Crisis en proyectos
lo ¿Qué es una crisis en proyectos?
Una crisis en proyectos es cualquier situación que haga que este no pueda conseguir sus objetivos tal y cómo estos fueron definidos inicialmente, lo cual es habitualmente una consecuencia de un riesgo no conocido de impacto alto. Como ejemplos de crisis en proyectos podríamos poner:
- Incendio en las instalaciones con pérdida importante del material.
- Inicio de un conflicto armado en la zona de ejecución del proyecto.
- Cambios en los requisitos legales que no pueden ser atendidos con la solución que está siendo implementada, por lo que esta deja de ser válida.
- Quiebra de un proveedor principal o del cliente en proyectos para terceros.
- Mala planificación o ejecución
En todos estos ejemplos no es posible continuar con el proyecto tal y como fue planificado, ya previsiblemente este no cumpla con los objetivos.
Aunque por la definición parece que estamos hablando de un riesgo, la diferencia radica en que el riesgo afecta a lo planificado, pero debido a los márgenes incluidos en la planificación, el proyecto aun cumple con el objetivo. La crisis supone un trastorno tan grande que, incluso con los márgenes, no será posible conseguir los objetivos.
Debido a esta similitud entre riesgo y crisis es el sponsor o el comité de dirección del proyecto el que define que una situación es una crisis, activando por tanto el proceso de gestión de crisis. En esta situación la función del director del proyecto se centra en identificar la posible crisis, sus consecuencias y escalarla a las personas anteriores.
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Causas de las crisis en proyectos
Por regla general es posible dividir las causas de las crisis en dos grandes grupos: internas al proyecto y externas al proyecto.
Causas externas
Una causa externa sería aquella causada por algún elemento externo que afecte al proyecto (un conflicto, un incendio, problemas en proveedores, etc). En general estaríamos hablando de riesgos no conocido de impacto alto, los cuales no se consideraron en los riesgos del proyecto por no haberse identificado, o considerarse que su probabilidad de ocurrencia era muy baja. Un ejemplo de este segundo caso sería la caída de un meteorito sobre el local de ejecución, si ocurre es el fin del proyecto, pero nadie lo considera como un riesgo.
También puede ocurrir que se haya infravalorado el impacto de un determinado riesgo, y que por tanto los márgenes considerados no sean suficientes para absorberlo en el caso de ocurrir.
Causas internas
Las crisis producidas por causas internas serían aquellas que tienen su origen en el propio equipo del proyecto o la organización. Como ejemplo de esto tendríamos una mala planificación del proyecto, una organización deficiente o sin los recursos necesarios, cambios continuos en el equipo del proyecto, falta de control y seguimiento, etc.
¿Son evitables las crisis?
La respuesta a esta pregunta depende de los motivos que originen la crisis. Una crisis originada por unos recursos inadecuados parecería evitable, si se hubiese analizado la adecuación de estos al proyecto antes de empezar, mientras que una crisis producida por la caída de un meteorito es difícilmente evitable.
Obviamente entre estos dos ejemplos extremos existen multitud de situaciones intermedias, las cuales, por guardar una cierta similitud con los riesgos, permiten usar los mismos procesos de identificación y evaluación.
Por lo tanto, una crisis puede ser evitada o mitigada mediante la correcta aplicación de las técnicas de identificación y evaluación de riesgos. Esto no implica que las crisis pasen a ser consideradas como riesgos, ya que si su probabilidad de ocurrencia es muy baja esto no tendría sentido. Pero sí que permite tenerlas en cuenta en la decisión de iniciar el proyecto o definir cómo actuar si ocurren. De esta forma una organización puede declinar hacer un proyecto si detecta que sus recursos no son los adecuados para ello, o decidir contratar un seguro sobre la parte ejecutada del proyecto para evitar un efecto grabe sobre las finanzas de la empresa si esta es destruida por un incendio (aunque el proyecto se cancele).
Gestión de riesgos
Identificación y análisis de riesgos
Cómo gestionar las crisis en proyectos
Es importante saber actuar y conocer el proceso de manejo de crisis. Aunque sea una situación poco habitual, la aparición de una crisis en el proyecto es algo importante y crítico, ya que implica que este ya no es capaz de conseguir sus objetivos y por tanto pone en riesgo su continuidad.
El tiempo en la resolución de crisis
Un aspecto importante a considerar cuando afrontemos una gestión de crisis es el factor tiempo, ya que lo que tardemos en identificar la crisis y empezar a actuar puede tener efecto sobre su impacto y por tanto en la continuidad del proyecto. Seguro que todos tenemos en mente algún proyecto que se canceló por un motivo que hacía tiempo que se conocía, pero que nadie osaba decir por miedo a las consecuencias. En muchos de estos casos, es la demora en levantar el problema la que evita poderlo solucionar y genera la cancelación del proyecto.
