Muchos proyectos cuentan con recursos externos, bien en forma de profesionales autónomos que forman parte del equipo del proyecto, o bien proveedores que deben entregarnos materiales o realizar determinadas tareas. En estos casos deberemos saber a quién podemos contratar, lo que requiere haber completado el proceso de homologación de proveedores.
¿Qué es el proceso de homologación de proveedores?
Un proceso de homologación de proveedores son las acciones que una empresa realiza para determinar que un determinado proveedor es válido para entregar un determinado servicio o producto que solemos subcontratar, de acuerdo a los requisitos y forma de trabajar de nuestra organización.
Así el objetivo final de homologar a los proveedores es disponer de una lista de proveedores a los que los proyectos puedan pedir ofertas, sabiendo de antemano que estos reúnen los requisitos básicos para poder trabajar con nosotros.
¿Por qué se hace un proceso para homologar los proveedores?
Mucha gente podría pensar que es una pérdida de tiempo buscar y evaluar proveedores antes de necesitarlos. Debido a que cuando estos hagan falta se pueden buscar por internet o en listados.
El problema surge en que cuando se realizan compras dentro de un proyecto, el tiempo suele estar limitado. Es por ello que las compras acaban centrándose en evaluar el alcance especifico y el coste ofrecido. Dejando de lado otros aspectos que son importantes, tales como:
- Instalaciones y capacidad. Ya que estamos evaluando a un posible proveedor para un determinado tipo de producto o servicio, lo primero a evaluar es su capacidad para entregarlo. Esto implica ver y analizar los trabajos que tiene en curso, viendo su tipología, calidad, forma de ejecutarlos; todo con objeto de determinar su capacidad para entregar pedidos similares.
- Sistema de calidad del proveedor. Si nuestra empresa tiene un compromiso de entregar con un determinado nivel de calidad o política, este mismo compromiso debe aplicarse a aquellos que trabajan con nosotros. Si un proveedor no puede llegar a nuestro nivel, difícilmente cumpliremos con nuestro objetivo. En este caso lo más recomendable sería desconsiderar a este proveedor. Para ello debemos conocer su sistema de gestión de calidad o certificaciones con las que cuenta, por ejemplo la ISO.
- Sistemas de gestión del proveedor. Muchas empresas utilizan sistemas informáticos o procesos para ejecutar y controlar las compras y el pago a proveedores. Por ello es importante que estos se puedan integrar con los que use el proveedor. Adicionalmente es importante asegurarse de que el proveedor dispone de un sistema de gestión de pedidos eficaz que le permita saber el estado de cada pedido en concreto. Esto facilita la gestión de los pedidos y evita errores durante la ejecución de un proyecto.
- Seguros o sistemas de seguridad disponibles. Principalmente en proveedores que fabriquen para nosotros en sus instalaciones es importante ver las medidas de seguridad de que disponen. Si tienen material almacenado para entregarnos y se produce un fuego o robo, esto va a generar atrasos o costes, por lo que en este caso es importante evaluar que este riesgo sea bajo.
- Estado financiero. Dentro de los riesgos de cualquier proyecto está el cierre de un proveedor durante la entrega. Esto puede ocurrir porque su situación financiera no le permite asumir sus pagos hasta le paguemos. Lo implicará tener que adelantar pagos (pasamos el problema de tesorería a nuestro proyecto) o quedarnos sin suministro (atrasos y posibles costes que no recuperemos). Para ello es importante asegurarse de que los proveedores con los que trabajemos pueden asumir pedidos por el valor que vamos a realizar.
¿Quién hace el proceso de homologación de proveedores?
Esta pregunta puede tener varias respuestas en función de cada empresa, aunque habitualmente son los departamentos de calidad y compras los encargados de este proceso.
La homologación de proveedores es un proceso que se hace fuera de un proyecto en particular. Por lo que no formaría parte de la dirección de proyectos. Aun así, es importante para el director de proyectos conocer los proveedores disponibles y su estado, ya que esto va a ayudar a reducir los riesgos del proyecto.
Diferencias entre la homologación de proveedores y la selección de proveedores
Muchas veces estos dos procesos se confunden, ya que para pedidos pequeños, poco habituales o en organizaciones pequeñas no existe esta separación.
El primero sirve para evaluar de forma general a los proveedores y determinar cuales son válidos para participar en nuestros procesos de compra. Mientras que el segundo es parte del proceso de compra.
La selección de proveedores se incluye dentro de la definición o planificación de los recursos del proyecto, en concreto aquellos que van a contratarse. En este caso, la selección del proveedor consiste en definir aquel proveedor que vaya a participar en nuestro proyecto en concreto para una tarea o paquete de trabajo en concreto.
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