Gestión de compras

En muchos proyectos debemos comprar o contratar parte del alcance a empresas externas, lo que se conoce como el proceso de compras. Este desempeña un papel muy importante en la consecución de los objetivos del proyecto y los riesgos que asumimos. Pero, ¿Cómo se hace la gestión de compras?

Este post se ha divido en dos apartados:

• Definición de las compras. Es la definición de aquellas tareas o actividades que serán subcontratadas a proveedores externos. Por lo tanto la definición de las compras en proyectos forma parte del proceso de planificación, y tiene un efecto significativo sobre el resto de la planes.
• Proceso de gestión de compras. Es la planificación, selección, contratación y supervisión de bienes y servicios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. Asegurando que se obtengan al costo adecuado, en el momento preciso y con la calidad requerida. Como resultado del proceso de compras tendremos la definición del proveedor que va a entregar cada paquete de trabajo. Lo que acabará plasmándose en un en plan de compras del proyecto, y será la base para generar los pedidos de compra.

Definición de las compras en proyectos

¿Qué es la definición de las compras en proyectos?

La definición de las compras en proyectos es la identificación de aquellas tareas, materiales, o servicios que deberemos adquirir fuera de nuestra organización para completar el proyecto. No supone el acto de comprarlos o de buscar los proveedores, sino simplemente su identificación. Esto último formarías parte de la gestión de compras que se explica al final de este artículo.

Esta tarea forma parte del proceso de planificación del proyecto, por lo tanto será necesario replantear esta definición diferentes veces hasta llegar a la planificación definitiva. Así mismo el nivel de detalle de esta definición irá variando a medida que avance el proyecto. Al inicio del proyecto partiremos de una definición general, que ira detallándose a medida de completemos las diferentes fases de su ciclo de vida.

Tener completada esta definición sería un requisito para poder empezar la gestión de compras. Ya que el proceso de compras implica seleccionar a los proveedores y mandarles una definición de o que queremos comprar.

¿Requisitos para realizar la definición de las compras en proyectos?

De forma general, la definición de las compras puede entenderse como parte de la definición de los recursos, con la salvedad de hablar de recursos externos e lugar de internos. Por tanto los requisitos en ambos casos serán similares:

• Haber definido el alcance del proyecto mediante la Work Breakdown Struture (WBS) y el diccionario de la WBS. Esto es clave para saber que tareas forman parte del proyecto, y por tanto identificar aquellas a que requieren compras.

• Tener una primera definición del cronograma y de los recursos. Uno de los motivos que puede generar la necesidad de subcontratar es la falta de un determinado recurso en el momento que el proyecto lo necesita, lo cual únicamente será evidente después de una primera definición el cronograma y los recursos.

Los lectores que conozcan el PMBOK verán que esto difiere del proceso de planificación definido por este. El PMBOK sitúa la definición de las compras antes de la definición de la WBS, la creación del cronograma y la definición de los recursos. Como el proceso de planificación es cíclico, y debe ejecutarse varias veces antes de darlo por completado, no existe en el fondo conflicto entre ambos puntos de vista. Aunque debido a mi experiencia profesional creo que es más simple definir lo que queremos comprar una vez tenemos claro lo que debemos hacer, y si tenemos o no los recursos para hacerlo.

¿Qué genera las compras en proyectos?

Si analizamos una tarea en concreto, podemos definir cuatro motivos principales que puede generar la necesidad de compras vinculadas a ella:

• No forma parte del negocio de nuestra organización. En muchos proyectos existen tareas que no están directamente vinculadas con la actividad de nuestra empresa, pero que al formar parte del proyecto debemos hacer. En este caso lo más habitual es subcontratar estas tareas a empresas especializadas y actuar como integradores.
• No disponemos de los recursos necesarios para hacerla, bien por ser un perfil muy específico o por falta de disponibilidad en el momento en que los necesitamos. En este caso podemos plantear incorporar el recurso al equipo, o pasar la tarea completa a un proveedor especializado.
• La tarea requiere de materiales para ser completada, por lo que deberemos prever su necesidad y considerar su compra.
• Es más económico o rápido hacer la tarea fuera que dentro de la organización. Aunque lo más habitual es hacer internamente todo lo que forme parte de nuestra actividad, puede ocurrir que en algunos casos sea más rápido o económico hacerlo fuera. A parte de considerar la política de la organización para estos casos, será necesario evaluar en detalle las dos opciones antes de decidir.

Conocer el motivo detrás de cada compra nos será muy útil para gestionar las compras.

Tipos de compras en proyectos

Aunque no es necesario conocer los tipos de compras que pueden darse dentro del proyecto para definir estas, sí que es importante entender sus implicaciones en la planificación del proyecto. De forma general es posible identificar tres tipos de compras:

