Para responder a esta pregunta iremos siguiendo los diferentes apartados que forman parte de la plantilla de acta de reunión que puedes descargarte en esta página. Te recordamos que la puedes descargar gratuitamente en formato PDF, para rellenar a mano, o, por un pequeño precio, en formato editable junto con todas las otras plantillas de gestión y nuestro libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos.
Rellenar los datos de la reunión
El primer paso para rellenar la plantilla de acta de reunión es incluir los datos que identifican la reunión. Para ello se han incluido varios campos en la parte superior del modelo que se sugiere rellenar justo al inicio de la reunión.
Identificar a los participantes y personas a ser informadas
Tan importante como mostrar los temas discutidos en la reunión es identificar quién los ha discutido; lo que equivale a decir quién es responsable o ha estado de acuerdo con los puntos indicados en el acta de reunión.
Por ello, el segundo apartado del modelo es la identificación de los participantes (nombre y empresa) junto con su firma. Lo correcto y habitual es solicitar la firma una vez finalizada la reunión y rellenada el acta, de tal forma que todos los firmantes puedan conocer su contenido.
Debajo de los participantes se incluye un campo para identificar todas aquellas personas que deben estar informadas sobre los resultados de la reunión. Habitualmente suelen ser jefes directos de los participantes o personas, que habiendo sido invitadas a la reunión, no han podido asistir.