Proyectos | Todo lo que necesitas saber para tener éxito

¿Qué es un proyecto?

Antes de empezar la gestionar un proyecto es conveniente conocer cómo se define un proyecto, entender sus características y las implicaciones que estas tienen. Lo cual también está muy ligado con las funciones de un director de proyectos

Existen diferentes definiciones para proyecto:

El Project Management Institute define lo que és un proyecto como “a temporary group activity designed to produce a unique product, service or result”
El businessdictionary los define como “Planned set of interrelated tasks to be executed over a fixed period and within certain cost and other limitations”
En PRINCE2, un la definición de proyecto es “a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case.”

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Uniendo estas diferentes definiciones se puede decir que un proyecto es un encargo con un objetivo definido y único, sometido a una serie de limitaciones (plazo, recursos, coste, etc). De esta definición se desprenden una serie de características que tienen una gran repercusión en la gestión del proyecto, y en la necesidad de tener un director de proyecto. Vamos a verlas:

Objetivo definido

Un proyecto se inicia por algún motivo en concreto, como puede ser el desarrollo de un nuevo producto, un nuevo servicio, implementar algún cambio organizativo, etc. Obviamente conocer este objetivo, y las motivaciones que hay detrás, es un punto indispensable para el director del proyecto, ya que la consecución de este objetivo será el criterio que definirá el éxito o fracaso del proyecto. Este objetivo tiene que quedar bien definido en el project charter y ser la brújula durante el andar de la ejecución.

En el parágrafo anterior me he referido a las motivaciones detrás del objetivo (él porqué se quiere este objetivo). Conocer este punto es importante porque el objetivo puede verse modificado durante el proyecto o puede ser necesario efectuar recortes en este; pero mientras el producto final cumpla con las motivaciones vamos a conseguir la satisfacción del cliente o sponsor.

Para que esto se entienda voy a poner un ejemplo basado en mi experiencia profesional:

En mi actual empresa me dedico a la gestión de proyectos de ingeniería para nuevos centros de ensayos para motores y vehículos dentro del sector automoción. En la mayoría de los proyectos el objetivo se podría definir (simplificando mucho) como la construcción de un nuevo laboratorio con un conjunto de áreas y salas de ensayos, que contenga determinado equipamiento, y que pueda efectuar determinados ensayos según determinadas normativas. Cuando este objetivo se discute con el cliente o usuario, muchas veces se descubre que la construcción de este laboratorio está ligada a la entrada de una nueva normativa, a poder asumir mayores responsabilices dentro del grupo, a poder ofrecer determinados servicios, etc. lo que en algunos casos puede también conseguirse aunque el objetivo inicial mude.

Objetivo único

Que el objetivo del proyecto sea único quiere decir que existen en él algunas características nuevas o diferentes a lo que se ha hecho anteriormente. Estas características pueden ser tanto referentes al producto o servicio como a las condiciones o limitaciones que afectan al proyecto. Esto implica que todos los proyectos necesitan de un análisis previo y planificación, ya que estas singularidades, por pequeñas que sean, pueden afectar al desarrollo del proyecto.

Por ejemplo:

Una empresa nos pide replicar una planta que tiene en la China en USA. El cliente quiere exactamente la misma planta, con el mismo diseño, los mismos equipos, etc. A priori podríamos pensar que es el mismo proyecto que se ha hecho en China, mismas tareas, misma duración, mismo coste, etc. Pero cuando nos ponemos a analizar podemos darnos cuenta que la jornada laboral en China no es igual a la de USA (con los mismos recursos no se va a ejecutar en el mismo tiempo), los salarios son diferentes, la normativa de construcción es diferente (cambios en el diseño), etc.

Por tanto, es el mismo proyecto? No, aunque obviamente podremos reaprovechar muchas cosas.

Limitaciones

Que felices seriamos los directores de proyectos si tuviéramos todos los recursos que necesitáramos cuando los necesitáramos, el dinero no fuese un problema, y pudiéramos acabar el proyecto cuando nos apeteciera. Lo malo es que en este caso no tendríamos trabajo, ya que no haría falta dirección de proyectos.

