Desarrollo profesional del director de proyectos

Cómo en cualquier profesión, el ejercicio de director de proyectos conlleva avanzar a través de diferentes etapas de desarrollo profesional que permiten a la persona pasar desde ser un novel a ser un experto. Obviamente cada etapa de este desarrollo profesional va a suponer asumir diferentes grados de responsabilidad, diferentes tipos o tamaños de proyectos, y diferentes necesidades formativas.

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¿Qué es un director de proyectos?

Un director de proyectos es el líder responsable de la planificación, organización, ejecución y control de un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Es el cerebro que diseña la estrategia, el corazón que impulsa la motivación y las manos que ejecutan con precisión.

¿Qué hace un director de proyectos?

Un director de proyectos tiene funciones diversas. Sin embargo, podemos resumir sus funciones en cinco áreas clave:

1. Planificar y definir el alcance: El director de proyectos establece los objetivos, el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto. Define las tareas, los recursos necesarios y las estrategias para alcanzar las metas establecidas.

2. Organizar y liderar el equipo: El director de proyectos selecciona, asigna roles y responsabilidades a los miembros del equipo. Fomenta la comunicación efectiva, la colaboración y el trabajo en equipo para lograr un objetivo común.

3. Ejecutar y controlar el proyecto: El director de proyectos supervisa el progreso del proyecto, identifica y gestiona riesgos, realiza ajustes en el plan cuando sea necesario y asegura que se cumplan los objetivos dentro del tiempo y presupuesto establecidos.

4. Comunicar y gestionar stakeholders: El poject manager mantiene a las partes interesadas del proyecto informadas sobre el avance, los logros y los desafíos. Gestiona sus expectativas y asegura su apoyo continuo.

5. Cerrar y evaluar el proyecto: El director de proyectos formaliza la entrega final del proyecto, evalúa su éxito en relación con los objetivos establecidos y documenta las lecciones aprendidas para futuros proyectos.

Desarrollo profesional como director de proyectos

Inicio de la carrera

Esta primera etapa del desarrollo profesional se caracteriza porque es cuando asumimos la gestión del primer proyecto, y muchas veces incluso de equipos. Por ello los proyectos que suelen asignarse a estos profesionales suelen ser pequeños y de baja complejidad (aunque suele parecernos lo contrario). A veces, estos roles junior suelen llamarse de coordinador de proyectos.

Aunque en empresas que trabajan en grandes proyectos, es posible pasar a dirigir un proyecto desde un puesto de soporte al jefe de proyectos, lo cual es una ventaja.  Esto implica acceder al rol de director o directora de proyectos después de haber asumido algún cargo técnico; por lo que lo más habitual es que se tenga una idea general del rol de la dirección de proyectos y un buen conocimiento técnico del producto.

En este segundo caso, lo que no se suele tener en esta etapa del desarrollo profesional son conocimientos específicos en gestión de proyectos, metodologías y habilidades directivas; por lo que estas serán las primeras necesidades a nivel de formación. En el área de aprendizaje tienes varios artículos que te ayudarán con aquellos temas más básicos y generales; tales como conceptos financieros, negociación, y gestión de equipos.

Otro recurso que podemos usar para aprender en esta primera etapa son los libros. En esta página te recomendaremos La Guía Práctica en Gestión de Proyectos, por ser un libro enfocado especialmente a aquellos que se inician en este campo, mostrando de forma clara los aspectos a considerar en el proyecto.

Etapa intermedia

En este caso nos referimos a un líder de proyectos que ya ha gestionado con éxito algunos proyectos, y por tanto dispone ya de los conocimientos básicos y la experiencia necesaria. A partir de aquí su desarrollo profesional suele estar relacionado con ir asumiendo responsabilidad sobre proyectos de mayor complexidad y volumen, así como implicarse en otros aspectos relacionados con el negocio.

A nivel formativo sus necesidades también cambian, ya que en muchos casos para poder acceder a proyectos más complejos o grandes deberá acreditar su experiencia y formación, lo cual se consigue mediante una certificación. Por tanto los cursos de preparación para conseguir una certificación en dirección de proyectos suele ser una buena opción.

También suele ser interesante profundizar en alguna de las áreas específicas de la gestión de proyectos mediante cursos especializados; o aprender aspectos del negocio que le permita asumir o colaborar en otras tareas relacionadas, tales como soporte a ventas, gestión de porfolios o programas, etc.

