¿Haces proyectos y a veces te parece que el objetivo del proyecto no esta claro? Esto es porque el alcance no lo esta. Si sigues lleyendo este artículo verás diferentes tres métodos de definir correctamente el alcance de un proyecto.
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Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el objetivo que se persigue con el proyecto y cuya consecución marcará la finalización con éxito de este. En aquellos proyectos divididos por fases, la definición de los objetivos deberá ser efectuada por fase y para el conjunto del proyecto.
En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definición del alcance del proyecto se empieza durante la preparación de la oferta en la fase comercial. Este se define durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el director de proyecto participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.
A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART.
Pues básicamente porque todas las actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir este objetivo. Por ello los recursos, plazos, costes, tareas, etc que necesitemos considerar en el proyecto van a depender de este.
A parte este objetivo va determinar la finalización del proyecto (y el cobrar cuando el proyecto se realiza para terceros), por lo que una indefinición en este punto puede implicar dificultades para cerrar este.
Veamos esto con un ejemplo de alcance de un proyecto:
Alcance del proyecto A: construir una carretera
Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la población A a la población B según el proyecto executivo adjunto, y con un plazo máximo de 12 meses.
Podrías calcular los costes del proyecto A? Según esta definición la carretera podría tener 2 o 20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a Pequín, puede ser de tierra, asfalto, u oro… Creo que con este simple ejemplo queda clara la necesidad de definir bien el alcance del proyecto.
Vista la importancia de definir el alcance del proyecto, la siguiente pregunta es cómo lo podemos definir correctamente; pues bien, podemos proponer algunos métodos (aunque seguramente haya más):
La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto. Aunque en muchos manuales este documento se muestra como una forma de distribuir y definir responsabilidades entre los integrantes del equipo de proyecto, en la fase de inicialización puede también usarse para definir los límites entre nuestro alcance y el alcance de otros.
La matriz de responsabilidad se conoce comúnmente como matriz RASCI o RACI, utilizando las siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una determinada tarea:
Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de responsabilidades consiste en listar las diferentes tareas que componen el proyecto. Para ello nos basaremos en las tareas principales definidas en la WBS, e indicar el rol que asume cada persona.
La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto y como este se distribuye entre los diferentes integrantes. Este documento consiste en una representación esquemática del proyecto, mostrando los componentes o áreas principales que lo componen en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Igual que la matriz de responsabilidad, es una herramienta que tanto puede usarse para definir el límite del alcance en la fase de inicialización como para definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.
La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver el proyecto en su conjunto y detectar puntos de interacción entre los diferentes integrantes del proyecto, que serán aquellos donde potencialmente pueden surgir más problemas.
Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este es el método que se usa cuando redactamos una oferta, la cual muchas veces puede estar vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es más que la definición del alcance que hace el cliente (o nosotros) a la hora de comprar. En un proyecto interno este documento se sustituye por el project charter.
Cuando se describe el alcance del proyecto mediante palabras es importante que la descripción sea lo más concisa y directa posible, asegurándose que el documento generado contenga todos los puntos para que el objetivo pueda ser considerado SMART.
Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que forma parte del alcance como lo que está fuera de este, ya que en caso de duda muchas veces nos va a tocar hacer más de lo que fue inicialmente considerado para poder obtener la certificación final y cobrar.
Los tres métodos que se han propuesto en este artículo no son los únicos que existen, ni tampoco excluyentes entre sí, lo que implica que podemos utilizar diferentes métodos con el objetivo de clarificar mejor el alcance. Esto sí, en el caso de utilizar diferentes métodos conjuntamente, es importante asegurarse de que estos sean coherentes entre sí.