La necesidad de gestionar el proyecto, y por tanto de aplicar las diferentes metodologías que existen en dirección de proyectos, surge de poder garantizar que se conseguirá el objetivo del proyecto respetando las limitaciones que este tiene. Es por ello que dirigir un proyecto exige una planificación previa a la ejecución, el uso de determinados procesos de gestión, y la definición de las líneas base que nos van a ayudar a hacer el seguimiento del proyecto.

Al final dirigir un proyecto es un poco como aquella frase que dice “no hay viento bueno para aquel que no conoce el rumbo”. Antes de empezar un proyecto necesitamos saber dónde queremos llegar (objetivo), que rumbo vamos a seguir (WBS, líneas bases, cronograma, etc), y que “problemas” nos podemos encontrar mientras seguimos el rumbo marcado (riesgos, limitaciones, etc).

Tener claro lo qué es un proyecto es también importante para detectar lo qué no es un proyecto. En muchas empresas se llama proyecto a cualquier actividad, aunque está realmente no sea un proyecto, lo que implica que las metodologías en gestión de proyectos no tienen por qué ser adecuadas en estos casos.

Esto se ve claro en el siguiente ejemplo:

Cuando un fabricante de coches decide sacar un nuevo modelo al mercado, primero tiene que desarrollar el coche, para luego fabricarlo. Está claro que tanto en el desarrollo del nuevo modelo como en la fabricación posterior de un determinado coche en la línea de producción existe un objetivo, una limitación de plazo, un coste a respetar, y unos recursos limitados. Pero en el primer caso estamos hablando de un proyecto y en el segundo no, ya que el coche se está fabricando en serie, por lo que no se cumple lo de objetivo único. Esto implica que en el segundo se va a tratar según métodos de gestión de operaciones y no de proyectos. Es algo que ha hecho varias veces antes y posiblemente muchas partes del modelo sean aprovechadas o basadas en diseños anteriores. Igualmente en una empresa que se dedique a fabricar maquinaría industrial, puede existir un cierto grado de personalización de las máquinas, lo que implica un cierto grado de novedad en cada pedido.

Por tanto las posibilidades y las ventajas de trabajar por proyectos van a depender del grado de novedad o diferenciación de los trabajos que se ejecuten, de tal forma que cuando más diferenciados sean estos entre sí, más ventajoso será el trabajar por proyectos.

Trabajo por proyectos. Dificultades y retos

Como cualquier cambio organizativo, pasar a trabajar por proyectos, también va a implicar diferentes retos y dificultades que deberán ser superados. Entre las principales dificultades y retos del proceso de pasar a trabajar por proyectos podemos destacar los siguientes:

Peso del trabajo por proyectos en la organización

El trabajo por proyectos implica que estos van a ganar peso y autoridad dentro de la organización; lo que dicho de otra forma significa que esta pasará de una organización funcional a una matricial, debiendo decidir cómo se reparte la autoridad entre las áreas funcionales y los proyectos.

Para decidir el peso de cada uno puede usarse la idea de la línea que se muestra en la imagen. Cuando más cerca de las operaciones se encuentre la actividad de la empresa, mayor deberá ser el peso de las áreas funcionales, y por lo contrario, cuando más cerca de los proyectos, mayor deberá ser el peso de estos.

En la práctica debería ser poco frecuente el caso de pasar de una organización funcional a una por proyectos, ya que esto implicaría que los proyectos pasarían de tener poca o ninguna autoridad a toda. Obviamente un cambio tan radical debería producirse por un cambio significativo en la actividad de la empresa o un planteamiento erróneo de la organización, y no únicamente por un cambio en la forma de plantear la actividad.

Uso de herramientas para el trabajo por proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina que se basa en procedimientos, los cuales están basados en metodologías de gestión de proyectos de uso general

Por tanto un primer paso para aplicar el trabajo por proyectos es definir qué metodología o estándar es el más adecuado para la actividad que realizamos y para cada proyecto en particular. Entre las metodologías más conocidas podemos destacar: PMBOK®. PRINCE2®, ICB®, ITIL®, o AGILE®.