Etapa final

Como etapa final del desarrollo profesional como director de proyectos entendemos aquellos profesionales que ya tienen experiencias exitosas en la gestión de grandes proyectos, por lo que realmente su desarrollo dentro de la gestión de proyectos ya está limitado y necesita abrirse a otros ámbitos.

¿Cuáles pueden ser estos ámbitos de desarrollo profesional? Obviamente varios, pero destacaríamos tres:

1. Uno plantearse pasar a trabajar por libre, bien creando una empresa aprovechando los conocimientos de gestión y de negocio adquiridos, u ofreciendo sus servicios como profesional independiente como consultor o especialista en gestión de grandes proyectos. Para este paso necesitará ampliar sus conocimientos con aspectos comerciales, ya que pasará de recibir trabajo a tenerlo que buscar por su cuenta.
2. Relacionado con lo anterior, existe también la opción de asumir este rol de consultor dentro de la propia empresa asumiendo la gestión de la PMO. Esto permite aprovechar su experiencia y conocimientos para mejorar los procesos y herramientas, y supervisar el conjunto de proyectos de la organización, mejorando los resultados globales de esta.
3. Otra opción es aprovechar los conocimientos de gestión para asumir otro rol operacional dentro de la empresa fuera de los proyectos. Esta opción es interesante para aquellos que busquen prosperar dentro de la empresa, ya que pasan a formar parte de la estructura directiva de la organización (no solo del proyecto), por lo que su campo de desarrollo se amplia. Para esta opción talvez lo más recomendable es haber cursado algún MBA o Programas de desarrollo directivo.

El campo de la gestión de proyectos está cambiando debido a las nuevas visiones de gestión de personas y a la incursión de nuevas herramientas de gestión y comunicación. Por ello, la función y habilidades solicitadas a los directores de proyectos también están cambiando. Tanto si eres un director de proyectos con experiencia, o simplemente alguien que ejecuta proyectos, aquí están las principales habilidades para dirigir proyectos.

Principales habilidades para gestionar proyectos

Habilidades de gestión del cambio

El cambio es una constante en todos los proyectos, y sin una gestión adecuada rápidamente dará lugar al caos y al fracaso de este. Por tanto, ser capaz de trabajar en un entorno cambiante y sujeto a incertidumbre, y conocer y aplicar correctamente los procesos y herramientas de gestión de cambios pasan a ser habilidades para dirigir proyectos necesarias.

Planificación y visión a largo plazo

Todo el mundo conoce la sudada frase de “no hay viento bueno para quien no conoce el rumbo”, pues esta es totalmente cierta en la gestión de proyectos. Y no solo se trata de planificar para conocer el “rumbo” que debemos seguir para completar el proyecto, sino de saber usar y modificar esta planificación para hacer frente a los cambios e imprevistos, buscando al mismo tiempo formas de optimizar el proyecto.

Para ello no basta con saber usar una herramienta de planificación, sino que el director de proyectos debe conocer los conceptos de camino crítico, márgenes, y ser capaz de priorizar los recursos sobre aquellas tareas que tienen un mayor efecto sobre los resultados del proyecto. En esto último cobra especial importancia la posibilidad de usar la herramienta para hacer predicciones sobre la fecha final o el coste final.

Habilidad para informar y ser informado

En este caso no nos referimos a la habilidad de comunicar, que también es una de las habilidades destacadas en este artículo, sino a la capacidad de definir y mantener un sistema de información formal dentro del proyecto. Esta necesidad de información se resume en dos aspectos:

• Comunicarse con la organización e interesados para definir requisitos y limitaciones, e informar de su estado durante la ejecución.
• Comunicación entre el equipo y el director del proyecto para informar de las tareas a ser ejecutadas, y conocer su estado de ejecución y finalización.

Disponer de este sistema de información formal, muchas veces basado en informes estandarizados, es de gran ayuda para mantener el proyecto controlado y evitar los nervios y el estrés. Para ello serán de gran ayuda las herramientas de gestión de tareas y comunicación.

Seguimiento y control

El seguimiento y control de un proyecto consiste en contrastar la realidad con lo que fue planificado, siendo capaz de definir e implementar contramedidas cuando exista alguna desviación. Para ello serán imprescindibles las tres habilidades anteriores, así como disponer de información actualizada sobre el estado del proyecto.

