Cierre de proyecto
. ¿El proyecto acaba con la aceptación del último entregable?. Pues lo cierto es que no, una vez se han ejecutado y aceptado por parte del cliente todos los entregables, aún queda una última cosa por hacer: realizar el cierre de proyecto. Sigue leyendo y te explico este proceso.
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Plantillas Profesionales para Proyectos
¿Qué es el cierre de proyecto?
Formalmente, la fase de cierre del proyecto o conclusión del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo. Este aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida.
De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de cierre, ajustado a su alcance en particular. Por lo tanto, aunque el artículo está escrito en referencia al proyecto en su conjunto, lo comentado sería igualmente válido para una fase del mismo.
Proceso de cierre de proyecto por aceptación
Este es el tipo de conclusión más habitual en proyectos. Cuando se ha completado todo el alcance de este y el producto resultante ha sido entregado y aceptado por el cliente.
Como cualquier proceso, la fase de cierre de un proyecto está formada por un conjunto de pasos que deben realizarse. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:
Conseguir la aceptación del proyecto
El primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado los entregables del proyecto. Para ello el cliente debe oficializar que los entregables han cumplido con el alcance, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover. Lo que habitualmente se hace con el acta de cierre o certificado de aceptación.
Cierre de proyecto
Plantilla acta de entrega
Cerrar punto abiertos
En proyectos con una cierta complejidad puede ocurrir que el cliente acepte el resultado, aunque existan pequeñas cosas a finalizar o solucionar. Esto es lo que se llaman puntos abiertos, los cuales no deben afectar al uso del producto o su seguridad. Un ejemplo de punto abierto sería dar una capa de pintura a una zona mal pintada.
Plantilla puntos pendientes
Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo después del proyecto, este no puede considerarse como cerrado.
Por ejemplo: en un proyecto de instalación de un equipo, los puntos abiertos de poca importancia los puede asumir el equipo de servicio técnico o mantenimiento. En este caso, el proyecto se cierra y lo que quede se trata como un trabajo de este departamento.
Cierre del contrato con el cliente.
Este es un punto muy importante en el proceso de cierre, ya que formaliza que no existirán trabajos a posteriori (excepto los puntos abiertos). A parte, es lo que permitirá emitir las facturas que estén vinculadas a la entrega del mismo
Cierre de los contratos con proveedores.
De la misma forma que ocurre en el contrato o pedido entre nosotros y el cliente, también se debe proceder a aceptar y cerrar los pedidos que tengamos con proveedores. Esto implica que damos por bueno lo entregado y que por tanto se pueden liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos.
Liberación del equipo interno.
De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que se efectúa el cierre del proyecto. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo.
Formato orden de trabajo
Cierre financiero del proyecto.
Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto. Y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado.
Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto. El proyecto no puede cerrarse a nivel administrativo hasta que todas las facturas han sido pagadas.
Cierre administrativo del proyecto.
Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto.
La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto. Y poder iniciar el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.
Lecciones aprendidas y documentación del proyecto.
Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización.
Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.
Proceso de finalización de un proyecto sin completar
Los principales motivos que pueden originar el cierre de un proyecto sin que este haya completado su alcance original son:
- Imposibilidad de cumplir con los objetivos. Puede ocurrir que a medida que avanza el proyecto y se genera mayor conocimiento sobre este, se acabe descubriendo que no será posible cumplir con los objetivos dentro de las restricciones definidas. En este caso el proyecto pasa a formar parte de los llamados “proyectos imposibles”, y deja de tener sentido continuar.
- El proyecto ya no es necesario. Cualquier proyecto se ejecuta para cubrir una determinada necesidad, la cual puede variar o desaparecer. En este caso el proyecto deja de tener sentido, y por tanto lo más sensato suele ser parar las actividades para evitar costes adicionales.
- Alguna de las partes no quiere continuar con el proyecto. Puede darse el caso de que el cliente o nuestra organización dejen de estar satisfechos con el acuerdo y decidan cancelarlo unilateralmente
- Cierre del cliente. Este es un caso que no suele salir en los manuales, pero que por desgracia me ha tocado descubrir en la práctica. El cliente cierra su actividad en medio de la ejecución, por lo que el proyecto se para.