Si nos decidimos por la metodología PMBOK, nos podemos ayudar de plantillas profesionales para aplicar sus procesos.

En base a la metodología escogida se deben desarrollar los procedimientos de gestión de proyectos, los cuales son la particularización de las metodologías a la realidad de la organización.

Tipos de proyectos

En el mundo actual, los proyectos están presentes en todos los ámbitos de la vida, desde el desarrollo de software hasta la construcción de edificios, pasando por la organización de eventos o la realización de investigaciones científicas. Cada tipología de proyecto tiene sus propias características, objetivos y metodologías de gestión.

Clasificación de los proyectos:

Los proyectos se pueden clasificar de acuerdo a diversos criterios, siendo los más comunes:

1. Por su naturaleza:

Proyectos de producción: Su objetivo es crear un bien o servicio tangible, como la construcción de una casa, el desarrollo de una aplicación móvil o la fabricación de un automóvil.
Proyectos de investigación: Buscan obtener nuevos conocimientos o resolver problemas mediante la investigación científica o tecnológica. Ejemplos: desarrollo de un nuevo medicamento, investigación sobre el cambio climático o análisis de mercado.
Proyectos de servicio: Ofrecen un servicio intangible a los clientes, como la organización de un evento, la consultoría empresarial o la atención al cliente.
Proyectos de cambio: Tienen como objetivo modificar o mejorar un sistema o proceso existente, como la implementación de un nuevo sistema de gestión empresarial, la reestructuración de una organización o la mejora de la eficiencia energética de un edificio.

2. Por su tamaño:

Pequeños proyectos: Se caracterizan por tener un alcance limitado, un presupuesto reducido y un equipo de trabajo pequeño. Ejemplos: desarrollo de un sitio web, organización de una campaña de marketing o implementación de un nuevo software en una pequeña empresa.
Proyectos medianos: Suelen tener un alcance mayor, un presupuesto más elevado y un equipo de trabajo más grande. Ejemplos: construcción de una oficina, desarrollo de una aplicación web compleja o implementación de un nuevo sistema de gestión empresarial en una empresa mediana.
Grandes proyectos: Son aquellos que tienen un alcance muy amplio, un presupuesto considerable y un equipo de trabajo numeroso. Ejemplos: construcción de un puente, desarrollo de un sistema de satélites o implementación de un nuevo sistema de transporte público en una ciudad.

3. Por su duración:

Proyectos a corto plazo: Se completan en un período de tiempo relativamente corto, generalmente unas semanas o meses. Ejemplos: organización de un evento, desarrollo de una campaña publicitaria o implementación de una nueva política empresarial.
Proyectos a mediano plazo: Su duración se extiende entre unos meses y un año. Proyectos de ejemplos: desarrollo de un nuevo producto, implementación de un nuevo sistema de información o construcción de una vivienda.
Proyectos a largo plazo: Pueden durar varios años o incluso décadas. Ejemplos de proyectos: construcción de una autopista, desarrollo de un nuevo avión o investigación científica de gran envergadura.

4. Por su nivel de complejidad:

Proyectos sencillos: Tienen un alcance limitado, un número reducido de tareas y no requieren de habilidades o conocimientos especializados. Ejemplos: pintura de una casa, organización de una fiesta o creación de un blog personal.
Proyectos complejos: Suelen tener un alcance mayor, un número elevado de tareas y requieren de habilidades o conocimientos especializados. Ejemplos: desarrollo de un software complejo, construcción de un edificio alto o realización de una cirugía médica.
Proyectos muy complejos: Son aquellos que tienen un alcance muy amplio, un número considerable de tareas y requieren de habilidades o conocimientos altamente especializados. Ejemplos: construcción de una central nuclear, desarrollo de una nave espacial o implementación de un nuevo sistema de defensa nacional.

En conclusión, la clasificación de los proyectos es un tema complejo y multidimensional. No existe una única forma de clasificarlos, ya que cada proyecto es único.