Cómo hacer el control de riesgos

Junto con los cambios, los riesgos incontrolados son uno de los principales motivos de fracaso en gestión de proyectos. En este artículo te explicamos cómo hacer el control de riesgos durante la ejecución del proyecto para evitar que descarrile.

El punto de partida para hacer el control de riesgos son los documentos que se preparan en la identificación y cuantificación de riesgos:

• El registro de riesgos, que incluye los riesgos identificados y las tareas o paquetes de trabajo afectados, su impacto en coste y plazo, y las acciones a tomar en cada caso.
• La matriz de riesgos con aquellos que son más importantes y por tanto justifican formar parte de los márgenes y tomar acciones. Estos son en los que te vas a centrar.
• El cálculo del margen por riesgos.

Es importante entender que la información contenida en estos documentos es algo vivo, puede cambiar a lo largo del proyecto; por lo que el control de riesgos debe incluir revisiones periódicas de estos documentos. Para ello puedes aprovechar las reuniones de seguimiento del proyecto, incluyendo la revisión de los riesgos como un punto de la agenda.

Acciones definidas para el control de riesgos.

Lo primero a considerar cuando hagas el control de riesgos es asegurarte que las tareas que definidas en el registro de riesgos se han o se están ejecutando. Las estrategias posibles para hacer frente a un riesgo eran evitarlo, traspasarlo o mitigarlo, las cuales suelen tener un impacto en forma de costes o tareas adicionales. Obviamente si estas tareas no se ejecutan el riesgo sigue siendo el mismo; lo que en la práctica supone que estás aceptando el riesgo sin haberlo considerado en los márgenes. Por tanto, controla que estas tareas se llevan a cabo como planificaste.

Situaciones posibles

Durante el control de riesgos pueden darse cuatro situaciones diferentes:

• Aparición de nuevos riesgos que no se identificaron en la planificación. Esto suele ocurrir porque a medida que avanza el proyecto se tiene más información y conocimiento del mismo, y también se incorporan nuevas personas al mismo. Si esto te ocurre debes repetir los mismos pasos que en la fase de planificación: identificar el riesgo, definir la estrategia a seguir, y cuantificar su impacto. Esto puede suponer acciones o costes adicionales, los cuales te obligarán a modificar la planificación, estudiando en cada caso si esto puede ser absorbido por el proyecto o no. Si no lo puede absorber y el alcance o alguna de las restricciones se ven afectadas debes notificarlo a la dirección.
• Cambios en la importancia o impacto de los riesgos. El mayor conocimiento que se adquiere a medida que avanza el proyecto también puede hacer que los riesgos se vean de otra forma; cambiando su importancia o impacto a mayor o menor.Si el cambio es a mayor, lo que significa que el riesgo es más importante de lo que esperabas, debes actuar cómo en el punto anterior. Si tienes suerte y es a menor, talvez puedas dejar de hacer la tarea que tenías prevista y guardar el margen para otras contingencias.Estos cambios debes reflejarlos en el registro de riesgos y la matriz de impacto.
• Y por último también pueden desaparecer riesgos. Esto suele pasar por dos motivos: que la tarea asociada se haya completado sin haber ocurrido el riesgo, o debido a que se ha visto que este se había identificado incorrectamente. Esto último ocurre poco pero ocurre. Si la tarea asociada ya se ha completado sin problemas, deja de tener sentido hacerle seguimiento, y su parte del margen podría traspasarse al margen comercial o usarse para compensar los riesgos nuevos o que vayan a peor. Obviamente no digo nada de las tareas que definiste para gestionar el riesgo porque estas deberían haberse ejecutado antes de la tarea asociada al riesgo; si no es el caso mal.
• Si el riesgo se identificó incorrectamente lo suyo es quitarlo del registro de riesgos y la matriz de riesgos (descargar plantillas), y si es posible intentar recuperar el impacto de la estrategia que seguiste sobre el coste y tareas adicionales. Por ejemplo anulando un seguro si lo habías contratado.

¿Qué hacer si ocurre un riesgo?

Y dejo para el final la parte que más suele preocupar. ¿Qué hacer si ocurre un riesgo? Pues aquí hay dos respuestas, dependiendo si el riesgo se identificó en la fase de planificación o no.

La situación fácil ocurre cuando el riesgo estaba identificado y cuantificado; ya que en este caso únicamente debes recurrir al registro de riesgos (descargar plantilla) y aplicar la contramedida que definiste. La ventaja de haber analizado el riesgo con anterioridad es que ya conoces la contramedida y esta puede aplicarse de forma inmediata durante la fase de control de riesgos, evitando entrar en una situación de pánico y estrés. A parte, debido a que los riesgos aceptados fueron considerados en el cálculo de los márgenes, dispones de plazo y presupuesto para llevar a cabo esta contramedida.

Cuando el riesgo no estaba identificado la cosa se complica. En este caso no hay un plan de acción ni recursos para llevarlo a cabo, y debido a que los riesgos suele venir sin avisar, tampoco suele haber mucho tiempo para analizar los impactos y las acciones. La situación es similar a una crisis, más o menos grande en función del riesgo.

Obviamente la forma en que se desarrollen los acontecimientos dependerá del riesgo; pero como norma general lo primero que debes hacer es tomar medidas para reducir el impacto sobre el proyecto y las personas afectadas, parando la actividad si fuera necesario. Como estarás haciéndolo bajo presión debes evitar que el equipo del proyecto entre en pánico y se empiecen a tomar acciones de forma desorganizada; lo cual suele empeorar las cosas.

Una vez parado el golpe debes analizar el impacto y si este es asumible o no por el proyecto. Nuevamente si no lo puede absorber y el alcance o alguna de las restricciones se ven afectadas debes notificarlo a la dirección para estudiar cómo proceder.