Plantilla priorización
Plantilla de Priorización de Proyectos con Valor Ganado — Gestión de Portafolios con EVM
Gestionar un portafolio de proyectos implica tomar decisiones que ningún proyecto individual requiere: ¿A qué proyecto asignar el recurso escaso cuando dos proyectos lo necesitan simultáneamente? ¿Qué proyecto puede permitirse un retraso sin consecuencias graves? ¿Dónde concentrar los esfuerzos cuando hay varios proyectos en dificultades al mismo tiempo?
Sin un método objetivo, estas decisiones se toman por presión, por la urgencia percibida o por la influencia de los directores de proyecto más visibles. El resultado es una distribución de recursos que no maximiza el desempeño global del portafolio.
La plantilla de priorización de proyectos con valor ganado proporciona ese método objetivo. Utiliza los indicadores de desempeño del método del valor ganado (EVM) — la variación de cronograma (SV) y la variación de coste (CV) de cada proyecto — para representar visualmente el estado de todo el portafolio en un único gráfico de cuatro zonas. El resultado es una imagen inmediata de qué proyectos están en dificultades, en qué dimensión (coste, plazo o ambas) y qué prioridad de atención merece cada uno.
¿Qué es la priorización de proyectos con valor ganado y cuándo usarla?
La priorización con valor ganado es una técnica de gestión de portafolios que usa los indicadores de desempeño del EVM para tomar decisiones de distribución de recursos entre proyectos. A diferencia de la priorización estratégica — que evalúa qué proyectos iniciar o cancelar en función de su alineación con los objetivos de la organización — la priorización con valor ganado es una herramienta operativa: ayuda a gestionar los proyectos que ya están en ejecución, decidiendo cómo distribuir los recursos disponibles para maximizar el desempeño global del portafolio.
Es especialmente útil en dos situaciones:
Recursos compartidos entre proyectos: Cuando varios proyectos compiten por los mismos recursos — personas con perfiles especializados, equipos, presupuesto disponible — la plantilla permite decidir objetivamente a qué proyecto dar prioridad en cada momento, en función del estado de desempeño de cada uno.
Revisiones periódicas del portafolio: En organizaciones que gestionan múltiples proyectos simultáneamente, la plantilla puede usarse en las reuniones de revisión del portafolio para tener una visión global del estado de todos los proyectos y tomar decisiones de redistribución de recursos basadas en datos, no en percepciones.
Los dos indicadores: variación de coste (CV) y variación de cronograma (SV)
Los dos ejes del gráfico son los indicadores de desempeño fundamentales del método del valor ganado:
Variación de coste (CV — Cost Variance)
Mide si el proyecto está dentro o fuera de presupuesto en relación con el trabajo realmente completado. Se calcula como:
CV = (EV - AC) / EV
Donde EV es el Valor Ganado (el valor del trabajo completado según la planificación) y AC es el Coste Real (lo que realmente se ha gastado).
- CV > 0: el proyecto está ahorrando — ha gastado menos de lo que el trabajo completado debería haber costado.
- CV = 0: el proyecto sigue exactamente la planificación de costes.
- CV < 0: el proyecto tiene sobrecoste — ha gastado más de lo que el trabajo completado debería haber costado.
Variación de cronograma (SV — Schedule Variance)
Mide si el proyecto está adelantado o retrasado respecto a la planificación. Se calcula como:
SV = (EV - PV) / PV
Donde EV es el Valor Ganado y PV es el Valor Planificado (el valor del trabajo que debería estar completado en este momento según la planificación).
- SV > 0: el proyecto está adelantado — ha completado más trabajo del que debería a estas alturas.
- SV = 0: el proyecto sigue exactamente la planificación de cronograma.
- SV < 0: el proyecto está retrasado — ha completado menos trabajo del que debería a estas alturas.
-
- SV=0: el proyecto está siguiendo la planificación.
- SV<0: el proyecto está retrasado respecto la planificación.
