Cómo hacer el cronograma de actividades
¿Sabes lo qué es un cronograma de actividades? ¿Conoces las diferentes formas de representarlo? ¿Conoces los pasos del proceso para crear el cronograma de actividades de un proyecto? Si te interesan estos temas, sigue leyendo.
¿Qué es un calendario de un proyecto?
De forma general podríamos definir el cronograma de actividades como : Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)
Diferencia entre el cronograma y la planificación
Muchas personas confunden el cronograma del proyecto con su planificación, lo que es erróneo. La planificación del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el cronograma es un documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos.
En otros artículos entraremos en mayor profundidad en el proceso de planificación , pero por ahora debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el calendario, nuestros proyectos no están planificados.
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¿Qué tipos de cronogramas de actividades?
Ahora que ya sabes lo qué es el calendario de actividades, el siguiente punto es conocer las diferentes formas de representarlo. Aunque pueden existir más, las tres formas más habituales de representar el cronograma de un proyecto son:
Cronograma de GANTT
Es lo que todo el mundo entiende como calendario, o sea la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra la duración de esta.
La principal ventaja del cronograma de GANTT es que permite ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración, y la fecha de fin del proyecto.
Herramienta para hacer el cronograma de Gantt. Crear un cronograma de Gantt puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación. En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear un calendario tipo GANTT, calculando de forma automática el camino crítico y el margen de cada tarea.
Plantilla diagrama de Gantt
Una particularidad de este cronograma es la posibilidad de incluir la ruta o cadena crítica, haciendo que este muestre las tareas más relevante para conseguir acabar el proyecto a tiempo o reducir su plazo.
Cadena crítica en proyectos
Calendario tipo PERT
Es una representación del calendario del proyecto que no considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha en función de las relaciones de precedencia y antecedencia. De esta forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de dependencia entre tareas, y el orden en que estas deber de ser ejecutadas.
Diagrama PERT de un proyecto
Cronograma de HITOS
Como veremos en otros artículos, los hitos no son tareas, sino acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones, finalización de entregables parciales, finalización del proyecto, reuniones importantes, inauguraciones, etc.
Normalmente el hito se sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una relación con estas, por lo que a la hora de reportar el estado del proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado de los principales hitos que lo componen. Este documento puede representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o en forma de tabla.
Plantilla plan de hitos
Estas tres formas de representar el calendario del proyecto aplicarían a proyectos gestionados según el enfoque tradicional (el definido por el PMI), ya que en el caso de usar AGILE, lo habitual es usar una planificación tipo Kanban
¿Cómo hacer el cronograma de actividades de un proyecto?
Paso 1- Crear la lista de actividades
El punto de partida para la planificación de actividades en un proyecto son los trabajos unitarios definidos en la Work Breakdown Structure. A partir de esta, deben definirse la lista de tareas necesarias para completar cada uno de los paquetes de trabajo, lo cual suele hacerse junto con expertos o el equipo del proyecto.
La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la primera muestra la descomposición del alcance (él QUÉ), y la segunda las tareas necesarias para completar este alcance (él COMO). Aunque ambas están estrechamente relacionadas, pueden haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo, así mientras el alcance es fijo y un compromiso del proyecto (WBS), las actividades no lo son.
Paso 2- Definir relaciones entre actividades
Una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto, estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de relaciones
- Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera. Es la relación más habitual.
- Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera.
- Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, respecto al final de la segunda.
- Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera
Estas relaciones serán las que nos permitirán ordenar las tareas en el momento de llevar a cabo la planeación de un proyecto.
Paso 3 – Estimar los plazos de las actividades
Este paso consiste en estimar el número de horas, días, semanas, etc. que se requieren para completar cada una de las tareas que forman el plan de actividades del proyecto. Para ello pueden usarse las técnicas de estimación de la duración de actividades explicadas en otros artículos, las cuales pueden basarse en el análisis de datos estadísticos, o técnicas de trabajo grupal.
Reducir el plazo del proyecto (crashing y fast tracking)
Cómo estimar la duración de una tarea
Paso 4- Definir el cronograma de actividades
Uniendo los plazos con la lista de tareas tendremos un primer cronograma de actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad. Esto equivale a considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, lo que habitualmente es falso.
Dentro de este primer crono grama de actividades debemos incluir los hitos del proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar del avance de forma resumida.
Paso 5- Incluir los recursos
Por lo tanto, el siguiente paso será incluir los recursos, lo que implica asignar a cada tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación (en el caso de realizar varias tareas simultáneamente), su capacidad de trabajo máxima, y su calendario laboral específico si lo tuviera.
