Formato orden de trabajo
El uso de un formato de orden de trabajo o orden de servicio es esencial para gestionar tareas y proyectos de manera eficiente. Esta plantilla ofrece una estructura clara y fácil de usar para asignar, realizar un seguimiento y controlar las tareas dentro de un proyecto.
La plantilla de instrucción de trabajo que puedes descargar en esta página, dentro de nuestro pack de plantillas profesionales, está diseñada para ser completa y fácil de usar. A continuación, se detallan los principales campos y se explica cómo utilizarlos.
Formato de orden de trabajo. Campos de identificación
Proyecto y número de pedido
Estos campos permiten identificar el proyecto al cual hace referencia el formato de orden de servicio. Es fundamental asegurarse de que el nombre del proyecto esté claro y correctamente especificado, ya que ayuda a organizar las órdenes de trabajo por proyecto, facilitando así su seguimiento y gestión. Como alternativa al nombre del proyecto, también podemos usar el número de pedido.
Referencia orden de trabajo
Es un código para identificar esta instrucción de trabajo en particular. Esto facilita su seguimiento y control, y permite mostrar las relaciones de precedencia.
Plantilla de instrucción de trabajo. Campos de definición de la tarea y objetivos
Identificación de la Tarea (WBS o Tarea en Cronograma)
Este campo es para especificar la tarea concreta dentro del proyecto. El WBS (Work Breakdown Structure) es una herramienta que divide un proyecto en secciones manejables y el campo de "tarea en cronograma" se refiere a la actividad específica tal y como se hace referencia a ella en la planificación del proyecto.
WBS ( Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Horas, fecha de inicio y fecha de fin previstas
- La fecha de inicio indica cuándo debe comenzar la tarea.
- La fecha de finalización es la fecha límite para la tarea.
- La horas se refiere al tiempo asignado para completar las tareas incluidas en la plantilla de orden de trabajo
Todos estos valores salen de la planificación del proyecto.
Cómo hacer el cronograma de actividades
Descripción de la tarea, entregables y firma aprobación
La descripción de la tarea debe ser lo suficientemente detallada para que cualquier persona que lea la plantilla de orden de trabajo pueda entender claramente lo qué se requiere.
Son los productos que se espera completar al finalizar la tarea, y en base a los cuales se juzgará la finalización de la misma. El responsable de evaluar los entregables debe firmar en la casilla de aprobación una vez estos estén completos y aprobados. Con esta firma se da el trabajo por completado.
Ordenes de trabajo previas
Aquí se identifican las ordenes de servicio que deben completarse antes de poder empezar los trabajos. Hasta que estas se hayan completado, no deberíamos emitir la plantilla de orden de trabajo, ya que esta no puede empezar a ejecutarse.
Formato de orden de trabajo. Datos reales.
Nombre trabajador, fecha y hora
Los trabajadores involucrados en la ejecución de la tarea deben completar las horas gastadas en cada día para realizar el trabajo incluido en la formato de orden de trabajo. Rellenando una fila por trabajador y día.
Esto nos permite ver en las casillas inferiores la cantidad de horas consumidas, la fecha real de inicio y la final. Estos campos facilitan mucho el control del proyecto, y permiten realimentar la planificación con datos reales.
Si la plantilla se rellena en Excel, las celdas inferiores se rellenan automáticamente. En el caso de imprimir la plantilla de orden de trabajo para rellenarla a mano, estos datos deberán calcularse a partir de la información facilitada por el trabajador.
Cuando rellenar la Plantilla de instrucción de servicio
Como ya se puede intuir, la plantilla de orden de trabajo debe rellenarse una vez completada la planificación del proyecto. Para ello necesitamos los datos planificados de horas y fechas, y las relaciones entre tareas. Por practicidad, estas ordenes se van emitiendo a medida que avanza el proyecto, centrándonos en lo que debe ejecutarse en el corto / medio plazo.
Como recomendación, la formato de orden de servicio debería considerar aquello que se pueda hacer por un mismo recurso o recursos, sin ninguna dependencia durante su ejecución. Con esto me refiero a que el trabajo se pueda hacer completamente sin requerir el resultado de otra tarea o sin tener que entregar un entregable a otra tarea durante su ejecución.
Esto es un criterio similar al que se detalla en los artículos de planificación para la definición de tarea en el cronograma. La planificación y la plantilla de orden de servicio son dos aspectos muy relacionados.