Cómo organizar tareas
Como en cualquier otro trabajo, la dirección de un proyecto genera un alto volumen de trabajo y tareas. Las cuales acaban acumulándose y deben ejecutarse buscando la máxima eficiencia y productividad. Por lo tanto, saber cómo organizar tareas y evitar la multitarea es algo básico para cualquier director de proyectos.
En este post trataremos el tema de una forma más general. Que tanto puede usarse a nivel de proyectos, o para la gestión de nuestras propias tareas. La parte más relacionada a la gestión de tareas de un proyecto se trata en el apartado de planificación.
Reducir el plazo del proyecto (crashing y fast tracking)
Cómo hacer el cronograma de actividades
Cadena crítica en proyectos
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7 consejos para priorizar tareas
Respetar los plazos
El primer criterio para priorizar tareas es su efecto sobre los plazos del proyecto o del trabajo que tengamos comprometido. Obviamente serán más prioritarias aquellas tareas que tengan efecto sobre los plazos de entrega. Y que de atrasarse, provocaran un atraso en la entrega e incumplir compromisos.
Usar fechas límite o hitos intermedios
Relacionado con el punto anterior, pero con el objetivo de tener una referencia para poderlo aplicar más fácilmente, es recomendable marcarnos fechas límite o hitos intermedios a forma de entregas ficticias.
Plantilla plan de hitos
De esta forma, estas entregas autoimpuestas nos facilitaran la priorización a corto plazo, ya que a veces, cuando el objetivo o el hito está muy lejos en el tiempo tendemos a no darle importancia; lo que al final hace que se nos acumule el trabajo y tengamos más posibilidades de incumplirlo.
Considerar las consecuencias
Otro criterio, o una alternativa cuando no es posible cumplir con todos los compromisos, es priorizar en base a las consecuencias de no cumplirlos. En este caso no estamos hablando de las consecuencias relativas a atrasos, sino del efecto que este atraso puede tener sobre el negocio, la relación con el cliente, otras tareas, etc.
Obviamente en este caso priorizaremos aquellas tareas que tengan unas consecuencias negativas mayores. Por ejemplo:
Si estamos a 12 de noviembre y tenemos que preparar dos banners: uno para promocionar un evento que ocurre el 14 de noviembre y otro para un evento que ocurre a finales de diciembre. Si tenemos que priorizar, asumiendo que nos lleva 1 día hacer cada banner, debemos considerar que un atraso de un día en primer cliente puede suponer perderlo; ya que en dos días dejará de interesarle la promoción y un atraso de un día supone reducir a la mitad la visibilidad; en el segundo cliente el efecto es mucho menor y seguramente no suponga un problema.
Considerar los efectos financieros de la tarea
En algunos casos las tareas llevan asociadas costes o ingresos significativos que nos puede interesar adelantar o atrasar en función de la situación del flujo de caja del proyecto, o la tesorería si somos un profesional.
Flujo de caja o cashflow
Por ejemplo, si tenemos una tarea pendiente de la cual depende poder emitir una factura. Podemos otorgarle mayor prioridad que a otra que no influya en la facturación; ya que estaremos adelantando los cobros.
Igualmente, si hacer una tarea conlleva un coste importante y no tenemos disponibilidad de efectivo (por ejemplo un viaje para reunirnos con un cliente lejano). Puede ser interesante mirar de atrasar esta para atrasar los costes.
Obviamente en este punto entra también en juego nuestra profesionalidad. Si un cliente ya ha pagado por un trabajo, es poco profesional atrasarlo porque ya hemos cobrado. En este caso talvez nos interese priorizar este trabajo para satisfacer al cliente y mantenerlo.
Considerar el tiempo requerido
Aunque este es un criterio más personal; en general prefiero sacar primero aquellas tareas que requieren menos tiempo para ser completadas.
Si tengo varias tareas con el mismo nivel de prioridad, haciendo las rápidas primero conseguiré reducir la cantidad de tareas pendientes (y cerrar temas) más rápidamente que si empiezo por las que me llevan más tiempo. Aunque obviamente el tiempo total para completarlas será el mismo. Obviamente esto debería repercutir en reducir el efecto que la acumulación de tareas prioritarias pueda generar.
Organizar tareas con la imagen completa
Esto en cierta forma engloba algunos de los puntos comentados anteriormente, ya que este consejo es priorizar las tareas a corto plazo en función de los objetivos y metas a medio o largo plazo.
O sea, ver que debemos hacer hoy para cumplir con los objetivos futuros o maximizar los resultados de nuestro trabajo; ya que al final suelen existir relaciones entre tareas presentes y futuras que acaban generando impacto a medio/largo plazo.
