Plantilla priorización

¿Qué es una plantilla de priorización con valor ganado?

La plantilla de priorización con el método del valor ganado es una herramienta gráfica que nos permite ver cómo está un conjunto de proyectes en relación a la variación del cronograma (SV) y la variación del coste (CV), de tal forma que se puede ver de una forma simple cual es la situación de cada proyecto y por tanto tomar decisiones de priorización basadas en la situación global del portafolios. (Leer el artículo de valor ganado para saber más)

A modo de resumen, las variables variación del cronograma (SV) y la variación del coste (CV) indican el estado del proyecto. Cuando la variable es negativa, significa que el proyecto tiene sobrecostes o atrasos, cuando son positivas es lo contrario, el proyecto tiene ahorros o va adelantado. Esto es muy útil cuando debemos decidir la distribución de recursos entre los diferentes proyectos, como se verá más abajo.

¿Cómo usar el gráfico de selección con valor ganado?

La plantilla de selección de proyectos son valor ganado que os proponemos en esta página se compone de cuatro áreas, definidas por la variabilidad de plazo (SV) y la variabilidad de coste (SV), siendo estas:

• Variación de costes (Cost Variance o CV), que se calcula de forma porcentual como CV=(EV-AC)/EV, siendo EV el valor ganado y AC el coste actual, y que se usa con el siguiente criterio:
  • CV>0: el proyecto está ahorrando dinero
  • CV=0: el proyecto está siguiendo la línea de costes planificada
  • CV<0: el proyecto presenta sobrecostes.

• Variación del cronograma (Schedule Variance o SV), que se calcula de forma porcentual como SV=(EV - PV)/PV, siendo EV el valor ganado y PV el valor planificado, y que se usa con el siguiente criterio:
  • SV>0: el proyecto está adelantado respecto a la planificación.
  • SV=0: el proyecto está siguiendo la planificación.
  • SV<0: el proyecto está retrasado respecto la planificación.

Imaginemos que tenemos seis proyectos en nuestra empresa. Si calculamos lo anterior para los seis proyectos y los representamos en el gráfico; estos se aparecerían  en alguna de las cuatro áreas:

• • El área en rojo (3) muestra aquellos proyectos que no cumplen ni con costes ni con plazo (caso de los proyectos A y E). Ya que ambas variables son negativas. Estos serían los más prioritarios.
  • Las dos áreas en amarillo (1 y 4) muestran aquellos proyectos que no cumplen con una de las restricciones, bien sea coste (proyecto C) o de cronograma (proyecto B).
  • El área en verde (2) significa que el proyecto está mejor que lo planificado en relación al coste y plazo (proyecto F), o justo como lo planificado en el punto 0,0 (proyecto D)

¿Como priorizar los proyectos?

De acuerdo a este criterio, el objetivo de la organización sería tener todos los proyectos en el área verde. Por tanto, el criterio a la hora de priorizar y distribuir los recursos debería seguir las siguientes pautas:

Priorizar el uso de los recursos más económicos en los proyectos de las áreas 3 y 4, lo cual puede hacerse incluso si implica un atraso en los proyectos del área 4 (tienen margen)

Incrementar los recursos en los proyectos del área 1 y 3 para que estos puedan completarse en un plazo menor, incluso a costa de mayores costes en los proyectos del área 1 aprovechando que tienen margen para asumirlos.

Esta priorización puede hacerse “a costa” de los proyectos del área 2, ya que tienen margen para atrasarse o asumir mayores costes. Excepto los proyectos en el 0,0 que es mejor no tocarlos.

Como se intuye, la situación más compleja se da en los proyectos situados en el área 3, ya que estos deben mejorar simultáneamente en costes y plazo. Esto implica que debemos evitar mejorar una variable perjudicando la otra, o que al final limita las posibilidades.

Beneficios de la priorización con valor ganado

• • • Priorización objetiva y basada en datos: El valor ganado proporciona una base objetiva y cuantificable para la priorización de proyectos, eliminando la subjetividad y la toma de decisiones basada en intuiciones o opiniones.
    • Enfoque en el desempeño del proyecto: La priorización con el valor ganado se centra en el desempeño del proyecto en relación con su presupuesto y cronograma, identificando aquellos proyectos que están generando más valor y utilizando los recursos de manera más eficiente.
    • Identificación temprana de problemas: El análisis del valor ganado puede ayudar a identificar problemas potenciales en los proyectos de manera temprana, permitiendo tomar medidas correctivas y minimizar su impacto.
    • Mejora de la toma de decisiones: La priorización con el valor ganado proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas sobre la asignación de recursos y la inversión en proyectos.