Gestión de recursos
Paso 6 – Balancear los recursos
Balancear los recursos no es más que ajustar el cronograma de actividades para que ningún recurso supere su capacidad de trabajo máxima. Con ello nos podemos encontrar con dos situaciones diferentes:
- Que una tarea vea su plazo alargado por no disponer totalmente de un recurso. Por ejemplo, si una tarea tiene una duración de 40h de trabajo, una persona la puede ejecutar en una semana, pero si esta persona únicamente puede dedicarle la mitad de su tiempo, la tarea pasará a requerir dos semanas. Por tanto la tarea pasará a ser ejecutada en un plazo superior a su duración. En el cronograma de actividades de ejemplo podemos ver que el plazo de las tareas 1 y 2 se ha doblado porque le hemos asignado el recurso A con un 50% de dedicación.
- No disponemos del recurso en el momento necesario, lo que nos obliga a ajustar las fechas de la tarea a la disponibilidad del recurso. En el ejemplo de diagrama de Gantt podemos ver que la tarea 3 se ha situado por detrás de la tarea 4 al compartir el recurso B con ella.
Un punto muy importante para tomar decisiones en el balanceo de recursos es conocer la holgura de las tareas. Esta holgura permite saber que actividades pueden atrasarse, moverse o alargarse sin generar un atraso en el proyecto.
La nivelación de recursos
Paso 6- Incluir los márgenes del cronograma
La inclusión del márgenes en el cronograma se hace con la intención de proteger los entregables del proyecto, bien sean parciales o el final. De esta forma, el margen debe colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger, y siempre de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas que llevan hasta este entregable.
La holgura de un proyecto
Márgenes para proyectos y cómo dimensionarlos
Si volvemos al plan de proyecto que usamos como ejemplo, podemos imaginar que el hito 2 y la entrega final son entregables, y por tanto necesitamos protegerlos. En este caso el hito 2 depende de las tareas 2 y 4, por lo que protegeremos el hito 2 con un margen igual al atraso estimado para los riesgos asociados a estas dos tareas. En el caso de la entrega final haremos lo mismo, pero considerando las tareas 5 y 6, que son las tareas que hay entre el último margen incluido y la entrega.
Y porque no consideramos las tareas 1 y 3? Pues el motivo es que estas no forman parte del camino crítico, por lo que pueden retrasarse sin afectar al plazo de entrega. Obviamente esto no quiere decir que no las tengamos que seguir, ni que se puedan atrasar sin límite, ya que de atrasarse más que la holgura disponible, estas pasarían a formar parte del camino crítico, lo que nos obligaría a modificar el cronograma.
Paso 7– Ajuste del cronograma de actividades
Una vez tenemos el cronograma de actividades del proyecto, este debe alinearse con el resto de planes del proyecto (riesgos, costes, etc.), y contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto, lo que puede implicar cambios en los pasos anteriores, y por tanto volver a hacer el cronograma. El proceso de planificación de un proyecto suele ser un proceso cíclico.
Existen multitud de motivos por los cuales deberemos ajustar o planificar el proyecto de nuevo; entres estos podríamos destacar:
- Detección de nuevos riesgos: como la posible falta de un recurso en un determinado momento, o tener que hacer actividades de exterior en momentos climáticamente adversos.
- Coste demasiado elevado. Lo que nos puede obligar a usar recursos de menor nivel (normalmente más económicos pero con menor rendimiento), modificar las tareas, o tener que replantear el plan de compras.
- Disponibilidad de un determinado recurso en el momento que se necesita, lo que implicará tener que replantear la tarea afectada con otro recurso, o cambiar las fechas de esta.
- Plazo fuera de lo solicitado. En este caso deberemos aplicar técnicas de compresión del cronograma para conseguir reducir el plazo.
La integración del proyecto
Reducir el plazo del proyecto (crashing y fast tracking)
Consideraciones generales para hacer un cronograma de actividades.
Junto con estos 7 pasos para crear el cronograma de actividades de un proyecto, hay una serie de consideraciones generales que debemos tener en cuanta para poder aplicarlos correctamente:
- Proceso cíclico: el proceso de planificación de actividades de un proyecto suele requerir de varias iteraciones hasta conseguir un buen ajuste.
- Proceso por fases: no siempre es posible hacer al inicio un crono grama detallado de todo el proyecto, lo que implica que se deberemos realizar una planificación por fases. De esta forma, la planeación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida que avanza el proyecto.
