¿Conoces la importancia de la Project Management Office para mejorar la gestión de proyectos y los resultados de las empresas? En este post te lo explico, y te cuento cómo desarrollar una PMO en tu empresa
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La Project Management Office o PMO es el departamento o la figura dentro de la organización encargada de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos, con un alcance y responsabilidad variable en función de la organización.
Aunque en empresas grandes la Project Management Office (PMO) suele ser un departamento, en empresas más pequeñas esta puede estar formada por una única persona, o incluso ser parte del trabajo de uno de los directores de proyectos.
De forma genérica la Project Management Office (PMO) es la responsable de coordinar y establecer unas pautas comunes en la gestión de proyectos dentro de la organización, lo cual puede realizarse de forma más o menos extensa, e incluir más o menos responsabilidades y funciones, entre las que podríamos destacar:
Existen básicamente dos formas de integrar la Project Management Office dentro de la estructura de la organización:
En este caso la Project Management Office (PMO) se establece como un departamento que engloba y gestiona a los directores de proyectos. Esta forma de integración es la que da más autoridad a la PMO, y mayor capacidad para actuar y asumir funciones.
En este caso la Project Management Office (PMO) no gestiona directamente los directores de proyectos, sino que actúa como un ente independiente y externo a estos.
No existe una forma mejor de integrar la Project Management Office (PMO) en la organización, sino que la forma de integrarla va a depender de los objetivos y funciones que esta deba asumir. De esta forma, una Project Management Office (PMO) sin relación jerárquica sobre los directores de proyecto tendrá una capacidad limitada de gestionarlos, quedando su capacidad limitada a especificar procesos y auditar su aplicación.
Crear una oficina de gestión de proyectos o PMO e integrarla en una organización en funcionamiento no es simple, y normalmente implica tener que hacer frente a numerosos conflictos, y una inversión de recursos y tiempo. Consecuentemente tenemos que estar seguros de que esta va a ser beneficiosa para los resultados de la organización antes de su implementación.
Entre los principales beneficios que una Project Management Office puede aportar a cualquier organización se podrían destacar las siguientes:
Junto con las ventajas también existe una desventaja, ya que una Project Management Office (PMO) implica un gasto de recursos que debe verse compensado por las ventajas que esperamos obtener. Por tanto, su implementación e integración en la organización debe ser analizada, sobre todo en organizaciones pequeñas, o que trabajen con pocos proyectos en paralelo, o con poca interacción entre ellos.
La creación e implantación de una oficina de gestión de proyectos es complicado porque supone un cambio importante en la forma de trabajar de la organización. Y como en cualquier otro proceso de cambio, los comienzos pueden ser bastante difíciles y se generarán reticencias.
Sin embargo, hay algunas formas de facilitar este proceso:
Si no se cuenta con estas condiciones, o si aun así las dificultades de implementación son altas, puede ser recomendable plantear una implementación paso a paso; empezando por una oficina de gestión de proyectos simple, que vaya asumiendo responsabilidades de forma progresiva.
Como cualquier proceso de cambio organizativo, la implementación de una Project Management Office (PMO) no está exenta de problemas y dificultades. Como resumen podemos destacar las siguientes:
Existe una serie de consejos que facilitan el hacer frente a estas dificultades, algunos de los cuales son totalmente necesarios para poder afrontar un cambio de este tipo:
La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del tipo de oficina de gestión de proyectos que se quiera implementar; siendo la que más ventajas aporta la del tipo torre de control, la cual establece las prioridades entre proyectos, la asignación de recursos entre proyectos, etc. En este caso podríamos destacar las siguientes ventajas:
Toda gestión de proyectos debe seguir unos procesos (con la lógica adaptación a cada proyecto en particular), los cuales deben basarse en la metodología más adecuada a la tipología de proyectos y organización. Esto es aún más importante cuando existen diferentes proyectos compartiendo recursos, los cuales deben poder ser comparados y seguidos de forma conjunta. En este sentido la oficina de gestión de proyectos sería la encargada de definir e implementar estos procesos.
Dentro de esta función también estaría la propuesta e implementación de las herramientas necesarias para aplicar los procesos de forma más eficiente.
En este caso la Project Management Office (PMO) actuaría cómo una consultoría para los directores de proyectos de la organización:
En entornos multiproyectos, asume la aplicación de los procesos planificación conjunta y de priorización entre proyectos para resolver conflictos en pro de conseguir maximizar el resultado conjunto para la organización.
Esto reduce los conflictos entre proyectos, permite delimitar y resolver los conflictos de forma más eficaz, y maximiza el resultado del conjunto de proyectos, evitando que las disputas entre estos afecten al resultado de la organización.
A parte de definir y controlar la aplicación de los procesos, la oficina de gestión de proyectos también recibe el feedback de los directores de proyectos, y cuantifica los resultados obtenidos. Con ello se consigue conocer la utilidad de los procesos aplicados, y proponer y aplicar mejoras cuando sea necesario.
De la misma forma, una oficina de gestión de proyectos facilita que se realicen y se apliquen las lecciones aprendidas. Este es un punto importantísimo para poder mejorar y evitar repetir los mismos errores. La realidad es que sin una oficina de gestión de proyectos, las lecciones aprendidas no se recopilan al final de los proyectos, y cuando se hace, estas difícilmente se llegan a aplicar a los siguientes.
Una buena forma de contribuir a la mejora de la gestión de proyectos es mediante la implantación de un software de gestión integral de proyectos que permita aplicar los procesos de forma más fácil. A continuación te mostramos los que consideramos mejores en este ámbito.