Así mismo es importante ser capaz de cuantificar el tiempo requerido y el nivel de detalle de este control, ya que tan malo es pecar por exceso como por defecto.

Visión estratégica

La mayoría de los proyectos se ejecutan dentro de entornos multiproyectos y buscan conseguir objetivos relacionado con la organización, clientes o interesados. Por ello van a existir luchas para conseguir recursos entre los diferentes proyectos, las cuales van a requerir el apoyo de determinadas personas dentro y fuera de la organización.

Por ello, la visión estratégica y política son habilidades para dirigir proyectos muy importantes, ya que permiten al director del proyecto defender su proyecto, buscar apoyos, y mantener el interés de la organización en él.

Habilidades comunicativas

Aquí no estamos hablando únicamente de la comunicación formal, sino también de la comunicación informal y las habilidades interpersonales. Cualquier proyecto es ejecutado por un equipo de personas y está sometido al seguimiento e intereses de personas externas a él; lo que va a requerir que el director del proyecto se comunique en diferentes direcciones y trate con personas muy diferentes.

En este contexto las habilidades comunicativas no sustituyen los informes o la comunicación formal, sino que mejoran y facilitan estas. Por tanto estas capacidades de comunicación e interpersonales son un “must” dentro de las habilidades para dirigir proyectos.

Habilidad de generar equipo

En muchos casos los proyectos se realizan con equipos distribuidos, pertenecientes a diferentes organizaciones, temporales o que reportan a diferentes responsables, lo que dificulta el trabajo del director de proyectos. Esta nueva situación requiere de una estrategia de gestión de personas diferente, basada en la creación de equipos de trabajo gestionados de forma funcional, más que la habitual gestión jerárquica.

A parte, la cada vez mayor presión sobre los proyectos exige sacar el máximo rendimiento de sus integrantes, lo que tampoco es posible con la visión clásica de la gestión de personas.

Gestión de la carga de trabajo

La existencia de entornos multiproyectos, equipos distribuidos y compartidos, recursos limitados y presión para cumplir con los requisitos hacen necesario que las planificaciones sean totalmente realistas y ejecutables. Esto requiere que la planificación que hagamos considere los recursos más adecuados para cada tarea, su disponibilidad para llevarla a cabo, y un correcto balanceo de las cargas a lo largo del proyecto.

Para poder hacer correctamente la gestión de la carga de trabajo de un recurso debemos considerar el tiempo que este va a dedicar a temas no relacionados con los proyectos, como formación, reuniones, etc. Una buena recomendación es considerar que la capacidad de un recurso esta sobre el 85% de su tiempo.

Tampoco debemos olvidar la gestión de la propia carga de trabajo del director de proyectos. Cómo se puede ver en los diferentes artículos, este debe ocuparse de varios aspectos e interactuar con varios individuos, tanto dentro y fuera del equipo del proyecto, lo que acaba consumiendo mucho tiempo. Por tanto ser capaz de priorizar tareas, saber delegar cuando sea posible, y evitar caer en la microgestión serán también habilidades claves.

Cómo gestionar con éxito tu primer proyecto

¿Te acaban de dar tu primer proyecto y no sabes por dónde empezar? Pues sigue leyendo!, ya que te explicamos lo que debes saber para gestionar con éxito tu primer proyecto.

Aunque lo mejor sería formar a la persona en el puesto de gestor de proyectos antes de darle su primer proyecto, la realidad no es esta en muchas organizaciones. Por ello, la mayoría de los que gestionamos proyectos, empezamos a hacerlo después de haber trabajado algunos años como ingeniero o técnico.

Esto puede ir bien o puede darse el principio de Peter, y la empresa pierde a un buen técnico y pasa a tener un pésimo director de proyectos. Esto es así debido al diferente trabajo y forma de participar en los proyectos en ambos roles:

• Los técnicos o ingenieros utilizan sus habilidades y experiencia para crear productos. Estos productos pueden ser cualquier cosa desde el hardware, el software, los caminos, los documentos, la prestación de servicios, aviones, edificios, carpintería, etc.
• En cambio, los directores de proyectos están ahí para planificar y gestionar el trabajo de los técnicos e ingenieros, pero NO LO HACEN.