- Cierre de la organización que ejecuta el proyecto. De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que sea nuestra empresa la que cierre. Aunque teóricamente el proyecto debe cerrarse igualmente, en la práctica me temo que no podríamos hablar de que exista el de cierre, ya que el propio director del proyecto habrá perdido el empleo.
El punto en común de todos estos motivos es que el cierre se hace con el proyecto sin completar el alcance, por lo que el trabajo y los contratos generados están en un punto intermedio de su ejecución.
8 causas de proyecto fracasado
Cómo finalizar un proyecto sin completar
En este caso el proceso de finalización o cierre viene determinado por la confirmación oficial del fin del proyecto, la cual debe llegar al director del proyecto siempre a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto, al menos de forma oficial. En la practica, si el cierre viene desde el cliente, este suele llegar al director del proyecto por ser la persona de contacto. A partir de este momento, el director de proyecto debe seguir el siguiente proceso:
Costes en el momento del cierre
Como esta orden de finalización del proyecto va a llegar en medio de las actividades. Lo primero es parar estas, cuantificar su grado de avance, y analizar las consecuencias del cierre. Estas consecuencias pueden ser diversas, pero básicamente estarán ligadas a los costes incurridos y comprometidos por las actividades en curso:
- Los costes incurridos serían aquellos originados por el trabajo realizado, independientemente de que haya generado o no un entregable. Obviamente nuestra preocupación será identificar aquellos costes incurridos que no han sido facturados, o no pagados si la factura ya ha sido emitida. Dentro de los costes incurridos es importante separar aquellos que son medibles y demostrables, normalmente ligados a un entregable desarrollado parcialmente (media pared construida en una obra), de aquellos que no son demostrables (costes de administrativos y de gestión).
- Como costes comprometidos serían los costes futuros que no podemos evitar pagar. Esto incluye el coste del trabajo en proveedores ya ejecutado, aunque no necesariamente entregado, y aquellas penalizaciones o condiciones de cancelación contractuales que generen un coste.
Efecto de los costes del cierre
La importancia de definir y cuantificar el estado financiero en el cierre de un proyecto, y las consecuencias del cierre, viene determinado por diferentes aspectos:
- Estos costes deberán ser asumidos por el proyecto de cualquier forma, por lo que o bien deben ser reclamados al cliente como un pago pendiente, o aceptados por la organización como perdidas. En el primer caso existe un riesgo de impago que la organización debe considerar.
- En algunos casos esta situación puede generar oportunidades para la organización, aunque sean únicamente para reducir el efecto del cierre. Como ejemplo de ello estaría un proyecto en el que participé donde se debían instalar unos equipos en un cliente, los cuales se habían mandado de un continente para otro. El proyecto paró por cierre de la actividad del cliente sin haberse realizado la puesta en marcha de los equipos. Esto generó la oportunidad de recomprar los equipos a un precio inferior al de fabricarlos de nuevo, y usarlos en otro proyecto dentro de la misma región. Por ello aunque estos se vendieran en el nuevo proyecto con un precio rebajado, al ser producto usado, el margen de la venta podía ser superior.
- En algunos casos los costes comprometidos en el momento del cierre de un proyecto pueden obligar a replantear la decisión de cierre. Si las penalizaciones a pagar son significativas respecto al coste del trabajo pendiente, puede ser interesante completarlo y disponer del producto resultante.
- En caso de que el proyecto esté muy avanzado, también puede ser interesante que la organización lo asuma como proyecto interno en lugar de cerrarlo. Con esto puede conseguir un producto a un coste bajo, debido a que parte del proyecto ya ha sido pagado, por lo que puede ser vendido a otros clientes.
Por lo tanto, existe una retroalimentación entre este análisis de la situación y la decisión de cierre de un proyecto a nivel interno.