• Compra de materiales. Esto se da cuando compramos los materiales que necesitamos para poder ejecutar una determinada tarea, sin incluir la ejecución de esta. Por ejemplo la compra del cemento para construir la estructura de un edificio, donde el proveedor entrega el cemento y nosotros construimos la estructura. En la planificación inicial del proyecto no siempre vamos a disponer de información detallada sobre este tipo de compras, por lo que habitualmente partiremos de una estimación inicial que iremos detallando a medida que avance el proyecto. Lo que sí es importante es identificar desde un primer momento cuando estos materiales deben estar disponibles, ya que deberemos planificar las tareas de definición detallada y realizar la gestión de compras para poder cumplir con esta fecha.
• Compra de servicios. Puede ocurrir que necesitemos de un determinado recurso en el equipo del proyecto, y que este no exista en nuestra organización o no esté disponible en las fechas que lo necesitamos. En estos casos una solución es la contratación externa de este recurso para que se incorpore temporalmente al equipo del proyecto. Es un caso similar al anterior, con la salvedad de que hablamos de personas en lugar de materiales. En este caso es importante identificar esta necesidad lo antes posible para asegurarnos que el proyecto es viable, si el recurso es crítico sin él no podemos hacer el proyecto, y que consideramos los costes adecuados, ya que un recurso externo suele ser más caro que uno interno. En el caso de recursos muy específicos o críticos para el proyecto es importante confirmar su disponibilidad cuanto antes.
• Subcontratación de tareas. A diferencia de los dos casos anteriores, aquí estamos contratado la ejecución de una tarea o conjunto de tareas. Lo que estamos comprando es el producto resultante, y no únicamente un determinado material o servicio. El hecho de estar comprando el producto resultante tiene dos implicaciones importantes:
  • Deja de ser necesario gestionar la ejecución de dicha tarea en detalle, aunque perdemos cierta visibilidad y control sobre esta.
  • Al estar traspasando la totalidad de la tarea a un proveedor, también es posible traspasar los riesgos asociados a dicha tarea.

Gestión de compras. El proceso de compras.

Obviamente no existe una regla general, y en diferentes organizaciones pueden existir diferentes procesos perfectamente válidos. En este artículo se propone un proceso de gestión de general que cubre los puntos más importantes a tener en cuenta.

Inicio del proceso de compras

Estos tres puntos suelen hacerse en paralelo, ya que son un prerrequisito para proceder al siguiente punto del proceso.

Preparación de las especificaciones de compra.

Cuando iniciamos un proceso de compras es para adquirir un determinado servicio o producto. Por ello debemos especificar claramente en que consiste este. Igualmente debemos especificar cómo y cuando queremos recibirlo, de acuerdo a las necesidades globales del proyecto.

Dentro de estas especificaciones de compra es donde podemos incluir listas de materiales, planos de ingeniería, esquemas, condiciones de aceptación, requisitos de calidad, etc. o sea, todo aquello que permita definir lo que esperamos recibir de este proveedor. En terminología inglesa esto se suele llamar RFQ (Request For Quotation).

Un punto importante al preparar estas especificaciones es determinar los riesgos que queramos asumiendo y los que queramos transferir al proveedor. Como puede ser una parte de la penalización por atraso, la garantía que debamos dar a nuestro cliente, etc. Esto debe estar alineado con el plan de gestión de riesgos del proyecto

Preparación de las condiciones de compra.

De forma similar a lo anterior, suelen existir algunas condiciones que aplican a todas las compras, independientemente del alcance especifico. Estas condiciones, normalmente definidas por el departamento de compras, deben adjuntarse en cada proceso porque también pueden suponer un coste adicional a incluir en la oferta por parte del proveedor.

Preselección de proveedores.

Cómo se explica en el artículo de homologación de proveedores, en organizaciones medias o grandes suele haber una base de proveedores homologados. Si es tu caso, deberás mandar la petición de oferta a los proveedores de esta lista.

Si estamos en una empresa donde no existe la homologación de proveedores, o si tenemos que hacer una compra poco habitual, deberemos buscar potenciales proveedores por otros medios (directorios, internet, etc). En este caso, aunque no existe el proceso de homologación, se deberá analizar los puntos más importantes del proceso de homologación para determinar a cuales acabaremos solicitándoles una oferta.

Envío de la documentación de compras

Una vez sepamos a que proveedores vamos a incluir en el proceso de compras y tengamos la documentación lista, llega el momento de mandarla.

En este punto es importante asegurarnos que estamos mandando toda la información relevante para poder ofertar. De no hacerlo corremos el riesgo de alargar el proceso de gestión de compras, o generar cambios después del pedido que encarecerán el proyecto y generarán desviaciones de coste.

Recepción y discusión de las propuestas.

Pasado un tiempo desde el envío de la documentación, normalmente definido o limitado en el momento del envío, empezaremos a recibir ofertas de los potenciales proveedores.

En este punto lo más importante es asegurarnos que todas las ofertas estén igualadas; esto significa que no existan variaciones de alcance entre ellas. Y obviamente que estas se correspondan con lo solicitado en nuestra documentación.

Evaluación de las propuestas. Fin del proceso de gestión de compras

Lo habitual en un proceso de gestión de compras es que inicialmente no todas las ofertas consideren exactamente lo mismo. Esto ocurre porque no se ha entendido bien nuestras especificaciones, por errores del proveedor, porque este propone un producto similar pero no igual, etc. Por lo tanto suele ser necesario efectuar algunas discusiones e iteraciones con los proveedores hasta asegurar que tenemos diferentes facturas comparables y que cumplen con lo que queremos.

Una vez dispongamos de varias ofertas que cumplan con lo que solicitamos, llega el momento de evaluarlas.

Lo más habitual es centrarse en el precio; lo cual ciertamente es lo más importante una vez hemos clarificado el alcance y si partimos de proveedores ya homologados. Pero hay otros aspectos que debemos considerar, tales como la capacidad del proveedor en este preciso momento, su capacidad de respuesta a cambios o soporte adicional, el peso que supone el pedido en cuestión dentro de su facturación global (un peso muy alto puede generar un problema de falta de liquidez), etc. Todos estos puntos deben considerarse y formar parte de la evaluación junto con el precio, ya que afectan directamente a los riesgos y forma en que se desarrollará el proyecto.