Considerar un tiempo para las tareas no urgentes
En cualquier trabajo existen tareas que son poco urgentes e importantes, pero que aun así conviene hacerlas. Por ejemplo asistir a formación o a un evento para hacer contactos. Lo que suele ocurrir es que estas tareas acaban por no hacerse porque todas las demás pasan delante.
A corto y medio plazo esto no representa un problema, incluso alguien puede considerarlo como ser eficiente. Pero a largo plazo lo pagaremos porque tendremos menos formación y contactos.
¿Cuál es la forma de evitar que esto ocurra? Pues dejar siempre un porcentaje de nuestra agenda para este tipo de tareas. De esta forma nos aseguramos de poder hacerlas y no sacrificamos la mejora a largo plazo por cumplir con el corto plazo.
Priorizar y organizar tareas para evitar la multitarea
Uno de los aspectos que más hace reducir la eficiencia de un proyecto o equipo de trabajo es la existencia de la multitarea. Esto se debido al tiempo que tardamos en pasar de una tarea a la otra y por el necesario periodo de adaptación a la nueva tarea.
Aunque de forma individual cada cambio sea insignificante, si esta práctica se vuelve habitual, al final acabaremos perdiendo mucho tiempo. Un estudio de la APA (American Psychological Association) resume la investigación de una serie de psicólogos y señala que la multitarea puede costar un 40% de tiempo de perdidas. De ahí la importancia de organizar tareas correctamente.
Cómo evitar la multitarea en proyectos
Por tanto, evitar en lo posible la multitarea es una forma de incrementar la eficiencia de la organización y del proyecto, lo cual no siempre es fácil debido a las continuas distracciones y al hecho de que habitualmente se trabaja en entornos multiproyectos.
Para ello podemos aplicar diferentes técnicas a la hora de planificar y gestionar nuestros proyectos:
Evitar la multitarea estableciendo prioridades claras
Actualmente se ha impuesto la costumbre de que todas las tareas son urgentes, lo que implica que al final ninguna lo sea.
A final esto implica un mayor número de conflictos, sobre todo cuando las tareas pertenecen a diferentes proyectos. Para ello es importante disponer de un método que nos permita organizar tareas de diferentes proyectos. De tal forma que el resultado en su conjunto sea el óptimo para el conjunto de proyectos. Para ello existen diferentes técnicas basadas en los métodos de Cadena Crítica y Valor Ganado.
Otro aspecto de organizar tareas es la gestión de las tareas propias, las cuales no siempre van a estar relacionadas con un proyecto en concreto. En este caso es importante poder destinar un tiempo para estas tareas propias y aplicar algún criterio de priorización.
Cómo organizar tu tiempo
Evitar la multitarea manteniendo una relación entre tareas
Uno de los efectos negativos de la multitarea es el tiempo que necesitamos para pasar y adaptarnos de una tarea a otra, el cual puede verse reducido si ambas tareas guardan una cierta similitud. Por lo tanto, si al planificar el trabajo de un determinado recurso procuramos que este tenga una homogeneidad en la tipología de tareas a realizar, este efecto será menor.
En la práctica esto se traduce en la especialización de los recursos. En muchas organizaciones vemos que se alaba la flexibilidad y la capacidad de las personas para hacer de todo, lo cual en muchos casos es algo negativo para la productividad. En empresas pequeñas y con pocos recursos esto es un mal necesario, pero en empresas medianas y grandes es mejor especializar las personas en tareas concretas.
Evitar la multitarea considerando la carga de trabajo global
Actualmente la mayoría de las empresas trabajan en un entorno multiproyectos. Lo que significa que los diferentes proyectos se desarrollan en paralelo y compartiendo recursos. Esto genera una dificultad adicional al gestionar y planificar estos, ya que no solo debemos considerar nuestras propias necesidades, sino también las de los otros proyectos con los que compartimos recursos.
En algunos casos esto no se hace, y cada proyecto se planifica de forma independiente, dejando la tarea de planificar a bajo nivel a cada individuo o área. Lo que implica un mayor número de conflictos, problemas de sobrecargas, y un resultado final que no suele ser el óptimo para los proyectos en su conjunto.
Un entorno multiproyecto se da cuando existen varios proyectos ejecutándose simultáneamente con interacción entre ellos por el hecho de compartir recursos. Esta situación dificulta la asignación de los recursos y crea conflictos entre los proyectos.
¿Qué es un diagrama de priorización?
Un diagrama de priorización es una herramienta sencilla que permite organizar tareas o proyectos siguiendo una jerarquía de importancia. De esta forma nos podemos enfocar y evitar la multitarea. Para ello es importante que cada uno de las tareas incluidas cuente con una valoración numérica de su importancia relativa para el conjunto del proyecto.