Proceso de cierre
Una vez esta decisión se confirma, el proceso es exactamente igual al proceso normal de cierre de un proyecto. Aunque en el momento de cerrar financieramente el proyecto pueden existir unos pagos pendientes que deberán ser reclamados o computados como perdidas.
En proyectos para terceros, el cierre de un proyecto que no se ha acabado puede generar el inicio de un proceso de reclamación y cobro de las cantidades pendientes, el cual puede llegar a implicar acciones legales; lo que desde mi punto de vista ya no formaría parte del proyecto.
Mi opinión es que el director del proyecto debe intentar facturar todo lo posible dentro del cierre del contrato con el cliente. Identificando aquellas cantidades que no ha sido posible facturar, y que deberán ser consideradas una perdida para el proyecto. Posteriormente la organización debe intentar compensar estas pérdidas con los procesos de reclamación que considere oportunos, o aceptarlas.
¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?
Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con proveedores:
- Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.
- Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
- Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.
Excelente informacion ! !
muy interesante
muy bueno
Muy bueno el curso felicitaciones
El cierre del proyecto es la culminacion de un proceso ,y es el momento de hacer un balance del mismo, durante EL CIERRE DEL PROYECTO podemos advertir como se ha terminado y en especial si se han alcanzado los objetivos. Esta ultima FASE forma parte de la GESTION INTEGRADA DEL PROYECTO, con la revision por parte del director del proyecto ,de todo lo que se ha realizado correctamente y de los objetivos fijados ,podremos decir que han sido alcanzados .Esto tambien nos permite evaluar LOGROS -DEFICIENCIAS, para tener en cuenta y referencia a proyectos futuros.
Es una etapa muy importante. En mi campo proyectos de ingeniería Minera y energía, cuando estamos en la etapa de creación del proyecto. Es un entregable con el que se puede construir el proyecto, la etapa de ejecución requiere supervisión que es otro proyecto, cuyo cierre es más complicado que el anterior. Ya que hay que esperar 1 o 2 años por las garantias de control de calidad, que implican una retención del 10 a 20% del monto de la obra.
ME Parece interesante,Hay parte que comprende la ssostenibiidad o sustentabilidad del proyecto en la que la organizacion coordinadora debe hacer la tutela de los entregables y hacer las conexiones con los gobiernos locales, ongs para el seguimiento de los proyectos
bueno estamos llevando acabo un nuevo proyecto de desarrollo del medio ambiente como una de la etapas de creación del proyecto para tener un medio ambiente donde puedan tener mejor oxigeno y se un aire puro . Este tipo de proyecto cuenta con personas que tiene que supervisar la ejecucion del proyecto para generar un mejor medio ambiente mas puro y mejor para los ciudadanos
Buenas tardes
Alguien de ustedes hace o conoce a personas o empresas que hagan Entregables para Proyectos??
Sería de mucha ayuda su respuesta.
Gracias !!
Hola Michelle
A qué te refieres con una empresa que haga entregables? Hay empresas de proyectos, los entregables son parte del proyecto, no algo que se haga de forma independiente
Saludos
Albert
El cierre del proyecto se suelde dejar de lado debido a que se tiende a dar mayor importancia a los nuevos proyectos. Sin embargo, el correcto cierre del proyecto nos ayuda a liberar recursos debidamente y a mejorar en los futuros proyectos. Por eso, el cierre es una actividad a tener muy en cuenta en el ciclo del proyecto. Os dejo con algo más de información al respecto:
http://gestiondeproyectos-master.com/cierre/
Saludos,
Fran
Trabajo en un proyecto y en un par de meses estamos concluyendo una obra de casi 5 años y a raíz de ello, se ha generado bastantes comunicaciones entre contristas, clientes, proveedores y supervisión, Podrían darme un consejo de cómo poder hacer la entrega de todas las carpetas entre planillas de pago, informes y correspondencia que hemos generado para cerrar esta parte de mi proyecto?