Proceso de gestión de crisis
La forma de actuar delante de una situación de crisis es algo que puede estandarizarse con un proceso de actuación. En este artículo se propone el siguiente proceso de resolución de crisis:
1- Identificar y comunicar la crisis
Debido a que el tiempo es un factor importante en la gestión de crisis, lo primero es comunicar la situación al sponsor o el comité de dirección del proyecto. Esto debe ocurrir cuando se identifique una situación que potencialmente pueda afectar a la capacidad de conseguir los objetivos del proyecto,
El encargado de esta comunicación es siempre el director del proyecto, el cual es también responsable de justificar delante del sponsor o el comité de dirección los motivos por los cuales esta situación es una crisis. Posteriormente es el sponsor o comité de dirección los encargados de definir esta situación como crisis, comunicar esta situación y dar comienzo al proceso de gestión. Si estos consideran que no se trata de una crisis, la gestión de la situación debe hacerse como la de un problema
Esta división de las responsabilidades entre el director del proyecto y el sponsor o comité de dirección puede resultar extraña. Pero se justifica por el hecho de que estas personas fueron las encargadas de aprobar inicialmente el proyecto porque este era viable, y por tanto, son ellas las que deben decidir sobre aquello que afecte a su continuidad cuando esta viabilidad se vea comprometida.
Una vez una situación es oficialmente una crisis, lo primero es parar todas las actividades para evitar el aumento de sus consecuencias.
Gestión de la comunicación
Quiénes son los participantes de un proyecto
2- Acciones inmediatas
En paralelo a lo anterior, y cuando sea posible, es importante tomar acciones inmediatas o a corto plazo para reducir las consecuencias. Dentro de las acciones que podemos tomar estarían:
- Salvar o proteger los activos. Si vemos que los recursos del proyecto o el trabajo realizado está en peligro, lo primero es intentar salvar todo lo que podamos para minimizar las consecuencias. Esto se ve claro en una situación de incendio, donde lo primero es poner a salvo los miembros del equipo y todo el material que podamos.
- Acabar trabajos. En algunas situaciones puede ser interesante completar algunas tareas para poder reclamarlas o tener derecho al pago asociado. Esto ocurre cuando se prevea que el cliente puede entrar en suspensión de pagos.
3- Analizar la situación.
Una vez la situación se ha definido como una crisis, se ha comunicado y se han controlado los efectos iniciales, llega el momento de realizar un análisis más profundo de la situación, sus causas y sus consecuencias, tanto para el proyecto como para la organización que lo ejecuta.
Este análisis es necesario para poder decidir sobre la continuidad del proyecto. En cierta forma se vuelve nuevamente en la fase de inicialización del proyecto.
4- Tomar la decisión de como continuar
En base al análisis realizado en el punto anterior, el sponsor o comité de dirección del proyecto debe tomar una decisión sobre como continuar. Esta decisión, a la cual algunos autores se refieren como decisión fundamental, puede seguir tres direcciones:
- Cancelar el proyecto. Cómo su nombre indica no se continúa con el proyecto. En este caso debe hacerse el proceso de cierre considerando que no se ha completado el proyecto. Intentando salvar y aprovechar lo máximo del trabajo realizado.
Cierre de proyecto
- Aceptar. Esto sería equivalente a ignorar y aceptar las consecuencias de la crisis, continuando con el proyecto como si no hubiese ocurrido esta situación. Obviamente esto no implica que no existan consecuencias, sino que estas son absorbidas por el propio proyecto o la organización. Por ejemplo, si tenemos un incendio que daña una parte del trabajo ejecutado, podemos decidir arreglar el daño y continuar, quizás recibiendo presupuesto adicional para cubrir esta reparación.
- Adaptarse. Es una situación similar a la anterior, porque también continuamos con el proyecto. En este caso existen modificaciones importantes en el plan del proyecto que pueden afectar a su alcance, costes o plazos. En la práctica supone el comienzo de un nuevo proyecto, a veces incluso con un nuevo equipo y responsable. Esta situación suele ocurrir en proyectos que se paran al finalizar la fase de ingeniería. Cuando estos deciden continuar con la ejecución se detecta un incremento significativo de los precios del mercado, no siendo posible ejecutar el proyecto inicial con el dinero disponible. En este caso se suele recortar el alcance, ajustándolo al presupuesto.
Una crisis típica de los últimos años ha sido la provocada por proveedores que, sin previo aviso ni indicios de que pudiera pasar, cierran y te quedas con las máquinas a medio construir y con grandes dificultades para retirarlas y conseguir acabarlas con tus propios medios o externos.
He vivido este tipo de crisis y lo básico es la capacidad de reacción que tengas y no dejar pasar ni un día sin actuar con todos tus recursos.
Solo tienen de bueno que aprendes mucho, agilizas tu organización y si al final logras salvar el desastre, tu empresa gana confianza en si misma.