Por lo tanto, un diagrama de priorización bien realizado permite que los directivos de la empresa vean claramente qué proyectos son los más importantes. Así, podrán centrar la atención de los esfuerzos de la empresa en estos proyectos y aplazar o incluso eliminar los demás.
El método analítico jerárquico (AHP): una manera de organizar tareas
Existen múltiples sistemas analíticos que permiten organizar tareas en función de su importancia y su influencia para el resultado final. Uno de los más eficientes es el método analítico jerárquico (AHP). Se trata de un sistema de análisis multicriterio discreto que es capaz de emplear variables cualitativas y cuantitativas frente a múltiples objetivos. Fue desarrollado a finales de la década de los setenta por el doctor en matemáticas Thomas L. Saaty.
Se trata de un sistema de deconstrucción de estructuras complejas en sus componentes, obteniendo valores numéricos que representan la importancia relativa de cada uno y ordenándolos en una estructura jerárquica.
El método analítico jerárquico consta de tres principios: construcción de las jerarquías, establecimiento de prioridades y consistencia lógica.
Paso 1. Construcción de las jerarquías.
La construcción de jerarquías consiste en la descomposición del problema en otros problemas más pequeños, que son más fáciles de comprender y abordar. Un problema está constituido por un foco, unos criterios generales, unos criterios específicos y diferentes alternativas de solución.
- El foco es el objetivo del proyecto, comprendido de una manera amplia y global. Es aquello que se espera resolver.
- Los criterios generales son los elementos que definen el objetivo principal.
- Los criterios específicos son más concretos y constituyen detalles de los generales. Se pueden establecer tantos subniveles como sean necesarios.
- Todos los criterios deben ser cuantificables, bien mediante variables cualitativas o cuantitativas.
- Las alternativas son diferentes soluciones al foco u objetivo.
- Las jerarquías se deben representar mediante un diagrama similar al que se muestra en la siguiente imagen.
Paso 2. Establecimiento de las prioridades.
El siguiente paso es establecer una puntuación numérica para cada uno de los criterios específicos. La puntuación de cada criterio general corresponderá al resultado agregado de cada uno de los criterios específicos que lo constituyen.
Una manera de obtener esta puntuación es utilizar escalas. Una de las más empleadas es la de Saaty.
Paso 3. Consistencia lógica.
El valor de importancia asignado a cada uno de los criterios en que se ha dividido el proyecto debe ser consistente de manera lógica con el valor asignado a los demás.
Por ello, una vez establecidos los valores en base a la escala que hayamos utilizado, debemos revisar que exista una lógica interna entre estas puntuaciones.
La consistencia lógica implica que se cumplan los principios de transitividad y proporcionalidad:
- La transitividad implica que el orden entre las preferencias respete la lógica. Por ejemplo, si C1 es mejor que C2 y C2 es mejor que C3, entonces se espera que C1 sea mejor que C3.
- La proporcionalidad implica que exista una relación matemática consistente entre las puntuaciones obtenidas para cada criterio. Por ejemplo, si C1 es 3 veces mejor que C2 y C2 es 2 veces mejor que C3, entonces se espera que C1 sea 6 veces mejor que C3.
Resultado final
Una vez realizados todos los pasos del método analítico jerárquico se obtiene un diagrama con una cuantificación numérica de la importancia de cada criterio específico dentro de su criterio general correspondiente y otro valor con su importancia en el conjunto del proyecto.
En el siguiente ejemplo, se muestra un diagrama realizado para evaluar dos alternativas, carretera o aeródromo, para acceder a un pueblo apartado.
Como criterios generales se han establecido el ambiental, el social y el económico.
Como se puede observar, cada uno de estos criterios se ha dividido en criterios específicos.
A cada uno de ellos se le ha asignado una puntuación de importancia. La L significa el peso de criterio en su correspondiente nivel, mientras que la G corresponde a su influencia general dentro de la jerarquía.
Tras evaluar el grado de cumplimiento de los criterios generales y específicos que presenta cada una de las alternativas, a cada una de ellas se le asigna una puntuación global que expresa su adecuación para satisfacer los objetivos generales o foco.
Excelente artículo me ha servido muchísimo. De igual manera se puede utilizar para la priorizar proyectos? o qué otros aspectos se deben tomar en cuenta para asignar dicha prioridad a estos? tienen algún artículo donde desarrollan este tema?
Hola Ricardo
Gracias por tu comentario. Puedes ver más temas de priorización entre proyectos en los siguientes artículos:
https://recursosenprojectmanagement.com/priorizacion-en-entorno-multiproyecto/
https://recursosenprojectmanagement.com/priorizar-la-asignacion-recursos/
Saludos