Plantilla plan de formación
Plantilla Plan de Formación del Proyecto — Detección de Gaps y Capacitación del Equipo
No siempre el equipo asignado a un proyecto tiene todas las competencias que ese proyecto requiere. Puede faltar experiencia en una tecnología específica, en una metodología de trabajo nueva para la organización, en el uso de una herramienta concreta o en los requisitos regulatorios que aplican al sector del proyecto. Si estos gaps de competencia no se identifican y gestionan durante la planificación, se convierten en riesgos durante la ejecución: trabajo mal hecho, retrasos por la curva de aprendizaje o dependencia de recursos externos no previstos.
El plan de formación del proyecto es el documento que gestiona estos gaps. Identifica qué competencias faltan en el equipo, define qué acciones formativas van a cerrar esa brecha, y establece quién debe participar en cada acción, cuándo y quién es el responsable de organizarla. No es un plan de formación corporativo — es un plan de formación específico para las necesidades de un proyecto concreto.
¿Qué es el plan de formación del proyecto y cómo se diferencia de un plan de formación corporativo?
El plan de formación del proyecto tiene una naturaleza completamente distinta al plan de formación que elabora el departamento de Recursos Humanos de una organización. Sus diferencias son:
Origen: El plan de formación corporativo responde a necesidades de desarrollo profesional a largo plazo de las personas. El plan de formación del proyecto responde a necesidades concretas e inmediatas que el proyecto ha identificado durante la planificación.
Horizonte temporal: El plan de formación corporativo puede tener un horizonte anual o plurianual. El plan de formación del proyecto tiene el horizonte del proyecto — las acciones formativas deben completarse antes de que el equipo necesite aplicar esas competencias en la ejecución.
Punto de partida: El plan de formación del proyecto parte del análisis de gaps entre las competencias que el proyecto necesita y las que el equipo tiene actualmente. Sin este análisis previo, el plan de formación no tiene base sólida.
En el PMBOK, el plan de formación forma parte del proceso de Desarrollar el Equipo del Proyecto, cuyo objetivo es mejorar las competencias, la interacción entre los miembros del equipo y el entorno general del equipo para mejorar el desempeño del proyecto.
El punto de partida: el análisis de gaps de competencias
El plan de formación del proyecto no puede elaborarse sin un análisis previo que identifique las brechas de competencias del equipo. Este análisis compara dos listas:
Competencias que el proyecto necesita
A partir de los paquetes de trabajo de la WBS y de las especificaciones técnicas del proyecto, se identifican las competencias, conocimientos y habilidades que el equipo debe tener para ejecutar cada parte del trabajo. Este análisis suele hacerse durante la elaboración del plan de recursos humanos, que identifica los perfiles necesarios para cada paquete de trabajo.
Competencias que el equipo tiene actualmente
Para cada persona asignada al proyecto, se evalúa el nivel actual de las competencias identificadas como necesarias. Esta evaluación puede hacerse mediante entrevistas, evaluaciones de desempeño previas, análisis del historial de proyectos similares o mediante una autoevaluación del propio equipo.
El gap
La diferencia entre lo que el proyecto necesita y lo que el equipo tiene es el gap de competencias que el plan de formación debe cerrar. No todos los gaps justifican una acción formativa: si el gap es pequeño y la tarea no es crítica, puede ser suficiente con el aprendizaje en el trabajo. Si el gap afecta a una tarea crítica del camino crítico o a un entregable de alta complejidad, la formación previa es imprescindible.
Tipos de acciones formativas en proyectos
El plan de formación del proyecto puede incluir distintos tipos de acciones formativas, dependiendo del tipo de gap identificado, del tiempo disponible y del presupuesto asignado:
Formación externa
Cursos, talleres o seminarios impartidos por proveedores de formación especializados. Es la modalidad más habitual para competencias técnicas muy específicas o para certificaciones que requieren una formación reglada. Tiene un coste más elevado y requiere coordinar la disponibilidad del equipo con el calendario del proveedor.
Formación interna
Sesiones de formación impartidas por expertos de la propia organización o del proyecto. Es la modalidad más ágil y económica, y especialmente útil para transmitir conocimiento específico de la organización — procesos internos, herramientas propias, metodologías corporativas — que los proveedores externos no pueden proporcionar.
Formación en el trabajo
Aprendizaje a través de la práctica supervisada por un experto, habitualmente bajo la modalidad de mentoring o de trabajo en pareja (pair working). Es especialmente efectiva para competencias prácticas donde la teoría es insuficiente sin la práctica, y no requiere desplazar al equipo ni interrumpir el flujo de trabajo del proyecto.
