Control del proyecto

¿Quieres conocer cómo hacer el seguimiento y control del proyecto? En este artículo te lo explico y comparto enlaces a plantillas y herramientas que te facilitan llevarlo a cabo. Sigue leyendo.

Concepto básico detrás del control del proyecto

Toda la sistemática de planificación y control del proyecto se basa en una idea muy simple: si tenemos una planificación que muestra una forma realista de conseguir los objetivos y seguimos esta planificación, conseguiremos los objetivos. Por tanto controlar un proyecto se resume en hacer que este haga lo planificado, aplicando las correcciones necesarias cuando nos desviemos.

Requisito para realizar el seguimiento y control del proyecto

Desde un punto de vista formal, el principal requisito es tener un plan del proyecto aprobado por el sponsor o el comité de dirección. Con ello las diferentes planificaciones quedan congeladas y se crean las líneas base de costes, de alcance y de cronograma. ¿Quienes son el sponsor y el comité de dirección?

Las líneas base del proyecto son una imagen congelada y aprobada de la planificación de costes, alcance y plazos del proyecto. Su importancia radica en el hecho de constituir el punto de referencia para medir el avance del proyecto respecto a las tres principales restricciones:

• Línea base de coste. Es la distribución temporal de los costes que va a asumir el proyecto debido a ejecutar las tareas planificadas. Por ello sirve para comparar el coste real con el coste planificado a cada momento del proyecto. (ver el artículo de línea base de costes)
• Línea base del cronograma. Se trata del cronograma del proyecto, con la diferencia formal de haber sido aprobado. (ver el artículo de la línea base del cronograma)
• Línea base de alcance. Es el conjunto de actividades que componen el proyecto y que permitirán ejecutar los entregables, lo cual queda reflejado en la WBS aprobada (¿Qué es la WBS?). Sirve para cuantificar en cada momento el avance de cada actividad y entregable.

Aspectos importantes durante el control del proyecto

A nivel teórico cada aspecto de la planificación del proyecto requiere su control y seguimiento durante la ejecución, pero des de un punto de vista práctico podemos resumirlo en cuatro puntos:

Control del proyecto. Alcance.

Esto implica controlar que el equipo del proyecto está ejecutando las tareas y entregables definidos en la WBS, y únicamente estos, y que el resultado cumple con los requisitos acordados (control de la calidad). En general debemos considerar que una tarea que no cumple con los requisitos es una tarea no ejecutada.

Dentro del alcance hay un aspecto especialmente importante y motivo habitual de fracaso: la gestión de cambios. Todos los proyectos sufren cambios, lo cual no es un problema si se gestiona correctamente. Por ello el director del proyecto debe asegurarse de identificar todos los cambios y hacer que estos sigan el proceso de aprobación y gestión de cambios.

Aunque lo que voy a escribir es totalmente incorrecto desde un punto de vista teórico, considero que en la práctica es bueno que el director del proyecto tenga una cierta flexibilidad en relación a pequeños cambios, siempre que estos puedan ser asumidos por el proyecto. Esto evita muchos conflictos y facilita el avance del proyecto, lo cual al final supone una mejora para el proyecto y la relación con el cliente. Conseguir este balance no es fácil; ante la duda mejor seguir el proceso.

Obviamente esto es controlar que el proyecto se ejecuta dentro del plazo acordado; lo que se hace de forma diferente en función de la metodología de planificación utilizada:

• En la metodología PERT-CPM (ver el artículo de PERT-CPM) se considera que la duración de las tareas es determinista, lo que implica que es un valor fijo de acuerdo al margen de confianza utilizado para planificar. Por tanto, si el proyecto se desarrolla con esta metodología, el director del proyecto deberá controlar y realizar las acciones necesarias que cada tarea de forma individual se ejecute dentro del plazo definido para ella.
• Por otro lado, la metodología de Cadena Crítica (¿Qué es Cadena Crítica?) considera que la duración de las tareas no es determinista, y centra su foco en garantizar que el proyecto en su conjunto cumpla con el plazo definido. En este caso el director de proyecto deberá controlar el avance de las tareas dentro del camino crítico respecto al uso de la protección, y que el camino crítico no se ve alterado por atrasos en tareas que originalmente no formaban parte de este.

Un aspecto importante a considerar es que el control del plazo se hace con el cronograma aprobado sin considerar el margen por riesgos. El motivo es que el margen por riesgos es una provisión de tiempo para proteger determinadas tareas contra hechos concretos que pueden afectarlas, por tanto si estos ocurren ampliaremos el plazo de la tarea de acuerdo al margen considerado. Si no lo hacemos así, lo más normal es acabar usando el margen para cosas que no son riesgos.

En el mercado existen varios programas de planificación que pueden ayudarte en el control de los plazos. Entre ellos destaca MS Project, por ser el más utilizado y demandado. Si quieres aprender a usarlo y certificarte, te recomendamos estos cursos:

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Control del proyecto. Coste

Cuando hablamos de controlar costes, hay dos aspectos a considerar: el control del coste total del proyecto y el control de la tesorería del proyecto (principalmente en proyectos grandes).

• Lo primero significa que el total de costes imputados al proyecto una vez finalizado, y aceptado, no supera el presupuesto inicial. La complejidad de esto es detectar estas desviaciones, que ocurrirán al final del proyecto, en fases tempranas, de tal forma que tengamos tiempo para aplicar correcciones. Para ello disponemos de herramientas como el Earned Value Method, que relacionas los costes con el alcance ejecutado. Saber más del método del Earned Value Method

• El segundo punto considera controlar la capacidad de pago del proyecto, lo que implica mantener la relación entre cobros y pagos en positivo, de tal forma que el proyecto pueda hacer frente a sus obligaciones de pago con la parte facturada e ingresada. Esto es muy importante en proyectos con presupuestos grandes, y no se suele considerar en proyectos pequeños. En estos últimos el director de proyecto debe autorizar la emisión de las facturas de acuerdo al avance y seguir su pago.

Igual que en el caso del plazo, existe un margen de coste por riesgos que debemos aplicar cuando ocurra el riesgo.

La siguiente tabla te muestra herramientas de gestión de costes en proyectos disponibles actualmente en el mercado.

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Control del proyecto.Riesgos

Por definición un riesgo va a tener efecto sobre los objetivos del proyecto, por tanto es importante mantener estos controlados y asegurarse de que se están ejecutando el seguimiento y las acciones adecuadas. Esto incluye:

• Controlar la ejecución de las acciones definidas en el registro de riesgos para mitigarlos o evitarlos.
• Seguir la evolución de los riesgos, ya que durante el proyecto pueden aparecer o desaparecer riesgos, o puede modificarse su impacto
• Definidas las acciones a realizar en el caso de que un determinado riesgo ocurra. De esta forma evitaremos actuar de forma improvisada y bajo presión, lo que al final es siempre peor.
• Ejercer influencia sobre los riesgos identificados, intentando evitar o disminuir los negativos y potenciar los positivos

Llegados a este punto, alguien puede pensar que faltaría hablar de la gestión de los recursos o de las personas. La verdad es que considero que este es un aspecto trasversal que ya está incluido en los cuatros puntos anteriores, ya que para gestionarlos hará falta tratar y gestionar las personas o recursos implicados.

Para ayudarte en la gestión de riesgos puedes descargar las plantillas que ofrecemos en esta página.

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