La declaración del alcance (o scope statement en inglés) del proyecto es una herramienta esencial para la gestión de proyectos, ya que proporciona una base sólida para la planificación, ejecución, monitoreo y control del proyecto.
Este documento es esencial para asegurar que todos los involucrados en el proyecto tengan una comprensión clara y compartida de los objetivos, entregables, supuestos, restricciones y criterios de aceptación del proyecto.
La función principal de la declaración del alcance dentro de un proyecto es proporcionar una guía clara y detallada sobre lo que se espera lograr y cómo se logrará.
Este documento se utiliza en varias fases del ciclo de vida del proyecto, incluyendo la planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre del proyecto.
Finalmente, en la fase de cierre, este documento ayuda a verificar que todos los entregables se hayan completado según lo acordado y que el proyecto cumpla con los criterios de aceptación establecidos.
El documento de definición del alcance del proyecto generalmente incluye varios apartados clave que deben ser completados para proporcionar una visión completa y detallada del proyecto.
Descripción del proyecto: Este apartado proporciona una visión general del proyecto, incluyendo el nombre del proyecto y el número de pedido asociado. Es importante incluir un resumen de alto nivel del objetivo del proyecto para que todos los involucrados tengan una comprensión clara de lo que se espera lograr.
Principales entregables del proyecto: En este apartado se enumeran los entregables clave del proyecto, junto con una descripción de cada uno. Los entregables son los resultados tangibles que se producirán como parte del proyecto y pueden incluir productos, servicios o resultados específicos.
Fuera del alcance del proyecto: Este apartado es crucial para definir claramente lo que no está incluido en el alcance del proyecto. Esto ayuda a evitar malentendidos y a gestionar las expectativas de los interesados.
Supuestos del proyecto: Los supuestos son condiciones que se consideran verdaderas para los fines de la planificación del proyecto. En este apartado, se deben enumerar y describir todos los supuestos relevantes que pueden afectar la ejecución del proyecto.
Restricciones del proyecto: Las restricciones son limitaciones que pueden afectar la ejecución del proyecto. Este apartado debe incluir una lista de las restricciones más importantes, como fechas clave, presupuesto y otros condicionantes (recursos especiales, conflicto o dependencia con otro proyecto, etc)
Aceptación del alcance: Este apartado es fundamental para definir los criterios de aceptación de los entregables del proyecto. Se deben enumerar los entregables, los aprobadores y los criterios de aceptación, que pueden incluir normativas, ensayos de aceptación, prestaciones, etc.