Panel de control del proyecto
Un panel de control o panel de gestión es la herramienta más efectiva para poder seguir, dar visibilidad y comprender fácilmente el estado del proyecto. Pero no todos los paneles de gestión sirven, ya que cuando estos se hacen mal, acaban generando un trabajo adicional que no aporta valor a la organización. Así, ¿Cómo podemos crear un buen panel de gestión?
¿Qué es un panel de control?
En su libro de 2006, Information Dashboard Design, Stephen Few escribió:
«Un panel de control es una visualización gráfica de la información más importante para lograr uno o más objetivos; consolidada y organizada en una sola pantalla para que esta pueda ser analizada de un vistazo».
Partiendo de esta definición, podemos decir que un panel de control eficaz es aquel que permite a sus usuarios recibir la información relevante y critica para la consecución de un determinado objetivo, de forma rápida y comprensible.
5 consejos para hacer un buen panel de control
Incluye solo las métricas importantes
La elección de las métricas que se incluyen en el panel de gestión es crítica, ya que estas deben cumplir con dos criterios:
- Deben estar directamente alineadas con los objetivos que se persiguen.
- Deben ser importantes para la consecución de estos objetivos.
Por tanto, no todas las métricas deben incluirse en un panel de control. Es importante ser selectivo para evitar un exceso de información. Para ello debemos empezar definiendo los objetivos que se persiguen, y a partir de ahí, analizar las diferentes métricas desde los siguientes puntos de vista:
- ¿La métrica contribuye a la consecución del objetivo?
- ¿Es verdaderamente necesaria esta medida para conseguir el objetivo, o solo lo cuantifica?
- ¿Se puede cuantificar la métrica y su contribución al objetivo?
Métricas o KPI en proyectos
Definición del alcance de un proyecto
Diseña un panel de control visual
La utilidad y eficacia de un panel de control depende de que sea rápido y fácil de leer. En caso contrario mandaríamos informes llenos de números y texto. Por tanto, en su diseño vale aquello de que una imagen vale más que mil palabras; ya que una imagen se procesa más rápidamente que el texto.
Así mismo, debe evitarse que los usuarios tengan dudas sobre cómo leer e interpretar las métricas que se muestran. De forma que estos puedan centrase directamente en estas y en su situación.
Por ello es recomendable que un panel de control eficaz incluya colores, formas, líneas, espesores, grados de sombreado y cualquier otra herramienta que aproveche la percepción visual para destacar aquello que es importante. Y evitará cosas como diseños demasiado complicados, tratamientos gráficos en 3D y gráficos poco reconocibles. En general todo lo que necesite un tiempo para ser interpretado, o que pueda ser interpretado de forma diferente, debe ser evitado.
Considera la interactividad en el panel de gestión
Cómo se ha dicho, el objetivo de un panel de control es resumir y compartir la información relevante para un determinado objetivo. Aunque no toda la información será relevante o igual de importante para cada lector. De esta forma, el responsable financiero estará más interesado en los gastos y cobros, mientras que el responsable de la ejecución priorizará los desvíos en el cronograma.
Define un panel de gestión para mantenerlo actualizado
Un panel de control con datos incorrectos o incompletos no sirve de nada, por lo que desde su concepción debemos buscar que este sea fácil de mantener actualizado. Para ello hay dos puntos clave que debemos definir:
- El proceso de actualización, que debe incluir quien, qué y cuándo se debe actualizar.
- La herramienta usada para actualizar y generar el panel de control. No es lo mismo usar un panel de control en Excel actualizado a mano con la información que nos llega por mail, que usar una herramienta online que permita que cada responsable introduzca la información directamente.
Dentro del concepto de actualización, es importante ser capaz de definir la fecha de los datos que se muestran. Idealmente estos deberían ser actualizados al mismo tiempo, pero la realidad no siempre lo permite.
Así mismo, cuando este panel de control se use para crear un informe, este debe mostrar claramente las fechas de los datos. Por definición un informe es una foto de situación en una determinada fecha.
Diseña el panel de control para su uso
Parece una tontería, pero a veces se hacen paneles de control tan complicados de leer y actualizar, que al final estos dejan de ser útiles. Por tanto debemos diseñar estos desde un principio para que sean accesibles, fáciles de leer y de actualizar.
Aquí nuevamente la herramienta que elijamos para crear y gestionar el panel de control será crítica. Siendo muy recomendable usara alguna herramienta online que permita acceder y subir información de forma remota, y desde diferentes dispositivos.
6 errores al hacer un panel de control
Elevada complejidad
Cuando empezamos a definir un nuevo panel de control es fácil querer mostrar mucha información, pensando que así este aportará más valor. La realidad es justamente la contraria, el exceso de información hará que la información relevante no destaque, incrementará el tiempo necesario para leerlo e interpretarlo, y por tanto le restará utilidad y valor.
Por ello es importante que este incluya únicamente aquellas métricas que sean realmente importantes y afecten directamente a la consecución de los objetivos, obviando aquellas que no.
