¿Qué es una PMO?
¿Conoces la importancia de la Project Management Office para mejorar la gestión de proyectos y los resultados de las empresas? En este post te lo explico, y te cuento cómo desarrollar una PMO en tu empresa
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¿Qué es una PMO?
La Project Management Office o PMO es el departamento o la figura dentro de la organización encargada de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos, con un alcance y responsabilidad variable en función de la organización.
Aunque en empresas grandes la Project Management Office (PMO) suele ser un departamento, en empresas más pequeñas esta puede estar formada por una única persona, o incluso ser parte del trabajo de uno de los directores de proyectos.
¿Qué funciones tiene una PMO?
De forma genérica la Project Management Office (PMO) es la responsable de coordinar y establecer unas pautas comunes en la gestión de proyectos dentro de la organización, lo cual puede realizarse de forma más o menos extensa, e incluir más o menos responsabilidades y funciones, entre las que podríamos destacar:
- Definir los procesos de gestión y seguimiento de proyectos en la organización, de tal forma que se establezca un marco de trabajo común para todos los directores de proyecto.
- Auditar y supervisar la aplicación de los procesos de gestión de proyectos definidos, aplicando la mejora continua para ir adaptando y mejorando estos a lo largo del tiempo.
- Actuar como consultor y formador para los directores de proyectos.
- Gestionar los propios directores de proyectos, asignándolos a cada proyecto y garantizando que estos cumplen con las necesidades de la organización. En este caso la Project Management Office (PMO) sería un departamento que englobaría a los directores de proyectos, por lo que necesariamente estaríamos hablando de una relación jerárquica con estos.
- Integrar y balancear los recursos de los proyectos para optimizar su resultado en conjunto. Esto es muy importante en organizaciones multiproyecto donde se ejecutan varios proyectos en paralelo y se comparten recursos.
- Resolver conflictos entre proyectos fijando prioridades.
¿Cómo integrar la Project Management Office en la organización?
Existen básicamente dos formas de integrar la Project Management Office dentro de la estructura de la organización:
PMO con relación jerárquica con los directores de proyectos.
En este caso la Project Management Office (PMO) se establece como un departamento que engloba y gestiona a los directores de proyectos. Esta forma de integración es la que da más autoridad a la PMO, y mayor capacidad para actuar y asumir funciones.
PMO sin relación jerárquica con los directores de proyectos.
En este caso la Project Management Office (PMO) no gestiona directamente los directores de proyectos, sino que actúa como un ente independiente y externo a estos.
No existe una forma mejor de integrar la Project Management Office (PMO) en la organización, sino que la forma de integrarla va a depender de los objetivos y funciones que esta deba asumir. De esta forma, una Project Management Office (PMO) sin relación jerárquica sobre los directores de proyecto tendrá una capacidad limitada de gestionarlos, quedando su capacidad limitada a especificar procesos y auditar su aplicación.
Ventajas de tener una Project Management Office (PMO)
Crear una oficina de gestión de proyectos o PMO e integrarla en una organización en funcionamiento no es simple, y normalmente implica tener que hacer frente a numerosos conflictos, y una inversión de recursos y tiempo. Consecuentemente tenemos que estar seguros de que esta va a ser beneficiosa para los resultados de la organización antes de su implementación.
Entre los principales beneficios que una Project Management Office puede aportar a cualquier organización se podrían destacar las siguientes:
- Iguala los procesos de gestión de proyectos, facilitando el seguimiento de estos por parte de la dirección, e independizando en parte el resultado del proyecto de la persona que lo dirige. En este sentido el riesgo de fracaso en proyectos se ve reducido.
- Optimiza el número de profesionales necesarios para dirigir el conjunto de proyectos, reduciendo el coste de esta actividad. Esto es posible porque a medida que se definen, mejoran e implementar en la organización los procesos de gestión de proyectos adecuados, esta gestión se ve simplificada, siendo posible que cada director de proyectos asuma un número de proyectos mayor.
- Optimiza la asignación de los directores de proyectos en base a su perfil, asignando aquellos con más experiencia y formación a los proyectos más críticos o de mayor tamaño, y los más noveles a los que no lo son.
- Mejora la planificación y coordinación de los recursos para reducir la duración media de los proyectos, permitiendo así reducir el tiempo de facturación e incrementar el resultado económico de la empresa. Esto se consigue en gran medida implementando los conceptos de gestión por cadena crítica.
- Facilita colectar, y reaprovechar la información y conocimientos generados en los proyectos para permitir la implementación de procesos de mejora.