- Consensuado y aceptado: es importante hacer el cronograma del proyecto junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el cronograma de actividades conjuntamente con el equipo facilita su aceptación y compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento.
- Nivel de detalle de un cronograma: ¿Tiene sentido que un proyecto de 2 años de duración se planifique en segundos? ¿Y que uno de 5 días se planifique en semanas? Claramente no. ¿Pero cuál es la unidad de tiempo adecuada a considerar en el cronograma? En algunos textos se recomienda que la unidad de tiempo del cronograma del proyecto sea del orden del 2-3% de la duración total.
- Dedicación de los recursos: aunque teóricamente los recursos se balancean considerando una dedicación del 100%, en la práctica es mejor considerar una dedicación entorno al 85%-90%, ya que cualquier trabajador debe asumir en su jornada trabajos fuera del proyecto (realizar partes de horas, reuniones, etc.) que le restan capacidad.
Consideraciones finales sobre hacer el cronograma
Para acabar este artículo, quiero compartir dos frases con cierto sarcasmo, pero que tienen su punto de verdad:
“Es falso que los proyectos se atrasen; todos los proyectos acaban a tiempo de acuerdo al último calendario aprobado”
Cada vez que el sponsor o el comité de dirección aprueban un nuevo calendario del proyecto, se genera una nueva línea base, por lo que los objetivos temporales del proyecto se ven modificados. Por tanto, el atraso o no del proyecto se mide siempre respecto a la última línea base.
Esto no significa que la solución a un atraso sea pedir una nueva línea base, ya que hay casos en que esto está justificado, y se considera parte de una dirección de proyectos correcta, y en otros casos es la consecuencia de una mala dirección.
“Hay directores de proyecto que son grandes periodistas, ya que como estos, cuentan la realidad sin interferir en ella ni tomar partido”
Durante mi carrera he visto directores de proyectos que modificaban el calendario para mostrar la situación real del proyecto, ajustando en consecuencia la fecha de fin del proyecto. Luego emitían una nueva versión del calendario que mandaban al equipo, con copia al sponsor y al cliente, para que todos estuvieran informados de las nuevas fechas.
Excelentes sus artículos sobre planificación de proyectos
interesantes artículos, me han servido para aclarar dudas y resolver al algunas tareas.
Solicito de su ayuda en indicarme como referenciarlo, gracias
Me aclaro los pasos y definiciones fara hacerun cronograma
Muy buen artículo. Las explicaciones y ejemplos son claros.
Es muy interesante los artículos para la guía de nuestra proceso de formación.
Consulta:
Nivelación de proyectos vs aceleración del cronograma.
Hay un orden recomendado??? cuál debe realizarse primero???
Hola Heli
Nivelar es una parte de la planificación inicial, y si no lo haces no puedes asegurar que el cronograma sea factible al poder tener recursos sobreasignados. Acelerar sería optimizar los plazos, lo cual no puede hacerse bien si no partes de un cronograma factible.
muy enriquecedor el contenido del cronograma de tareas y nos enseña como organizarnos para la ejecución de un proyectos
yo creo que al realizar un tipo de cronograma cualquiera de cualquier proyecto será algo demasiado serio por lo tanto no debieran de a ver mas líneas ni otros cronogramas ajustables y cumplir con lo acordado y respetar fechas de entrega
buen día.
Yo considero que el calendario es la base de todo, nuestro objetivo es proyectarnos a lo que realmente es satisfactorios para el equipo de trabajo y así mismo este nos con llevara a la meta, pero hay que tener en cuenta que aunque hallan obstáculos el objetivo puede cambiar entonces tener plan (B) seria una opción aunque este cambie el foco jamás puede cambiar la meta.
Excelente articulo muy enriquecedor, aclara varias dudas
la planificación de proyecto es alcance y el éxito cual quier equipo de trabajo
Excelente informacion de la Gestion de Proyectos
yo creo que todo proyecto tiene que estar muy ajustado a los presupuestos tiempo y manera de realizarlo para non tenesr mucho contratiempo y un buen invercionista por supuesto
yo creo que todo proyecto tiene que estar muy ajustado a los presupuestos tiempo y manera de realizarlo para no tener mucho contratiempo y un buen invercionista por supuesto.
muy completa la explicaion todos estos pasos nos llevan al exito muchas gracias.
específicamente resuelve las dudas a medida de que uno avanza y analiza muy buen material. muchas gracias
Organice mis ideas para realizar futuros proyectos laborales