Las cuatro zonas del gráfico: lectura del portafolio
El gráfico sitúa cada proyecto en una de las cuatro zonas definidas por los valores de CV (eje vertical) y SV (eje horizontal):
Zona verde — Proyectos en buen estado (CV ≥ 0, SV ≥ 0)
Los proyectos situados en esta zona están dentro de presupuesto y dentro de plazo, o incluso mejor que la planificación. Son los proyectos que no requieren intervención inmediata. El objetivo del portafolio es tener todos los proyectos aquí.
Los proyectos en el punto (0,0) están exactamente según lo planificado — ni mejor ni peor. La recomendación es no intervenir sobre ellos: cualquier redistribución de sus recursos corre el riesgo de sacarlos de su estado de equilibrio.
Zona amarilla superior — Ahorro pero retraso (CV > 0, SV < 0)
Estos proyectos están gastando menos de lo planificado pero van retrasados. La combinación indica habitualmente un problema de disponibilidad de recursos: el proyecto no está gastando porque los recursos necesarios no están disponibles o no han podido dedicar el tiempo previsto.
La estrategia de intervención es incrementar la asignación de recursos para acelerar el avance. El margen de coste disponible (CV > 0) puede usarse para incorporar recursos adicionales sin superar el presupuesto total del proyecto.
Zona amarilla inferior — Sobrecoste pero adelantado (CV < 0, SV > 0)
Estos proyectos van adelantados pero están gastando más de lo planificado. La combinación puede indicar que se han incorporado recursos adicionales para acelerar el proyecto, o que la eficiencia del equipo es menor de la estimada.
La estrategia de intervención es reasignar los recursos más costosos a proyectos con más necesidad — especialmente los de la zona roja — y sustituirlos por recursos más económicos. El margen de cronograma disponible (SV > 0) permite asumir cierto nivel de ralentización sin comprometer la fecha de fin.
Zona roja — Sobrecoste y retraso (CV < 0, SV < 0)
Los proyectos en esta zona tienen problemas simultáneos de coste y de cronograma. Son los de mayor prioridad de atención y los más complejos de gestionar, porque cualquier intervención debe mejorar ambas variables simultáneamente — o al menos no empeorar una al mejorar la otra.
La estrategia de intervención depende de la causa del sobrecoste y el retraso. Si el sobrecoste se debe a una eficiencia baja del equipo, incorporar más recursos puede aumentar el coste sin mejorar el cronograma. Si se debe a la falta de recursos, incorporar más puede mejorar ambas variables. El análisis de causa es imprescindible antes de decidir la intervención.
¿Cómo usar la plantilla: el proceso de priorización?
Paso 1 — Calcular CV y SV para cada proyecto
Para cada proyecto del portafolio, se calculan los valores actuales de EV, AC y PV mediante el sistema de seguimiento del valor ganado. A partir de ellos se calculan CV y SV según las fórmulas descritas.
Si algún proyecto no tiene implementado el seguimiento con valor ganado, puede usarse una estimación simplificada: el porcentaje de avance real frente al presupuesto ejecutado. No es tan preciso como el EVM completo, pero proporciona una aproximación suficiente para la priorización.
Paso 2 — Situar cada proyecto en el gráfico
Con los valores de CV y SV calculados, cada proyecto se sitúa en el gráfico. La plantilla lo hace automáticamente a partir de los datos introducidos. El resultado es una imagen visual del estado completo del portafolio.
Paso 3 — Identificar los proyectos que requieren intervención
Los proyectos en zona roja son los de mayor prioridad. Dentro de la zona roja, la prioridad relativa depende de la distancia al origen — cuanto más alejados del centro, peor es la situación. Los proyectos en zonas amarillas requieren atención, pero con menos urgencia. Los proyectos en zona verde no requieren intervención.
Paso 4 — Decidir la redistribución de recursos
La lógica de redistribución sigue tres principios:
- Los recursos más económicos se dirigen prioritariamente a los proyectos en zona roja y zona amarilla inferior (sobrecoste), donde pueden mejorar el CV sin incrementar el gasto.
