Identificación de los stakeholders

Una identificación de los stakeholders incorrecta puede llevar a incumplir los objetivos del proyecto debido a los riesgos no identificados (leer artículo de identificación de riesgos), la falta de información, o el retrabajo debido a entregables que no cumplen con las expectativas (leer artículo de definición de alcance). Si sigues leyendo este artículo aprenderás a identificar correctamente los stakeholders.

¿Qué es un stakeholder?

Si consultas algún libro sobre gestión de proyectos, como el PMBOK del PMI, podrás ver que un stakeholder sería toda aquella persona u organización que tenga algún tipo de relación o interés sobre el proyecto, trabaje o no en él. Por tanto podemos definir diferentes ejemplos de stakeholders:

• Empresas y organizaciones. Un proyecto puede requerir certificados, aprobaciones, o permisos para ser ejecutado o poder realizar su actividad. Como ejemplos tendrías los ayuntamientos, organismos de regulación medioambiental, empresas de seguros, cuerpo de bomberos, etc.
• Usuarios. Personas que van a usar el producto resultante de nuestro proyecto, y que por tanto mostrarán su satisfacción o insatisfacción con este. Como ejemplo estarían los ciudadanos en un proyecto público.
• Afectados. Personas que sin estar directamente implicadas con el proyecto ni con el producto resultante, están afectadas por la ejecución de este. Como ejemplo podríamos indicar los vecinos que viven cerca del lugar de ejecución, grupos ciudadanos, etc.
• La propia organización que ejecuta el proyecto. Aquí no solo estarían los integrantes de equipo del proyecto, sino también sus supervisores, otros directores de proyectos, la dirección interna, etc.Saber más sobre los integrantes de un proyecto

Como se puede ver existe una tipología muy amplia de stakeholders, lo que implica que en proyectos grandes o complejos, la identificación y gestión de estos es un punto vital para garantizar el éxito del proyecto.

[wptb id=12832]

Identificación de los stakeholders

La identificación de los stakeholders se desarrolla durante la fase de inicialización y planificación del proyecto. Como identificación de los stakeholders entendemos la definición concreta de la persona u organización (¿quién es?), y la identificación de su grado de influencia y posicionamiento respecto al proyecto (¿cómo nos afecta?).

Para lo primero podemos contar con diferentes fuentes de información, como el histórico de proyectos, otros directores que hayan participado en proyectos similares, expertos dentro del equipo del proyecto o la organización, consultores externos, otros stakeholers, etc. No hay una forma determinada de identificarlos, ni una forma de tener certeza que están todos, por lo que cuanta más gente consultemos y dejemos participar en el proceso de identificación, mejores resultados obtendremos.

Lo segundo es identificar la relación de cada stakeholder con el proyecto, la cual quedará definida por dos aspectos:

• Su grado de influencia en el proyecto. Que capacidad tiene de influir sobre la ejecución, definición, aceptación, o cualquier otro aspecto básico del proyecto. Por ejemplo: si el ayuntamiento no nos da el permiso para construir, no podremos ejecutar el proyecto, por tanto el ayuntamiento tiene una influencia elevada.
• Su posicionamiento respecto al proyecto. En este caso nos podemos encontrar personas que estén favorecidas por el proyecto (darán soporte a este), que no estén afectadas (soporte bajo o nulo), o que estén perjudicadas por el proyecto (intentarán evitar el éxito del proyecto).

Para poder definir estos dos aspectos podemos nuevamente recurrir a información histórica o expertos, pero será mucho más importante la interacción que podamos tener directamente con los stakeholders. Si el ayuntamiento nos tiene que dar un permiso, lo mejor es visitarles al comienzo de la planificación del proyecto para conocer lo que nos van a solicitar. Si sabemos que alguien puede estar posicionado contra el proyecto, será útil conocer sus motivos.

Documentación generada

Para poder seguir un proceso de identificación de stakeholders estructurado, que facilite su gestión posterior y la optimización de los recursos que dedicamos a esta gestión, es importante documentar la información que vamos generando. Los dos documentos básicos de este proceso son:

Registro de stakeholders.

El registro de stakeholders es un documento resumen de toda la información generada que sirve para mantener un control sobre esta. Descarga una plantilla de registro de interesados

Matriz de stakeholders.

Debido al alto esfuerzo que supone gestionar los stakeholders en proyectos grandes, es muy recomendable identificar los más importantes y centrar nuestros esfuerzos en ellos. La forma de identificar la importancia de los diferentes stakeholders es mediante la matriz de stakeholders.Esta matriz organiza los diferentes stakeholders en función de las dos variables que identifican su relación con el proyecto: el grado de influencia, y su posicionamiento respecto al proyecto. De esta forma se define una cuadricula, con el posicionamiento en el eje horizontal y el grado de influencia en el eje vertical, la cual define diferentes áreas:

• Las áreas en rojo serían aquellas en que encontramos los stakeholders más importantes, y por tanto aquellos en los que deberemos destinar más esfuerzos y de forma más urgente.
• Las áreas en amarillo definen los stakeholders con una importancia media, sobre los cuales debemos actuar, pero que no requieren una acción urgente
• Las áreas en verde incluyen los stakeholders menos importantes y que no requieren ninguna acción, pero no por ello los podemos obviar. Durante la ejecución del proyecto debemos seguirlos para ver si su clasificación cambia.

Esta matriz no solo permite definir y priorizar los stakeholders, sino que también es la base para hacer su posterior gestión.