Por tanto, aunque suele ser un camino habitual en el desarrollo profesional de muchos, el salto de un rol a otro es importante. Y el primer proyecto suele ser difícil para todos porque implica cambiar la forma de trabajar, la forma de implicarse, y adquirir una serie de habilidades.

El director del proyecto en organizaciones funcionales

Las organizaciones funcionales se caracterizan porque la autoridad recae sobre los responsables de las áreas funcionales, una de las cuales puede encargarse de gestionar los proyectos en curso. Esto implica que la autoridad del director de proyectos es mínima, y su función se limita a coordinar los trabajos que se realizan en las diferentes áreas y tareas administrativas del proyecto, sin responsabilidad directa sobre los recursos que los ejecutan.

En este caso no podemos hablar propiamente de un director de proyectos de acuerdo con las definiciones anteriores, sino que este es principalmente un coordinador de proyectos. Aun así es una situación habitual en muchas empresas.

El director del proyecto en organizaciones matriciales

La organización matricial se caracteriza porque los recursos reportan a dos responsables, por un lado al responsable del área a la cual pertenecen y por otro al director del proyecto donde están asignados.

En este caso la autoridad del director de proyectos es mayor que en el caso anterior, pero situándose al mismo nivel que los responsables de área, los cuales mantienen el control sobre la asignación de los recursos. Por ello el director del proyecto ya asume todas las funciones que se esperarían de alguien que es el máximo responsable del proyecto, aunque su libertad para definir y decidir sobre los recursos está condicionada al hecho de tener que pactar con los responsables de área. Esto también reduce su autoridad sobre el equipo del proyecto, ya que estos ven como su jefe “estable” al responsable de área.

En esta situación, las habilidades interpersonales del director de proyectos cobran mayor importancia debido a los continuos conflictos y negociaciones que pueden surgir como consecuencia de la duplicidad de jefes.

El director del proyecto en organizaciones por proyectos

Las organizaciones orientadas a proyectos son aquellas en que los proyectos constituyen su principal actividad, y por tanto su organigrama y forma de funcionar está centrada en estos. En este caso el director del proyecto constituye el máximo responsable del proyecto y la única autoridad por encima de los miembros del equipo del proyecto, los cuales incluso pueden haber sido contratado por este únicamente durante el periodo que dure el proyecto.

En este caso las funciones del director del proyecto coinciden totalmente con las que define el PMI, y constituyen la gestión de todos los aspectos internos y externos relacionados con el proyecto.

Esta situación solo se da en proyectos de gran envergadura, por lo que es talvez la situación más infrecuente entre los profesionales que ocupan posiciones de director de proyectos.

En las dos últimas situaciones es donde cobran mayor importancia los conocimientos específicos en gestión de proyectos, y donde estas pueden usarse de forma más amplia. Por ello en estos casos es muy recomendable disponer de algún tipo de máster en dirección de proyectos o certificación. En la primera la necesidad es menor por las menores responsabilidades del director de proyecto, el cual muchas veces no planifica ni gestiona directamente el trabajo, por lo que solo participa en su desarrollo como coordinador.

6 consejos para avanzar en la gerencia de proyectos

Tener una certificación permite diferenciarte del resto, y en cierta forma es una forma de acreditar por un tercero tu formación, conocimientos y experiencia la gerencia de proyectos. Por tanto es un aspecto muy importante de cara a poder superar con éxito procesos de selección.

Actualmente existen varias certificaciones en gerencia de proyectos (PMP, ITIL, PRINCE2, etc.), por lo que deberás elegir aquella o aquellas que más te convengan en función de tu área profesional y país. Por ejemplo, ITIL suele relacionarse más con entornos de IT, mientras que PMP y PRINCE2 van destinadas a proyectos más tradicionales. Geográficamente el PMP es más común en EEUU, mientras que PRINCE 2 lo es en Europa.

A parte de estas certificaciones a nivel de gerencia de proyectos, existen otras que cubren áreas específicas del proyecto (gestión de riesgos, planificación, etc), o que cubren la gestión de portfolios, como la PfMP. Estas también pueden ser una buena opción en función de los intereses que uno tenga.

1. Adquirir experiencia.

Al final un título o una certificación no dejan de ser unos documentos que acreditan unos conocimientos; pero lo que de verdad va a decir si alguien es un buen gestor de proyectos es su capacidad de dirigir proyectos con éxito, y esto lo da la experiencia.