Documentación y procedimientos
En algunos casos, el gap de competencias no requiere formación en sentido estricto, sino acceso a documentación clara: manuales de uso, procedimientos operativos, guías de referencia. Esta modalidad es la más económica y la más rápida de implementar, aunque es menos efectiva para competencias complejas que requieren práctica.
Campos de la plantilla: guía de uso
La plantilla de plan de formación del proyecto se organiza en tres secciones:
Identificación del proyecto y revisión del documento
El encabezado recoge el nombre del proyecto y el número de revisión del plan. El plan de formación puede revisarse si durante la ejecución se detectan nuevos gaps no previstos en la planificación inicial, o si cambia el equipo del proyecto.
Acciones formativas planificadas
Esta sección lista todas las acciones formativas que el proyecto ha planificado. Para cada acción se recoge:
- Nombre de la acción formativa: descripción del curso, taller o actividad de formación.
- Lugar de realización: presencial (con la ubicación) o en línea.
- Fecha de realización: cuándo debe completarse la acción formativa. Esta fecha debe ser anterior al inicio de las tareas del proyecto que requieren la competencia formada.
- Responsable de organizar la formación: quién gestiona la contratación del proveedor, la coordinación de los participantes y la logística de la acción formativa.
Participantes por acción formativa
Esta sección cruza las personas del equipo con las acciones formativas en las que deben participar. Para cada persona se indica, mediante una marca, en qué acciones formativas debe participar.
Este formato matricial permite ver de un vistazo quién necesita qué formación, facilita la coordinación de agendas y ayuda a detectar si alguna persona tiene demasiadas acciones formativas en un período corto — lo que podría comprometer su disponibilidad para las tareas del proyecto.
¿Cuándo elaborar el plan de formación y cómo integrarlo en la planificación?
El plan de formación del proyecto debe elaborarse durante la fase de planificación, después de definir el equipo del proyecto y de completar el análisis de gaps. La secuencia correcta es:
- Definir los paquetes de trabajo de la WBS y las competencias necesarias para cada uno.
- Identificar los recursos asignados al proyecto y evaluar sus competencias actuales.
- Detectar los gaps entre competencias necesarias y competencias disponibles.
- Definir las acciones formativas necesarias para cerrar los gaps identificados.
- Elaborar el plan de formación con las acciones, fechas, responsables y participantes.
- Incorporar las fechas de formación al cronograma del proyecto como hitos o tareas.
El último punto es crítico: las acciones formativas tienen que aparecer en el cronograma del proyecto. Si no están en el cronograma, es fácil que se pospongan hasta que el equipo ya está en plena ejecución y necesita aplicar las competencias que aún no tiene.
La formación como factor de riesgo del proyecto
Un gap de competencias no gestionado es, en la práctica, un riesgo del proyecto. Si el equipo no tiene la formación necesaria para ejecutar una tarea crítica y ese gap no se cierra antes de que comience la ejecución, el proyecto está expuesto a retrasos, errores de calidad o costes adicionales por la incorporación urgente de recursos externos.
Por eso los gaps de competencias identificados durante la elaboración del plan de formación deben evaluarse también como riesgos del proyecto: qué probabilidad hay de que el gap no pueda cerrarse antes de que sea necesario, y qué impacto tendría eso sobre el cronograma y el coste del proyecto. Si el gap es en una competencia crítica y la acción formativa no puede completarse a tiempo, puede ser necesario buscar un recurso externo con esa competencia como contingencia.
¿Qué incluye esta plantilla?
Esta plantilla forma parte del Pack de Plantillas Profesionales, que incluye 46 plantillas editables alineadas con los procesos del PMBOK. Se integra con otras herramientas del pack:
- Plan de recursos humanos: el análisis de gaps parte de la comparación entre los perfiles identificados en el plan de recursos humanos y las competencias reales del equipo asignado.
- Cronograma (diagrama de Gantt): las fechas de las acciones formativas deben incorporarse al cronograma del proyecto como hitos o tareas previas a las fases que requieren esas competencias.
- Registro de riesgos: los gaps de competencias críticas no resueltos deben registrarse como riesgos del proyecto con su estrategia de respuesta.
- Control financiero: el coste de las acciones formativas externas debe incluirse en el presupuesto del proyecto y en el control financiero.