- Los recursos adicionales se dirigen a los proyectos en zona roja y zona amarilla superior (retraso), donde son necesarios para acelerar el avance.
- Los proyectos en zona verde — especialmente los del punto (0,0) — son los que pueden ceder recursos temporalmente sin comprometer su situación.
Paso 5 — Actualizar el gráfico periódicamente
La plantilla debe actualizarse con la misma frecuencia que los cálculos de valor ganado del portafolio — habitualmente mensual o quincenal. El seguimiento de la evolución de cada proyecto en el gráfico a lo largo del tiempo es más valioso que la fotografía de un momento puntual: permite ver si las intervenciones están funcionando y si algún proyecto está migrando hacia zonas de mayor riesgo.
Imaginemos que tenemos seis proyectos en nuestra empresa. Si calculamos lo anterior para los seis proyectos y los representamos en el gráfico; estos se aparecerían en alguna de las cuatro áreas:
-
- El área en rojo (3) muestra aquellos proyectos que no cumplen ni con costes ni con plazo (caso de los proyectos A y E). Ya que ambas variables son negativas. Estos serían los más prioritarios.
- Las dos áreas en amarillo (1 y 4) muestran aquellos proyectos que no cumplen con una de las restricciones, bien sea coste (proyecto C) o de cronograma (proyecto B).
- El área en verde (2) significa que el proyecto está mejor que lo planificado en relación al coste y plazo (proyecto F), o justo como lo planificado en el punto 0,0 (proyecto D)
¿Como priorizar los proyectos?
De acuerdo a este criterio, el objetivo de la organización sería tener todos los proyectos en el área verde. Por tanto, el criterio a la hora de priorizar y distribuir los recursos debería seguir las siguientes pautas:
Priorizar el uso de los recursos más económicos en los proyectos de las áreas 3 y 4, lo cual puede hacerse incluso si implica un atraso en los proyectos del área 4 (tienen margen)
Incrementar los recursos en los proyectos del área 1 y 3 para que estos puedan completarse en un plazo menor, incluso a costa de mayores costes en los proyectos del área 1 aprovechando que tienen margen para asumirlos.
Esta priorización puede hacerse “a costa” de los proyectos del área 2, ya que tienen margen para atrasarse o asumir mayores costes. Excepto los proyectos en el 0,0 que es mejor no tocarlos.
Como se intuye, la situación más compleja se da en los proyectos situados en el área 3, ya que estos deben mejorar simultáneamente en costes y plazo. Esto implica que debemos evitar mejorar una variable perjudicando la otra, o que al final limita las posibilidades.nado
Relación con el seguimiento individual del valor ganado
La plantilla de priorización es una herramienta de visión de portafolio — muestra el estado relativo de todos los proyectos simultáneamente. No sustituye al seguimiento individual del valor ganado de cada proyecto, que proporciona el nivel de detalle necesario para gestionar cada proyecto de forma autónoma.
La relación entre las dos herramientas es la misma que entre el plan de hitos y el cronograma completo: el seguimiento individual gestiona; la priorización del portafolio decide la distribución de recursos entre proyectos. Ambas son necesarias en una organización que gestiona múltiples proyectos simultáneos.
¿Qué incluye esta plantilla?
Esta plantilla forma parte del Pack de Plantillas Profesionales, que incluye 46 plantillas editables alineadas con los procesos del PMBOK. Se integra con otras herramientas del pack:
- Control financiero: los valores de AC (coste real) que alimentan el cálculo del CV provienen de la plantilla de control financiero de cada proyecto.
- Informe de seguimiento: los valores de CV y SV de cada proyecto forman parte del apartado financiero y de cronograma de los informes de seguimiento individuales.
- Hoja de medición: en proyectos donde el avance se mide objetivamente, el porcentaje de avance medido es la base para calcular el EV del proyecto.
- Plan de hitos: los hitos de cada proyecto son los puntos de referencia para verificar el SV en las revisiones periódicas del portafolio.
