De forma general podemos decir que nivelar los recursos es conseguir un cronograma del proyecto compatible con los recursos que tenemos asignados. Procurando que estos trabajen de la forma más constante posible a lo largo de las tareas asignadas.
Esto al final acaba implicando alargar el plazo de las tareas sobre asignadas o mover tareas para que no coincidan con otras tareas con las que compartan recursos, lo cual habitualmente implicará que el plazo total del proyecto se incremente.
La cosa se complica en carteras con varios proyectos , donde estos comparten recursos, y por tanto la nivelación deberá hacerse considerando los cronogramas de todos los proyectos. Esto incrementa la dificultad del proceso y puede implicar mayores modificaciones en los plazos. En este caso el uso de la metodología de Cadena Crítica es muy recomendable.
El balanceo de recursos está ligado a una limitación en los recursos disponibles. Por ello solo nivelaremos cuando exista esta limitación.
¿Y cuando no existe? Pues en proyectos donde principalmente se subcontratan las tareas puede no existir esta limitación, ya que contratamos lo que necesitamos (pasamos el problema al proveedor).
Si existe una limitación en los recursos debemos hacer la nivelación en la fase de planificación, una vez se han definido las tareas y se han asignado los recursos. El objetivo de la fase de planificación es conseguir un plan de proyecto realista y compatible con las restricciones del proyecto.
Obviamente si el cronograma exige usar más recursos de los que tenemos asignados, la planificación no será realista. Por ello el resultado de la nivelación puede ser:
También va a ser necesario nivelar los recursos cuando hagamos cambios en el cronograma durante la ejecución del proyecto.
Los programas de planificación como MS Project, disponen de herramientas de nivelación que hacen esta tarea de forma automática.
Esto es de gran ayuda, y una necesidad en proyectos de gran envergadura con muchas tareas. Pero también supone una fuente de problemas. Ningún software puede sustituir al director del proyecto y su criterio para evaluar opciones, por lo que aunque usemos estas herramientas automáticas debemos conocer los cambios que ha efectuado y evaluar sus consecuencias.
En el caso de que hagamos la nivelación de recursos de forma manual, debemos partir del cronograma y del grafico de recursos. Los cuales muestran la carga de trabajo para cada recurso a lo largo del tiempo. Si en algún momento esta carga supera la disponibilidad del recurso estaremos delante de un conflicto a solucionar. Veamos esto en un ejemplo:
Tenemos el siguiente cronograma que implica dos recursos (a y b). Cómo podemos ver, el recurso b está sobre asignado debido a la coincidencia de dos tareas (tarea 2 y 4).
Para resolver este conflicto los pasos serían los siguientes:
Este ejemplo es bastante simple; siendo lo más habitual que tengamos que hacer varias pruebas hasta conseguir solucionar todos los conflictos. También puede ser necesario replantearse aspectos como el alcance, la forma de hacer una determinada tarea en busca de un menor plazo, o aceptar aquella solución que menos afecte los compromisos iniciales.
Un aspecto importante cuando se realiza la nivelación de recursos es ver los efectos sobre los riesgos. Volviendo al ejemplo, vemos como ahora la cantidad de tareas dentro del camino crítico ha aumentado significativamente, habiendo incluso dos caminos críticos. Esto implica un riesgo mayor para el proyecto, ya que si antes podíamos permitirnos atrasos en algunas tareas, ahora no.
La cosa se complica cuando hacemos la nivelación de recursos en un entorno multiproyectos, ya que existirán conflictos entre tareas de diferentes proyectos. Aunque conceptualmente es lo mismo, en la práctica requiere un software más sofisticado que acepte trabajar en estos entornos, y disponer de una cultura fuerte de gestión de proyectos con una PMO.