Por tanto, si quieres avanzar tu carrera en una determinada dirección, es recomendable ir acumulando experiencia relacionada con este objetivo, aunque sea de forma parcial. Por tanto:

• Si quieres ser director de grandes proyectos, primero debes de gestionar proyectos pequeños; y aprovechar las oportunidades que salgan de asumir proyectos de mayor tamaño y visibilidad para demostrar tus capacidades.
• Igualmente, si quieres empezar a gestionar proyectos, primero deberías asumir alguna función de coordinación dentro de un proyecto.

Aunque este es un tema muy discutido, la realidad de muchas empresas es que también se valoran los conocimientos técnicos del sector a la hora de contratar un director de proyectos.

2. Hablar el lenguaje del negocio, no sólo de los gerentes de proyectos.

Muchas veces los gestores de proyectos tendemos a usar una jerga especifica que fuera del sector pocos entienden (WBS, Gannt, Project Charter, etc); olvidando que los proyectos se ejecutan para cumplir con determinados objetivos de las organizaciones y negocios.

Por tanto, para avanzar en la gerencia de proyectos, debes también avanzar en tus conocimientos sobre el funcionamiento y aspectos relacionados con la gestión de empresas. Siendo capaz de relacionar tu proyecto con temas como el ROI, la cuenta de resultados, etc. cuando consigas hablar el lenguaje de la organización, esta te verá más capacitado para promocionarte.

3. No ser un fanático de las metodologías

Aprender una metodología siempre ayuda, pero no debemos olvidar que esta se trata de un marco general que nos muestra los puntos a considerar para poder gestionar correctamente y de forma integrada un proyecto genérico dentro de cualquier empresa.

La realidad es que cualquier gestor de proyectos trabaja en una empresa concreta y con una tipología concreta de proyectos, por tanto debe ser capaces de adaptar la metodología a esta realidad, aunque esto signifique no seguir todos los procesos o hacerlo de forma parcial.

Por tanto, tu capacidad para adaptar la teoría al mundo real marcará tu capacidad para avanzar profesionalmente. Y para ello en la sección de libro encontraras un manual que puede ayudarte a hacerlo.

4. Asumir responsabilidades

El gestor de proyectos es la cara visible del mismo delante del cliente y de la propia organización; y por lo tanto el responsable de los éxitos y fracasos del mismo, aunque estos no se hayan debido directamente a su actuación.

Por tanto como gerenciar proyectos debes aprender a asumir las responsabilidades cuando las cosas van mal, y trabajar internamente para solucionar los problemas con el equipo; huyendo de la tentación de culpar a este de los problemas.

La capacidad para asumir la responsabilidad y trabajar para resolver los problemas son muestras de madurez profesional, y por tanto un claro mensaje de que puedes asumir nuevos retos.

5. Ser claro con los objetivos profesionales.

A veces las oportunidades nos pasan de largo porque nadie sabe que nos interesan, y el interés personal es un punto que se suele tener en cuenta a la hora de seleccionar a la persona para un cargo o tarea.

Por tanto, es bueno que aquellas personas que puedan influir sobre tu futuro profesional (jefe, responsable de RRHH, etc), conozcan cuáles son tus objetivos y deseos de desarrollo profesional.

Esto también es importante para el punto de la experiencia cuando aún no la tienes, ya que es más fácil que tu actual organización te dé la posibilidad de asumir un cargo nuevo, que lo haga otra empresa que no te conoce.

6. Trata correctamente a los demás

Parece un consejo para los hijos, pero la verdad es que muchas veces se prospera más debido a las relaciones interpersonales que uno pueda tener que a la formación o experiencia.

Y esto es válido tanto dentro como fuera de nuestra actual organización, como respecto a los jefes y subordinados.

Con ello no estoy diciendo que seamos unos pelotas del jefe, ni el un “jefe amigo”, sino que procuremos llevarnos bien y respetuosamente con todos, y ser una persona profesional pero amable en el trato. Alguien que trata mal a su equipo, difícilmente va a ser capaz de gestionarlo correctamente y sacarle un buen rendimiento. Y si el gerente no te quiere ver ni en pintura, seguramente no apruebe tu ascenso para no tener que tratar más contigo con más frecuencia. ¿Lógico no?