El diagrama A3 es una herramienta que forma parte de la filosofía LEAN y que permite sistematizar la mejora o resolución de problemas mediante la aplicación del principio del PDCA (Plan, Do Check, Act). Este formato A3 lean solo facilita la resolución de problemas, sino que también permite mejorar la comunicación, el aprendizaje, la toma de decisiones y la planificación entorno al problema o proceso que quiera analizarse.
El diagrama A3 lean toma su nombre del tamaño del papel utilizado en el proceso, y entre sus principales características se pueden destacar:
Estos pasos se basan en la plantilla A3 lean que puedes encontrar en nuestro pack de plantillas profesionales para proyectos. Esta permite analizar un problema o un proceso de forma sistematizada, sin olvidarte ninguno de los pasos.
La primera parte de del diagrama puede parecer una bobada; el titulo como en cualquier otro documento. Pero lo cierto es que no es así. Como se ha comentado, el formato A3 lean se usa para resolver problemas o mejorar procesos, por tanto, el título es lo que nos permite definir y delimitar aquello que queremos analizar; por ejemplo.
Este apartado tiene como objetivo situar el problema que queremos abordar dentro de un entorno en particular, el cual puede estar limitado o condicionado por aspectos que afecten al estudio que queremos realizar.
En el caso de la consulta médica, van a existir algunos procesos que no podemos obviar porque son exigencias legales o necesidades. Por ejemplo, que el paciente firme un documento de consentimiento o que este reciba información sobre los riesgos del tratamiento son pasos que no podemos obviar, aunque si tal vez agilizar.
Aunque en el título ya se ha definido el problema, aquí se trata de definirlo con mayor detalle, aportado datos siempre que sea posible. No debemos olvidar que la plantilla A3 lean se basa en la filosofía LEAN, y por lo tanto parte de la observación y la cuantificación de la situación.
Si tomamos como ejemplo la reducción del tiempo de espera en la consulta médica, aquí indicaríamos y cuantificaríamos aquello que es relevante para el análisis. Por ejemplo, podríamos indicar el tiempo de espera medio y su variabilidad, en que se usa el tiempo, el flujo que sigue el paciente, etc.
¿Qué pretendemos conseguir con este análisis? Aquí es importante recordad que los objetivos deben ser medibles y limitados en el tiempo. Por ejemplo, si queremos reducir el tiempo de espera, el objetivo puede ser reducir el tiempo de espera al 50% en un plazo de 1 año.
Por tanto, en este apartado incluiremos objetivos SMART, ligados a una métrica que se pueda usar a posteriori para ver si estamos consiguiendo el objetivo o no.
En este apartado se usan diferentes herramientas de análisis para descubrir las causas detrás del problema que queremos tratar. Entre estas herramientas podemos destacar:
En general usaremos cualquier herramienta que nos permita conocer mejor las causas del objeto estudiado.
Una vez tenemos clara la situación actual, los objetivos que queremos conseguir y se han analizado las causas que definen la situación actual, llega el momento de proponer modificaciones o correcciones sobre estas causas para conseguir los objetivos.
Este apartado, igual que el anterior, se suele rellenar en equipo, junto a aquellas personas relevantes para la situación analizada. Por tanto, es habitual que usemos herramientas como el juicio de expertos, la lluvia de ideas (o brainstorming), etc.
Al final debemos definir un conjunto de contramedidas viables que creamos vayan a conseguir el objetivo propuesto.
En este apartado se define cómo se van a implementar las contramedidas definidas en el apartado anterior y si realmente vale la pena implementarlas.
Entre los factores importantes a definir está el cronograma de implementación, los recursos necesarios para hacerlo, el coste de implementación, el cambio que esperamos tener en las métricas de control, etc. Se trata de hacer un pequeño plan que muestre la forma en que se implementarán las contramedidas y el resultado que esperamos ver a lo largo de esta implementación.
Otro aspecto importante a incluir en este apartado es el estudio de viabilidad de cada contramedida. Puede darse el caso que una contramedida sea más cara de implementar que el resultado que esperamos obtener, en cuyo caso no sería razonable implementarla.
Este es el último apartado del formato A3 lean y, siguiendo la lógica de trabajo de LEAN, se trata de comprobar que se han obtenido los resultados que esperábamos una vez implementadas las contramedidas según lo definido en los apartados anteriores.
Si esto es así, podemos decir que las acciones de mejora definidas en el diagrama A3 han conseguido resolver o mejorar el problema objeto de este análisis. Si no fuera el caso, se debería volver al paso 4 para rehacer el análisis y talvez enfocar el problema de otra forma.
La metodología PDCA es una herramienta también conocida como ciclo de mejora de Deming, la cual se usa normalmente en procesos de mejora continua. Habitualmente se representa en forma de rueda para mostrar su componente cíclico, ya que es una metodología que podemos usar una y otra vez para ir mejorando de forma progresiva.
Puedes descargar una plantilla de matriz PDCA
Como puede verse en el gráfico, la metodología PDCA se compone de 4 pasos:
La rueda PDCA se usa habitualmente como herramienta de calidad o de mejora en procesos o productos repetitivos; ya que es justamente esta repetitividad la que permite definir métricas de control, medir el impacto de nuestras acciones, y aprovechar los resultados. Tal vez por ello sea una herramienta un tanto desconocida en gestión de proyectos.
En este artículo te proponemos dos formas de aplicar la metodología PDCA en los proyectos que tengas en marcha, aprovechando los resultados para mejorar el proyecto en curso.
Cuando ocurra algún problema durante el proyecto, podemos usar la metodología PDCA para analizarlo y buscar una solución. Por el carácter no repetitivo de los proyectos, el paso A no aplicaría en todos los casos o aplicaría en forma de lecciones aprendidas, por lo que podríamos verlo como una rueda PDCa
La metodología PDCA también puede usarse para seguir el proyecto, usando para ello sus pasos finales. Si tenemos un proyecto planificado en el cual estamos ya realizado algunas actividades, podemos usar la rueda PDCA para realizar el seguimiento de estas actividades y proponer acciones correctivas, si corresponde.
En esta aplicación seguimos manteniendo el carácter cíclico de la herramienta, ya que, una vez aplicadas las medidas correctivas, se debe volver a medir la situación del proyecto para compararla con lo planificado y ver si las medidas han sido las adecuadas.
En este caso podemos decir que la rueda PDCA se queda en pDCA.