Hola Rosario
Lo importante es que la entrega se haga de forma oficial y aceptada por el cliente. Si tenéis una lista de documentos, la podéis usar como lista de entregables de lo que se está traspasando. Obviamente, también sería recomendable que primero acordárais lo que se debe traspasar, ya que no toda la documentación generada es importante para el cierre.
buena informacion
tengo una exposición del tema. seguimiento y cierre de los proyecto y no se como desarrollar este tema.. ayuda porfavor
SOBRE PROYECTOS PÚBLICOS, EXISTE PROYECTO DE HACE 7 AÑOS Y SE GASTO EL DINERO PRESUPEUESTADO INCLUSO SE NOTA EN EL SOSEM EL MONTO DEVENGADO, Y AL MANDAR LA LIQUIDACION POR OFICIO, SE OBSERVA QUE EL PROYECTO SE ENCUENTRA INCONCLUSA, NO EXISTE EXPEDIENTE, SE VISUALIZA QUE EL PROYECTO SE ENCUENTRA EN LA FASE VIABLE COMO SE HACE PARA PASAR A LA FASE DE INVERSION, QUE TRAMITES O ACCIONES TOMAR.
PARA QUE PASE A LA FASE DE INVERSION NECESARIAMENTE EL PROYECTO TIENE QUE ESTAR VIABLE. CASO CONTRARIO NO ES POSIBLE.
en un cierre de cualquier proyecto para mi es la satisfacción del la comunidad donde se desarrollo el proyecto, allí debe de jugar un papal preponderante los gobiernos locales, con el fin de verificar dicho cumplimiento, revisando el aspecto social, ambiental, humano etc. de la region.
¿Puedes explicarnos màs sobre esto?, ha sido fantastico encontrar mas explicaciones sobre este tema.
Saludos
Quiero hacer parte de este comentario a cerca del cierre de un Proyecto.
Considero la relevancia que se debe tener en el cierre de un Proyecto, porque es allí donde podemos decir que se oficializa la finalización de todos los compromisos, tanto con la organización como con las personas externas, certificamos el cumplimiento de los compromisos adquiridos,liberando totalmente al equipo del proyecto.
Para la fase final de un proyecto llamado cierre en este diplomado,cabe resaltar que para efectuar la entrega ; se deben de tener las actas de recibo definitivas,firmadas y aprobadas por el cliente, donde se manifieste la conformidad con el producto o servicio para el cual fue contratado una persona y/o empresa, resaltando que estos documentos deben ir soportados con el informe final de obra, especificando las conformidades, aceptación de los procesos constructivos, materiales utilizados,paz y salvo del personal utilizado en en proceso, pagos a contratistas, pagos y o aportes a la seguridad social, paz y salvo de proveedores; sin embargo se debe tener en cuenta que el cierre del proyecto no se entenderá como culminado hasta no cumplir con los requisitos y tiempos exigidos por las pólizas y compromisos referentes a la GARANTÍA, Para lo cual se debe tener como base un equipo que aunque no este presente, estará disponible para cualquier requerimiento y cumplir con lo estipulado en la FASE DE GARANTÍA, amparada por una PÓLIZA.
Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo.
ES el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.
el cierre del proyecto me parese espectacular
para finiquitar el cierre de un proyecto es importante la entrega a satisfacción del cliente y de los implicados en este e importante que lo entes competentes realicen las auditorías para confirmar que se ha realizado la ejecución con trasparencia y que este fue culminado con éxito sin dejar cosas inconclusas
Muy bueno todo el aprendizaje qe nos a brindado este curso
muy buena la informacion
Todo el proceso de auditoria es importante , pero lo es más el del cierre , por que es en este donde vamos a certificar verdaderamente si el proyecto cumplió con con el alcance y todos los entregables.
La información suministrada es clara es puntual.
Excelente enseñanza.
ha sido una experiencia excelente y una decisión muy acertada realizar el diplomado
muy interesantes los contenidos temáticos y por lo mismo muy buen aprendizaje
gracias por esta gran oportunidad.
El cierre de un proyecto tiene grandes responsabilidades en el oficio de la interventoría y la auditoria esta es una muestra de la aplicación de todos los procesos, y actividades aplicados en su ciclo de vida; de la eficiencia, eficacia y responsabilidad con que sea tratado un proyecto en su gestión y realización.
