Proceso de aceptación del proyecto

¿El proyecto o el entregable cumple con el alcance? Para responder a esta pregunta es importante llevar a cabo el proceso de aceptación del proyecto o de sus entregas. No siendo posible afirmar que esto es así hasta que el proceso se ha completado.

Una de las tres restricciones del proyecto es cumplir con el alcance definido, lo que significa que el producto resultante del proyecto debe tener las características y funciones que fueron definidas en el comienzo. Llevar a cabo el proceso de aceptación del proyecto es confirmar que esto es así, y que por tanto el proyecto ha cumplido con el alcance. De ahí su importancia.

Etapas del proceso de aceptación del proyecto

Dentro de este proceso de aceptación debemos distinguir dos etapas:

• La aceptación interna, que es aquella que ocurre dentro del equipo del proyecto antes de entregar formalmente los entregables. En algunas metodologías esto se considera como parte del control de la calidad.
• La aceptación externa, que es la aceptación de los entregables por parte del cliente. En el siguiente enlace puedes descargar una plantilla gratuita para hacer la aceptación del proyecto

Por lógica la aceptación interna debe ocurrir antes que la aceptación externa, y esta última antes del cierre.

Aceptación del proyecto interna

Es el proceso de aprobación en gestión de proyectos ocurre dentro del propio equipo del y determina si un entregable está completo y cumple con lo solicitado, y consecuentemente puede ser entregado.

Este proceso se realiza a lo largo de toda la fase de ejecución, y según la teoría forma parte de esta. Aunque cobra mayor importancia en la parte final de esta fase, a medida que se van completando los entregables. Para poder llevar a cabo este proceso es importante que se cumplan los siguientes requisitos:

• Disponer de una buena definición del alcance, tanto en lo referente al producto como al proyecto. Imaginemos que el entregable que estamos aceptando está formado por un conjunto de planos de ingeniería para un determinado componente mecánico. En este caso los planos deben de mostrar el componente mecánico de acuerdo a las características que este debe tener (producto), pero también deben estar hechos siguiendo los formatos, plantillas, etc. definidos por la organización (proyecto).Referente a este aspecto, es también importante haber definido previamente la composición del entregable (lista de planos, lista de materiales, etc), ya que un aspecto de calidad a controlar es que el entregable esté completo. Lo mismo es aplicable a las normas a seguir para realizar el entregable.

• Definir el flujo y responsables para realizar la aprobación de los entregables. Estos puede ser hecho en la lista de entregables. En función de la tipología del entregable puede ser necesario efectuar diferentes tipos de aprobaciones, como técnica, formal, etc. Por ejemplo un plano técnico deberá ser aprobado por el responsable técnico antes de pasar al director del proyecto, el cual revisará que el plano se corresponda con el alcance incluido en el proyecto.

• Disponer de un sistema de control de la documentación que permita saber el estado de aprobación de cada entregable y cuál es la última versión aprobada.

Una vez efectuada la aprobación interna del entregable, este puede ser entregado al cliente y continuar con el proceso de aceptación externa.

Aceptación del proyecto externa

Es la aceptación del proyecto que hace el cliente de los entregables creados durante su ejecución, y que determina si estos cumplen con los objetivos o no. Este aspecto tiene una importancia vital dentro de la gestión de proyectos por los siguientes motivos:

• Cuando se trata de la validación de una fase o de un entregable parcial, esta permite comprobar si vamos en la dirección correcta antes de ejecutar nuevos trabajos. Esto limita el volumen de horas o gastos sujetos a riesgo de retrabajo, lo cual reduce el riesgo del proyecto. En este sentido, una correcta definición de entregables parciales puede ser parte de una estrategia de mitigación del riesgo de no conformidades.
• Fija el punto de partida y la base para la ejecución de los siguientes entregables. Esto facilita que las nuevas solicitudes, relacionadas con los entregables aprobados, puedan ser tramitadas como cambios y por tanto no influir sobre los resultados del proyecto. Aunque a veces, por temas políticos o comerciales, no siempre es posible.
• Si el entregable está ligado a un hito de facturación, la aceptación formal de este permite emitir la factura. Por tanto una correcta definición y consecución de los entregables intermedios, y su facturación, es una herramienta importante para cuadrar el flujo de caja del proyecto y reducir sus costes de financiación, si los tuviera.
• La aceptación de un entregable permite liberar a los recursos que trabajaban en él, tanto internos como proveedores, los cuales pasan a estar disponibles para otros proyectos u otros entregables dentro del proyecto. Es importante esclarecer que la liberación formal de los recursos no se hace en la fase de aceptación, sino en la de cierre, aunque en la práctica su liberación depende de la aceptación formal del trabajo que realizaban, sobre todo si este estaba ligado a un entregable intermedio.

Estos puntos pueden verse más claro con un ejemplo.

Imaginemos que parte de la entrega de un proyecto de una planta industrial, correspondiente a la fase de diseño preliminar, es la definición de la obra civil. En este caso parece razonable hacer una entrega parcial de la obra civil, antes de comenzar las implementaciones, para que sea aprobada por el cliente. Con ello fijamos la distribución del edificio, que será la base de las implementaciones, liberamos el ingeniero civil, y si la entrega de la obra civil está ligada a un hito de facturación, podemos adelantar el cobro del proyecto.

Por su importancia en la planificación del proyecto, es importante remarcar que la aceptación no es algo que deba considerarse únicamente en el momento de realizar una entrega. Como se ha visto, la definición de entregables parciales y su aceptación tiene un efecto importante sobre las finanzas y riesgos del proyecto, por tanto el director del proyecto debe planificar también el proceso de aceptación como parte de la planificación del proyecto.

Adicionalmente, la aceptación de una fase o del proyecto constituye un requisito necesario para proceder al proceso de cierre.

Aceptación del proyecto por fases

En proyectos complejos, como pueden ser los de instalaciones industriales, infrastructuras, etc. puede ser normal encontrarnos con una aceptación en dos fases.

Aceptación parcial del proyecto

La aceptación parcial indica que existen algunos puntos abiertos que deben completarse, pero que no impiden proceder con el cierre del proyecto o fase. Esto implica bien pasar de fase o que el cliente empiece a usar el producto resultante. Por nuestro lado, deberemos completar estos puntos para conseguir la aceptación final.

En una aceptación parcial es importante definir bien los puntos que quedan pendientes. Ya que este tipo de cierre parcial lleva implícito el acuerdo de que una vez se completen todos estos puntos pendientes, la aceptación pasará a ser final.

Aceptación final del proyecto

La aceptación final significa que todo el alcance se ha completado, por lo que no existe ninguna tarea pendiente. Por ello podemos facturar y liberar todos los recursos del proyecto.  Esta aceptación final podría aplicarse a una fase, por ejemplo, la ingeniería. En este caso, el documento certificaría que se ha completado totalmente la fase de ingeniería y sus entregables, por lo que los recursos destinados a esta pueden liberarse, este trabajo puede facturarse, y podemos proceder a la siguiente fase.

En ambos casos es necesario emitir un certificado de aceptación. Este certificado es un documento formal, el cual forma parte de la metodología del PMBOK, que demuestra que se ha completado y aceptado un determinado alcance. Esta aceptación puede ser parcial o final. En nuestro pack de plantillas puedes encontrar una plantilla válida para ambos tipos de aceptación.