Plantilla acta de entrega

¿Qué es el acta de entrega de un proyecto?

El acta de entrega, certificado de aceptación o acta de recepción es el documento que permite oficializar la entrega del proyecto o de un conjunto de entregables, de tal forma que el cliente acepte el entregable y podemos liberar todos los recursos que teníamos asignados a este. En función de si estamos entregando el entregable final del proyecto o un entregable intermedio, podemos distinguir entre dos tipos de certificados de recepción:  total o parcial.

• El acta de entrega total corresponde a la entrega del entregable final del proyecto o de todo su alcance. Es obviamente la aceptación más importante.
• Por contra, la aceptación parcial se corresponde con una entrega parcial del proyecto o de un entregable intermedio. En un proyecto de construcción de 10 viviendas en dos fases de 5, la entrega de las 5 primeras viviendas sería una entrega parcial, igual que la entrega del anteproyecto.

 

¿Por qué es importante el acta de entrega?

El acta de recepción sea tal vez uno de los documentos más importantes dentro del proceso de gestión de alcance de un proyecto, ya que es el documento que permite oficializar una entrega y por tanto desencadenar las acciones que dependan de esta. Entre estas acciones podemos encontrar:

• La liberación de personas o recursos asignados al proyecto, que pasan a estar disponibles para trabajar en otros proyectos de la empresa.
• La facturación al cliente cuando la entrega sea también un hito de facturación. En el sector de la construcción es habitual que la ultima aceptación cueste de conseguir, de tal forma que cuesta emitir la última factura. Si trabajas en este sector seguro que sabes de lo que te hablo.
• El traspaso de responsabilidad de un grupo a otros cuando haya diferentes responsables en función de la fase del proyecto. Esto suele ocurrir en proyectos de industrialización de nuevos productos. Durante la fase de desarrollo el responsable suele ser ingeniería, pero una vez el diseño del producto esta finalizado, el proyecto pasa a ser responsabilidad de fabricación hasta su entrada en producción.
• Pago a proveedores. De la misma forma que a nosotros nos pagan cuando el cliente nos acepta un entregable, también los pagos a proveedores suelen estar relacionados con alguna entrega o finalización de trabajos.

Modelo de acta de recepción

Aunque cada plantilla de acta de recepción puede ser diferente, y no existe un formato válido o de uso obligado para todos los proyectos, si que existen unos mínimos que cualquier modelo de certificado de aceptación debería tener. A continuación te indico estos apartados y te muestro como rellenarlos en la plantilla que te ofrecemos en esta página.

Identificación del proyecto y tipo de entrega

Este es el primer apartado del certificado y nos permite relacionar este con un determinado proyecto. En nuestra plantilla te proponemos identificar el proyecto, el cliente y el pedido (o numero de proyecto) a que se corresponda. Con ello queda totalmente claro a qué hace referencia este documento.

Dentro de este primer apartado también se incluyen dos casillas para indicar si se trata de una aceptación parcial o final. Simplemente marcaríamos la que corresponda.

Identificación del entregable

Se trata de una descripción en texto del entregable al que hace referencia esta aceptación. Una buena forma de hacer esta descripción es referenciándola a un elemento de la WBS del proyecto o una partida del pedido, cuando se pueda.

A continuación de este apartado verás una área para poner comentarios. Suele ocurrir que se pueda realizar una entrega, o deba realizarse, pero esta no este totalmente completa o se hayan encontrado problemas. En algunos casos esto no es motivo suficiente para no aceptar la entrega, pero obviamente es necesario completar el alcance, por lo que estas diferencias o temas pendientes los podemos incluir como comentarios.

Área de firmas de la plantilla

Al tratarse de un documento muy importante para el proyecto y con implicaciones en diferentes áreas, este debe ir firmado, tanto por el responsable del proyecto y por el cliente. Nuestro modelo incluye unas casillas para ello.