caso de no producirse la mejora esperada, total o parcialmente, deberíamos volver al inicio y definir otras acciones a tomar.
¿Está el proyecto atrasado?
¿Cuándo está el proyecto atrasado según CPM-PERT?
La metodología de CPM-PERT considera la duración de las tareas de forma determinista, esto implica que tienen un inicio, final y duración conocidas y determinadas, y por tanto el objetivo del director del proyecto será conseguir que estas se cumplan, asumiendo que si cumplimos con las fechas de cada tarea individualmente, lo haremos también para el proyecto en su conjunto. Este determinismo también tiene su reflejo en la forma de tratar la variabilidad intrínseca de las tareas, la cual se incorpora en forma de margen dentro del plazo mostrado en el cronograma.
Por lo tanto en CPM-PERT una tarea está atrasada si existe una previsión de que su fecha de finalización sea posterior a la planificada, y este atraso va a implicar un atraso del proyecto cuando la tarea forme parte del camino crítico. Vamos a desarrollar un poco más estos conceptos.
Diagrama PERT de un proyecto
Cadena crítica en proyectos
Atraso de la tarea
Cuando hablamos de una tarea atrasada es importante destacar dos aspectos:
- El atraso se mide respecto a su fecha de finalización. Esto es debido a que el plazo considera un cierto margen, por tanto pequeñas variaciones en la fecha de inicio o en el rendimiento de la tarea pueden ser asumidos por este margen. De igual forma este margen nos permite aplicar acciones correctivas sobre la tarea durante su ejecución, de tal forma que su fecha final se respete.
- Como la duración de la tarea mostrada en el cronograma incluye márgenes para adsorber la variabilidad, es necesario estimar si el atraso va a implicar un atraso en su fecha final. Ya que no necesariamente debe ser así. Por ello es importante conocer el trabajo y plazo restantes para finalizar la tarea, lo cual sumado al plazo consumido nos dará la estimación de la fecha final.
Para realizar esta estimación de la fecha final de la tarea puede ser útil aplicar el método del valor ganado. Aunque este se suele aplicar al proyecto en su conjunto, también es válido para las tareas de forma individual.
EVM – Earned Value Method
Atraso del proyecto
Como se vio en los artículos de planificación con CPM-PERT, la duración total del proyecto viene determinada por la duración de las tareas que forman el camino crítico de este. Por tanto diremos que un proyecto está atrasado cuando ocurra alguna de las dos siguientes situaciones:
- Incremento de la duración del camino crítico, lo que implicará desplazar la fecha de finalización del proyecto y por tanto incumplir con el plazo.
- O la modificación del camino crítico, lo cual por definición va a implicar un desplazamiento de la fecha de finalización.
Veamos esto con un ejemplo. Imaginemos el siguiente cronograma, el cual muestra las tareas que forman parte del camino crítico en rojo:
Ejemplo de atraso del proyecto
- La tarea 4 se atrasa 1 día. Como puede verse en el siguiente cronograma, esto afecta también a la tarea 6 pero no llega a modificar el camino crítico. Por ello la fecha de finalización del proyecto se mantiene. En este caso hablaríamos de un atraso en la tarea 4 pero no de un atraso del proyecto.
- También es importante destacar que no podríamos decir en estos momentos que la tarea 7 está atrasada, ya que al atrasarse la tarea 4 esta se ha desplazado, por tanto su referencia también lo ha hecho.
- La tarea 1 se atrasa 1 día. Aunque estamos hablando del mismo valor de atraso que en el caso anterior, aquí sí que existe un efecto sobre el proyecto. Debido a que la tarea 1 forma parte del camino crítico, su atraso se traslada completamente a la fecha final del proyecto. Por tanto estaríamos hablando de atraso de tarea y proyecto.
- La tarea 4 se atrasa 4 días. En este caso ocurre que el camino crítico se ha modificado debido al atraso, traspasando este a la fecha final del proyecto como en el caso anterior. Por lo tanto también estaríamos hablando de atraso de tarea y proyecto.
¿Cuándo está el proyecto atrasado según Cadena Crítica?
La metodología de Cadena Crítica considera la duración de las tareas de forma indeterminada, lo que implica que lo que se muestra en el cronograma es la situación más probable, pero se admite que la realidad puede ser diferente. Por ello este método no considera el concepto de atraso de tarea, y únicamente considera las situaciones de proyecto atrasado o de la cadena de tareas atrasada. Estos dos conceptos serán coincidentes cuando la cadena de tareas se corresponda con la cadena crítica del proyecto.
Cadena crítica en proyectos
Plantilla de seguimiento de proyectos con Cadena Crítica
Como se comenta en los artículos de Cadena Crítica, esta indeterminación se absorbe con el uso de protecciones. Las cuales se irán consumiendo a lo largo del proyecto en la medida que avance la ejecución de la cadena de tareas que cada protección proteja. Por tanto, para discernir si una determinada situación supone un atraso o no, deberemos observar el grado de consumo de la protección de su cadena.
De esta forma diremos que existe un atraso cuando el consumo de la protección supere al esperado para el nivel de avance de la ejecución de la cadena de tareas. Por tanto en este caso no percibiremos el atraso como un cambio en la fecha final del proyecto como en el caso anterior.
Muy interesante artículo, está claro que se debe evitar llegar a una situación que impacte negativamente sobre el proyecto, para eso es preferible detectar a tiempo las interferencias que conllevará a un retraso de una o mas actividades.
Buen Día:
Maravillosa exposición de como hay que hacer las cosas. Sin organización ni previsión de impactos todo conlleva al desastre.
Leamos mas del sistema Lean Manufacturing, Modelo Toyota.
Excelente articulo, sin duda gestionar los riegos es la tarea mas importante para la gestión del alcance del proyecto y su cumplimiento.
Muchas gracias oportuno el articulo
Gracias por tu comentario