- Establece criterios objetivos para resolver los conflictos entre proyectos, de acuerdo a criterios objetivos de priorización y a la política de la organización.
Desventajas de tener una Project Management Office (PMO)
Junto con las ventajas también existe una desventaja, ya que una Project Management Office (PMO) implica un gasto de recursos que debe verse compensado por las ventajas que esperamos obtener. Por tanto, su implementación e integración en la organización debe ser analizada, sobre todo en organizaciones pequeñas, o que trabajen con pocos proyectos en paralelo, o con poca interacción entre ellos.
Implantación de una oficina de gestión de proyectos
Cómo implementar una Project Management Office (PMO)
La creación e implantación de una oficina de gestión de proyectos es complicado porque supone un cambio importante en la forma de trabajar de la organización. Y como en cualquier otro proceso de cambio, los comienzos pueden ser bastante difíciles y se generarán reticencias.
Sin embargo, hay algunas formas de facilitar este proceso:
- Reconocer y compartir las carencias que justifican la creación de esta oficina. Si se consigue recoger los datos adecuados de forma seria y rigurosa, será más fácil convencer a la organización sobre esta necesidad.
- Como cualquier cambio importante, este debe ser implementado de arriba hacia abajo. Por ello es indispensable convencer y hacer partícipe del proyecto a la alta dirección para conseguir su apoyo.
- A veces, puede ser recomendable contar con ayuda externa. Un consultor tiene experiencia en estos procesos y puede facilitarlos, aparte de que puede recibir una respuesta más positiva que alguien de dentro por su condición de experto.
Si no se cuenta con estas condiciones, o si aun así las dificultades de implementación son altas, puede ser recomendable plantear una implementación paso a paso; empezando por una oficina de gestión de proyectos simple, que vaya asumiendo responsabilidades de forma progresiva.
Dificultades habituales en la implementación de la PMO
Como cualquier proceso de cambio organizativo, la implementación de una Project Management Office (PMO) no está exenta de problemas y dificultades. Como resumen podemos destacar las siguientes:
- La resistencia al cambio de la propia organización, representada por la típica frase “eso siempre lo hemos hecho así”.
- Introducir los cambios sin afectar negativamente a los proyectos en curso. Lo que muchas veces implicará un periodo de coexistencia entre las dos formas de trabajar.
- Cambios en las responsabilidades o el grado de libertad de las personas, cosas que no siempre son bien aceptadas.
- Falta de conocimientos dentro de la propia organización para poder llevar a cabo esta tarea con recursos internos
Existe una serie de consejos que facilitan el hacer frente a estas dificultades, algunos de los cuales son totalmente necesarios para poder afrontar un cambio de este tipo:
- La implementación de la Project Management Office (PMO) debe ser una actividad promovida y totalmente apoyada por la dirección de la organización. La cual debe implicarse activamente en el proceso.
- Suele ser más efectivo y simple plantear una implementación en diferentes fases, incrementando las funciones y autoridad de la Project Management Office (PMO) de forma progresiva.
- Es totalmente necesario disponer de personas con los conocimientos y experiencia necesarias como para poder llevar a cabo este proceso, y poder gestionar la Project Management Office (PMO) una vez implementada. Por ello puede ser necesario implementar cambios organizativos para situar las personas adecuadas en el lugar adecuado, la contratación de perfiles específicos, o buscar la ayuda de una empresa de consultoría.
¿Qué aporta una oficina de gestión de proyectos a la organización?
La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del tipo de oficina de gestión de proyectos que se quiera implementar; siendo la que más ventajas aporta la del tipo torre de control, la cual establece las prioridades entre proyectos, la asignación de recursos entre proyectos, etc. En este caso podríamos destacar las siguientes ventajas:
Establecer los procesos y herramientas para la gestión de proyectos.
Toda gestión de proyectos debe seguir unos procesos (con la lógica adaptación a cada proyecto en particular), los cuales deben basarse en la metodología más adecuada a la tipología de proyectos y organización. Esto es aún más importante cuando existen diferentes proyectos compartiendo recursos, los cuales deben poder ser comparados y seguidos de forma conjunta. En este sentido la oficina de gestión de proyectos sería la encargada de definir e implementar estos procesos.
Dentro de esta función también estaría la propuesta e implementación de las herramientas necesarias para aplicar los procesos de forma más eficiente.
Soportar en la aplicación de los procesos.
En este caso la Project Management Office (PMO) actuaría cómo una consultoría para los directores de proyectos de la organización:
- Por un lado se asegura de que todos los directores de proyectos comprenden y saben cómo llevar a la práctica los procesos establecidos. En caso de ser necesario, puede organizar la formación de los profesionales más noveles.