Usar métricas complicadas
Una métrica es un parámetro que muestra una determinada variable que queremos medir y controlar, pero obviamente esta puede ser mostrada y definida de muchas formas.
Considerando que uno de los objetivos del panel de control es que pueda ser leído y comprendido de forma rápida, siempre debemos buscar la forma más simple de mostrar aquellas métricas que consideremos relevantes; y por regla general esta es la visual. De la misma forma debemos usar métricas que sean habituales dentro de la organización, evitando inventar nuevas métricas que deban ser explicadas
Métricas o KPI en proyectos
Diseño desordenado o complicado
Cuando empezamos a hacer un panel de control tendemos a querer que este muestre mucha información, y a parte que sea atractivo visualmente. Por desgracia muchas veces ambas cosas van en contra de la utilidad.
Como ya se ha dicho, el panel de gestión debe incluir únicamente las métricas necesarias, pero también es adecuado que estas estén ordenadas según su temática. De tal forma que al centrarnos en una determinada área veamos todas las métricas relacionadas, evitando tener que ir de un lado a otro para tener una visión completa de los plazos, costes, etc.
La complejidad también puede venir por querer hacer un diseño demasiado interactivo o novedoso, que al final sea difícil de usar o interpretar. Aquí debemos recordar que no estamos haciendo una obra de arte, sino algo que debe ser práctico y simple, y que debe destacar las métricas. Por tanto es mejor usar gráficos que sean habituales en la organización y visualmente simples, tales como gráficas 2D, líneas, gráficos de puntos, etc.
Usar un panel de control que requiera de herramientas complicadas
No podemos olvidar que un panel de control necesitará algún soporte y algunas herramientas o procesos para poderlo mantenerlo actualizado. Esto puede ser desde una tabla Excel y el correo, a una herramienta de gestión de proyectos online.
Obviamente, cuanto mejor sea la herramienta sobre la cual creemos nuestro panel de control, mejor y más simple de actualizar será este; pero si nos pasamos podemos caer en la situación de que sea tan complicado usar esta herramienta que al final nadie use el panel.
Por tanto, en este punto la recomendación sería buscar herramientas existentes o fáciles de usar e implementar, e huir de complejidades o inventos.
Subestimar el tiempo para mantener el panel de control
Este punto está muy relacionado con los puntos anteriores, ya que cuantas más métricas incluya el panel de control y más difícil de usar sea la herramienta, más tiempo será necesario para mantener el panel de gestión al día.
Como es evidente, un panel de control desactualizado no nos servirá para nada, por lo que la definición de los procesos y las herramientas que usaremos para nutrir este panel es algo básico para hacer un panel de control útil, y con futuro dentro de la empresa.
En este sentido debemos considerar la inversión en una herramienta que facilite la comunicación dentro del equipo del proyecto, ya que lo que nos gastemos en esta herramienta lo recuperaremos con los beneficios de hacer un panel de control que funcione y aporte valor a la organización.
No relacionarlo con los objetivos
Este error puede darse por dos motivos: por exceso de métricas o por falta de métricas.
En el primer caso debemos recordar que un panel de control es una herramienta que debe ayudarnos a conseguir unos objetivos, sean del proyecto o de la organización. Por tanto, al hacer un panel de control es muy importante que las métricas que mostremos estén directamente vinculado a los objetivos. Cuando no sea así, la métrica no es relevante, por lo que si la quitamos simplificaremos el panel y facilitaremos su uso.
El segundo caso suele ocurrir cuando el panel de control se hace desde un área concreta, por lo que este tiende a mostrar solo aquellas métricas que están relacionadas con el área o que son de su interés, olvidándose del resto que también son importantes para conseguir los objetivos. Si esto ocurre, el panel de control perderá su utilidad y por tanto dejará de usarse.
Tiempo dedicado al panel de control
Este punto está muy relacionado con el punto anterior, ya que cuando mejores herramientas tengamos, más rápido podremos calcular y visualizar las métricas de una forma útil y ordenada. Como en muchos aspectos de la gestión de proyectos, la principal herramienta a usar es el sentido común; no tiene sentido dedicar más tiempo a recopilar datos y calcular métricas que al propio proyecto, o dedicar tiempo a algo que no se va a usar. El beneficio que obtengamos de este esfuerzo debe ser adecuado al mismo.
Por tanto debemos ser conscientes de que situación nos encontramos a nivel de herramientas y cultura de gestión de proyectos, y talvez plantearse mejorar estas antes de aplicar unas métricas más complejas.
Por regla general, las métricas en gestión de proyectos son definidas por la organización para garantizar unos criterios comunes entre todos los proyectos, aunque en proyectos singulares o de gran envergadura puede darse el caso de que sea necesario definirlas, o que en algún proyecto concreto queramos controlar un aspecto en particular.
Yo no estoy convencido con lo aqui reflejado, pienso sinceramente que hay muchos matices que no han podido ser tenidos en cuenta. Pero valoro mucho vuestra exposiciòn, es un buen articulo.
Saludos