Plantilla Project Charter
Apartados de una acta de constitución
Aunque puede haber diferentes formatos para hacer el project charter o acta de constitución de un proyecto, este debe contener como mínimo los siguientes apartados:
A. Nombre del proyecto y descripción
B. Designación del director del proyecto y definición de su nivel de autoridad
C. Justificación del proyecto (business case)
D. Asignar recursos al proyecto, tanto los internos como los que ha decidido subcontratar o se hacen en colaboración con terceros
E. Definición inicial de los principales stakeholders y sus intereses
F. Descripción del producto o servicio a desarrollar por el proyecto, junto con las entregas principales que se esperan
G. Definición de los objetivos del proyecto, incluyendo el cronograma preliminar y el presupuesto inicial.
H. Requerimientos de aprobación del proyecto
I. Definición preliminar de riegos
Este es el caso de la plantilla de acta de constitución que te puedes bajar al final de este artículo.
Muchos de estos apartados se componen de una definición inicial, la cual deberá ser desarrollada en profundidad por el director del proyecto durante la fase de planificación. De esta forma el acta de constitución supone un punto de partida para planificar el proyecto.
Acta de constitución en proyectos para terceros
En proyectos que se ejecutan para terceros, el project charter no suele existir de forma explicita; y en su lugar hay un conjunto de documentos preparados por el departamento comercial que contienen la misma información. Si bien hay algunos puntos que en este caso no aparecen de forma explícita, como por ejemplo el C; ya que en una empresa que se dedica a hacer proyectos para terceros, el motivo de decidir inicial un nuevo proyecto es haber recibido un pedido para ejecutarlo. La no existencia de este pedido indica que no se ha completado la fase comercial o que el cliente no está interesado.
En este caso, los documentos que sustituyen al acta de constitución son:
- Última oferta entregada al cliente: esta debe incluir una definición del alcance (qué es lo que se ha vendido), junto con el plazo de entrega (puntos A, F, y G)
- Estudio de costes: para realizar la oferta el comercial ha tenido que hacer un cálculo de los costes, incluyendo algún margen por riego con su justificación. (punto I)
- Pedido del cliente y aceptación del pedido por parte de la empresa: esto equivale a la firma del project charter por parte del sponsor, ya que si el responsable comercial o el director de la empresa ha aceptado el pedido, está autorizando que este empiece y se ejecute.
- Lista de contactos: es muy habitual que el comercial traspasé al director de proyecto la lista de los contactos con los que ha tratado durante la fase comercial, los que a su vez son stakeholders (punto E)
Ventajas y Retos de Usar un Project Charter en Gestión de Proyectos
El Project Charter, o carta de proyecto, es un documento fundamental en la gestión de proyectos que proporciona una base sólida para el inicio y la ejecución efectiva de iniciativas. En este texto, exploraremos las ventajas significativas y los retos potenciales asociados con el uso de un Project Charter en la gestión de proyectos.
Ventajas del Project Charter
1. Establece la Autoridad y la Visión
El acta de constitución define formalmente la autoridad del proyecto al asignar un patrocinador o líder del proyecto. Esto establece claramente quién tiene la responsabilidad final y la autoridad para la toma de decisiones, lo cual es crucial para evitar conflictos de roles y responsabilidades durante la ejecución del proyecto. Además, el Charter articula la visión del proyecto, describiendo sus objetivos, alcance y beneficios esperados. Esto alinea a todos los miembros del equipo y las partes interesadas en torno a un objetivo común desde el inicio.
2. Clarifica el Alcance y los Objetivos
Uno de los beneficios más destacados del Project Charter es su capacidad para definir el alcance del proyecto de manera clara y detallada. Esto ayuda a evitar la expansión no controlada del alcance y asegura que todos comprendan qué está incluido y qué está excluido del proyecto. Además, establece los objetivos y los resultados esperados de manera precisa, proporcionando una guía clara para la planificación y la ejecución.
3. Define Roles y Responsabilidades
El Project Charter especifica los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto y de las partes interesadas clave. Esto reduce la ambigüedad y mejora la coordinación al establecer expectativas claras sobre quién es responsable de qué actividades y entregables. Define quiénes serán los stakeholders clave y cómo se involucrarán en el proyecto, facilitando la comunicación y la colaboración efectiva.
4. Facilita la Aprobación y el Compromiso
Al obtener la aprobación formal del Project Charter por parte de los stakeholders y patrocinadores del proyecto, se asegura un compromiso inicial significativo. Esto proporciona el respaldo necesario para asignar recursos, obtener financiamiento y apoyo organizacional. Además, el Charter sirve como un documento de referencia para evaluar el progreso del proyecto y justificar cualquier desviación significativa.
5. Mejora la Gestión del Cambio
Incorporar un proceso de gestión del cambio dentro del Project Charter permite identificar, evaluar y gestionar proactivamente los cambios que puedan surgir durante el proyecto. Esto ayuda a minimizar el impacto de los cambios no planificados en el presupuesto, el cronograma y el alcance, asegurando que se tomen decisiones informadas y se mantenga el enfoque en los objetivos originales del proyecto.
Retos del acta de constitución
1. Complejidad en la Elaboración
La creación de un Project Charter detallado y completo puede ser un proceso complejo y que requiere tiempo. Requiere la colaboración de múltiples partes interesadas para asegurar que todos los aspectos críticos del proyecto estén adecuadamente documentados y acordados. Esto puede representar un desafío en términos de coordinación y comunicación efectiva entre diferentes equipos y departamentos.
2. Mantenimiento y Actualización
A medida que evoluciona el proyecto, el acta de constitución debe mantenerse actualizado para reflejar cambios en el alcance, objetivos, roles o responsabilidades. El desafío radica en asegurar que el documento permanezca relevante y preciso a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual requiere un esfuerzo continuo de monitoreo y revisión por parte del equipo de proyecto y los stakeholders.
3. Resistencia al Cambio
En algunos casos, los stakeholders pueden mostrar resistencia a la formalización de la carta del proyecto debido a percepciones de aumento de la burocracia o restricciones en la flexibilidad del proyecto. Superar esta resistencia requiere una comunicación clara sobre los beneficios de usar este documento y cómo ayudará a garantizar el éxito del proyecto al establecer una base sólida desde el inicio.
4. Interpretación y Cumplimiento Variado
Dependiendo de la interpretación individual de los stakeholders, puede surgir variabilidad en la aplicación y cumplimiento del Project Charter. Esto puede llevar a inconsistencias en la ejecución del proyecto y dificultar la alineación de todos los miembros del equipo hacia los mismos objetivos y estándares de desempeño.
5. Limitaciones en la Flexibilidad
Si no se maneja adecuadamente, el Project Charter puede percibirse como un documento estático que limita la capacidad de adaptación del proyecto a cambios inesperados o emergentes. Es crucial equilibrar la estructura y la flexibilidad para permitir ajustes necesarios sin comprometer la integridad del plan inicial.