- Organiza y comparte documentos y datos para aplicar estos procesos; tales como tablas de riesgos, valores de costes y plazos de tareas similares, etc.
Priorizar y optimizar el uso de los recursos
En entornos multiproyectos, asume la aplicación de los procesos planificación conjunta y de priorización entre proyectos para resolver conflictos en pro de conseguir maximizar el resultado conjunto para la organización.
Esto reduce los conflictos entre proyectos, permite delimitar y resolver los conflictos de forma más eficaz, y maximiza el resultado del conjunto de proyectos, evitando que las disputas entre estos afecten al resultado de la organización.
Contribuir a la mejora de la organización
A parte de definir y controlar la aplicación de los procesos, la oficina de gestión de proyectos también recibe el feedback de los directores de proyectos, y cuantifica los resultados obtenidos. Con ello se consigue conocer la utilidad de los procesos aplicados, y proponer y aplicar mejoras cuando sea necesario.
De la misma forma, una oficina de gestión de proyectos facilita que se realicen y se apliquen las lecciones aprendidas. Este es un punto importantísimo para poder mejorar y evitar repetir los mismos errores. La realidad es que sin una oficina de gestión de proyectos, las lecciones aprendidas no se recopilan al final de los proyectos, y cuando se hace, estas difícilmente se llegan a aplicar a los siguientes.
Una buena forma de contribuir a la mejora de la gestión de proyectos es mediante la implantación de un software de gestión integral de proyectos que permita aplicar los procesos de forma más fácil. A continuación te mostramos los que consideramos mejores en este ámbito.
Muy buen articulo y sobretodo aleccionador….
Felicidades por el artículo. Un buen repaso del concepto de PMO.
Creo que el PMO es una herramienta mas para el apoyo de la Dirección de proyectos , dentro del PMP basándonos en la guía de PMBOK para todo el desarrollador de proyectos en los proceso y el conocimiento de la administracion, como en la entrada de herramientas y técnicas de todo proyecto
Gracias por el artículo.
Quisiera, con el fin de complementar su bien estructurado artículo, comentar un par de cosas que se dan en relación con cambio organizacional que se decide al implementar una PMO, y con la necesidad de ganar apoyo entre los miembros de una organización tradicional.
En ese sentido es importante, además de establecer las funciones típicas de la PMO y sus beneficios, hacer una clara diferencia con oficinas más tradicionales que se encuentran en muchas organizaciones actuales.
Me refiero a los Departamentos de Planificación y a los Departamentos de Auditoría. Por la dificultad de separar conceptos, funciones y objetivos, el personal de esas dependencias pueden tender a crear «ruido», cuando se les presenta por primera vez la PMO. Pueden pensar que esta oficina duplica funciones y responsabilidades que ya existen en la organización.
Aquí es importante entonces aclarar, desde el principio del proceso de implementación, que las oficinas de planificación normalmente tienen una perspectiva más estratégica, de planes y proyectos de mediano o largo plazo y realizan seguimiento a través de indicadores más generales, ligados con impactos señalados en el plan estratégico. Pero la PMO apoya «desde más adentro» la implementación de las iniciativas estratégicas, a través de proyectos, promoviendo la adopción de buenas prácticas, estandarizadas, y el seguimiento del proyecto a través de mediciones más concretas de avance. Por supuesto, que una PMO, en una organización más madura, podría asumir acciones de revisión de impactos estratégicos, pero en su inicio, tiene suficiente trabajo con «el día a día» derivado del coaching, establecimiento de estándares y seguimiento.
Por otro lado, es importante mencionar que, aunque su función principal no es de auditoría, la PMO puede aparentar para algunos, en una primera impresión, que pretende ejercer acciones de «revisión auditora». No es así pues en realidad, lo que pretende es dar cuenta de avances y dificultades, en comunicación abierta con los directores de proyectos, para ayudarlos a alcanzar los productos y servicios que han sido establecidos para sus proyectos.
Vale la pena proponer estas ideas para consideración de las personas que quieren proponer una PMO y encuentran ciertas reticencias de estructuras organizacionales tradicionales.
Saludos.
Muy buen articulo, en relación a que la PMO como auditora.Existen organizaciones que si utilizan a la PMO como auditora de sus propios procesos, por ejemplo una PMO puede auditar a una PMO de otros país dentro de la misma empresa resultando muy util éste sistema para detectar procediminetos duplicados, incumpimiento de plazoa, etc
Muy interesante