10 recomendaciones para gestionar proyectos
En este artículo se comparten una serie de recomendaciones para gestionar proyectos y conseguir su éxito. Se trata de consejos prácticos y simples, pero que a veces nos olvidamos de poner en práctica en nuestro día a día; por ello pensamos que es importante recordarlos y compartirlos.
Junto con cada consejo incluimos enlaces a recursos que pueden ayudarte en su aplicación o a adquirir más conocimientos sobre el tema.
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10 recomendaciones para gestionar proyectos con éxito
Definir los objetivos y expectativas para un proyecto exitoso
Cada cliente o implicado en el proyecto puede tener diferentes objetivos y expectativas, y el éxito del proyecto dependerá de su consecución. Por ello el primer paso para gestionar proyectos es averiguar cuáles son, y conseguir definirlos en detalle y de manera formal por escrito.
Gestión del alcance
La comunicación con los stakeholders es clave para el éxito del proyecto
Dentro de las recomendaciones para gestionar proyectos no podía faltar la gestión de interesados. Los stakeholder son todas aquellas personas que están afectadas por el proyecto y/o puede afectarlo. Por lo tanto es muy importante identificarlos desde el inicio y asegurarnos que estamos gestionando correctamente aquellos más importantes.
Esta gestión debe incluir su identificación, definición de la forma en que pueden influir y expectativas, y fomentar una comunicación adecuada que fomente que cada stakeholder se comporte de la forma que queremos respecto al proyecto.
Gestión de interesados (stakeholders)
Planificar con suficiente detalle
Los atrasos son uno de los principales motivos de insatisfacción y fracaso de los proyectos, por lo que para gestionar proyectos correctamente debemos cumplir con los plazos. Para ello es recomendable descomponer el proyecto en tareas individuales que sean fáciles de cuantificar y estimar, lo que dará un mayor grado de precisión a la planificación.
Durante la ejecución, disponer de una planificación detallada nos permitirá conocer los posibles atrasos antes y nos dará mayor capacidad para definir contramedidas.
Cómo hacer el cronograma de actividades
Gestionar por hitos facilita conseguir el éxito del proyecto
Un problema en muchos proyectos es la coordinación de tareas entre los diferentes implicados, los cuales muchas veces disponen de sus propios cronogramas o no prestan la debida atención al cronograma integrado del proyecto debido a su complejidad.
Plantilla plan de hitos
En estos casos, una buena solución es definir hitos en aquellos puntos de interacción entre los principales implicados. De esta forma cada integrante tendrá una data concreta para completar su paquete de trabajo, dejándole a él la gestión detallada de sus tareas.
Esta lista de hitos también facilita la tarea de gestionar proyectos, ya que destaca cuales son aquellas fechas o entregas más importantes, y por tanto en las que debemos focalizar nuestros esfuerzos para garantizar el éxito del proyecto.
Fomentar la comunicación del equipo del proyecto.
No podemos olvidar que cualquier proyecto está ejecutado por un conjunto de personas, las cuales deberemos coordinar para llegar a los objetivos definidos. Uno de los aspectos más importantes para gestionar proyectos es la comunicación, la cual debe ser bidireccional: del director del proyecto hacia el equipo, cliente e interesados, y en sentido contrario.
Con ello no solo conseguimos informar de lo que vamos a hacer o queremos hacer, sino que recibiéremos información de si se ha hecho y la evolución de los trabajos, lo cual es clave para controlar y conseguir el éxito del proyecto.
Gestión de la comunicación
Gestionar los cambios es una de las recomendaciones para gestionar proyectos
La falta de control sobre los cambios en el alcance es uno de los principales motivos de fracaso. Por ello para garantizar el éxito del proyecto deberemos aplicar una correcta gestión de cambios.
No debemos olvidar que el objetivo del proyecto es cumplir con el alcance definido inicialmente, ni más ni menos, por lo que cualquier modificación sobre este alcance debe evitarse o hacerse pasar por el correspondiente proceso de análisis y aprobación. De no ser así, los incrementos en el alcance nos conducirán a sobrecostes y atrasos.
Gestión del alcance
Control de cambios
Gestionar la calidad del proyecto
Aunque tradicionalmente gestionar proyectos se ha asociado a gestionar el coste, plazo y alcance, cada vez es más importante conseguir la calidad deseada. Por tanto, junto con la definición del alcance deberemos definir los criterios de calidad que este debe cumplir.
Lo que no debemos hacer es decir que la calidad será lo más alta posible, ya que a mayor calidad mayor coste, aparte de no ser un objetivo definido. Por ello debemos definir su nivel para poder definir los costes que deberemos asumir, y ser capaces de gestionarla y medirla. Lo que hace necesario que el proyecto cuente con un plan de calidad, el cual define los criterios y niveles a conseguir, y define como se hará su control y seguimiento.
La calidad en proyectos según PMBOK
Anticiparse a los riesgos
Se suele decir que es mejor prevenir que curar, lo cual también es aplicable en proyectos cuando hablamos de sus riesgos. Por lo tanto, será importante que estemos siempre alerta a los posibles riesgos que puedan aparecer y afectar el éxito del proyecto, de tal forma que podamos anticiparnos en la definición de contramedidas o formas de evitarlos.
Aunque existen diferentes maneras formales para identificar los riesgos, la más útil y simple de aplicar es la comunicación; ya que normalmente los expertos en la materia o los compañeros con más experiencia son los que pueden ayudarnos a identificar riesgos.
Gestión de riesgos
Identificación y análisis de riesgos
Oficializar las entregas
En cualquier proyecto vamos a tener entregas parciales y finales que van a estar relacionadas con los objetivos, y que su consecución marcará el avance, la facturación y el éxito del proyecto.
Por ello es importante que estas entregas se hagan de forma oficial y sean aceptadas por el cliente. De esta forma estaremos seguros de haber cumplido con la entrega, y por tanto, que el proyecto puede continuar sin riesgo de volver para atrás. En muchos casos estos significará que podamos facturar en el caso de que esta esté relacionada con un hito de facturación.
Crear y gestionar el equipo
Aunque sea la última, esta no es la menos importante de las recomendaciones para gestionar proyectos
Cómo se ha comentado anteriormente, los proyectos están ejecutados por personas. Por ello la correcta selección y desarrollo de estas personas será clave para el éxito del proyecto.
Por ello debemos siempre procurar conseguir las personas adecuadas y del mayor nivel posible con los recursos de que disponemos. Evitando economizar con la contratación de equipos de bajo nivel o insuficientes para las tareas a realizar. Aunque la planificación muestre que en el proyecto sea factible, si los recursos no son los adecuados, al final este acabará fracasando.
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