Muchas Gracias por el curso excelente. Considero que el cierre de un proyecto está enmarcado en el cumplimiento del objetivo establecido del proyecto y se inicia con la suscripción del acta de terminación por las partes que intervienen aunque existen casos excepcionales cuando se da por terminado con antelación sin llegar a cumplir el objetivo motivo por el cual se generarían otro tipo de procedimientos para poder dar por terminado el proyecto.
Excelente información, es muy importante para los cierre de proyectos
La información suministrada es de vital importancia, ya que, logramos ampliar un poco más los conocimientos; que en definitiva, son los que debemos aplicar para tener un cierre adecuado en un proyecto determinado; y en donde, el destino final que es, en mi caso, una comunidad, reciba a satisfacción y con beneplácito la obra que los va a beneficiar para poner tener una mejor calidad de vida.
Me pareció muy bueno y
De mucha ayuda para nuestros proyectos a futuro y altual mente
Muy bueno para el cierre de un proyecto tener en cuenta la revivió de contratos y gestión de calidad
Entrega de el proyecto a los contratantes y cunplir con todos los requisitos qe la organización nos propuso
El cierre de un proyecto es importante por que nos damos cuenta de todo el proceso durante el proyecto que se realizo bien y en que se fallo para futuros proyectos salgan al 100% en su buena ejecucion.
Debemos realizar un correcto y completo cierre de los proyectos o de los contratos de obra; pensamos que con el acta de recibo final y recibo a satisfacción lo tenemos todo, pero olvidamos que se requieren documentos finales para poder Liquidar el contrato (paz y salvo del personal y de proveedores entre otros, pólizas finales, manuales de uso y mantenimiento, planos record, etc.); en este momento final algunos de esos documentos generalmente no los tenemos o no los podemos obtener, porque desde el inicio la comunicación no fue clara sobre los documentos y procedimientos que se requieren para todas las etapas del proyecto.
Si bien es cierto que para realizar el cierre del proyecto se deben hacer las actas de culminación del mismo , es importante involucrar a todos los interesados directos e indirectos , ejemplo : En una impermeabilización de fachadas intervienen los siguientes interesados directos : Administración , empresa contratista, interventoría – auditoria , yo personalmente invito a representantes del consejo y propietarios a participar en las actas de entrega y pruebas técnicas ; esto para que el cumplimiento del contrato y la satisfacción sea real y pueda ser documentada ya que como interventores tenemos una responsabilidad compartida.
NOTA:
En proyectos civiles , como interventores debemos velar por el cumplimiento del contrato , pero es importante inclinarnos también hacia la técnica y la correcta aplicación de la misma.
La toma de decisiones con base en datos objetivos es un principio que debe aplicarse durante todo el proyecto es bastante útil a la hora de cierre de una fase o del proyecto en general.
Muy interesante las pautas del cierre de un proyecto y el tener en cuenta las plantillas a utilizar.
En la fase de cierre del proyecto se debe verificar el cumplimiento de los objetivos y requisitos establecidos, así como validar la aceptación de los entregables por parte del cliente. En caso de presentarse incumplimientos, se deben realizar los ajustes necesarios. Adicionalmente, se procede al cierre de los contratos, al cierre administrativo y financiero, y a la documentación del proyecto, incluyendo las lecciones aprendidas para futuros proyectos.
El cierre del proyecto es importante porque permite finalizar formalmente todos los compromisos adquiridos, tanto con la organización como con los proveedores y el cliente. Asimismo, certifica y oficializa el cumplimiento del alcance y de los compromisos del proyecto, lo que implica que no quedan actividades pendientes y que cualquier nueva solicitud será gestionada como un nuevo proyecto.
De igual forma, el cierre permite la liberación total del equipo de trabajo, facilitando la asignación a nuevos proyectos. Finalmente, garantiza el cierre administrativo y financiero, incluyendo el cierre de los contratos con proveedores y cliente, así como el registro final de los resultados del proyecto.
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