La curva de costos, distribución de costos o diagrama de costos permite tener una estimación y una referencia de cómo va a consumirse el presupuesto a lo largo del proyecto, por lo que constituye un elemento clave para hacer el seguimiento y control. Este artículo define el concepto del diagrama de costos de un proyecto, y explica el proceso que debe seguir el director del proyecto para calcularla.
La curva de costos es la distribución de costos acumulados a lo largo de la duración del proyecto, o sea el gasto del presupuesto que vamos a tener a medida que vaya avanzando el proyecto.
Aquí es importante remarcar que estamos hablando de costos, y no de pagos, lo que implica que el valor mostrado representa el compromiso de pago que estamos asumiendo en cada momento, en función del avance del proyecto y de la ejecución de las tareas. Esto es independiente del hecho de que se exista o no una salida de dinero. Este aspecto se contempla en el flujo de caja.
Al tratarse de la representación temporal de los costes del proyecto, la información de partida para su cálculo será:
Aunque no sea un requisito como tal, es muy recomendable disponer de un programa de gestión de costes. Un programa de este tipo permite asignar los costes a cada tarea de forma individualizada, y distribuir estas a lo largo del plazo de ejecución mediante el cronograma. Con ambas cosas el diagrama de costos es fácil de calcular, y al modificar algo de lo anterior, esta se actualiza automáticamente.
Como se ha comentado, uno de los requisitos para calcular la curva de costos es conocer la forma en que estos se distribuyen a lo largo de la tarea. Existen diferentes distribuciones, siendo las más habituales:
El usar una u otra distribución depende en gran medida de la naturaleza del producto o servicio que genere el coste, por lo que en muchos casos nos vamos a encontrar con tareas que presentan diferentes distribuciones al incluir materiales y servicios. Este sería el caso de la compra de un determinado equipo junto con su instalación.
Como se ha comentado en los artículos de estimación de duraciones y costos de las tareas, estas presentan una cierta variabilidad, sobre todo en los casos en que la tarea consiste en horas de trabajo interno. No así en tareas subcontratadas en condiciones de precio fijo, las cuales presentan la ventaja de tener un precio cerrado y conocido de antemano.
En el caso de la planificación de costos, tratamos estos de forma determinista, lo que implica que les damos un valor fijo en función del margen de confianza que queramos para nuestras estimaciones. Esto se explica con más detalle en el artículo de estimaciones de costos.
Los riesgos son situaciones que pueden ocurrir, y que de ocurrir afectarían al proyecto (en este caso modificando su coste), por lo que debemos definir un margen para protegernos de estos riesgos. Aquí la clave está en la palabra “pueden”, que implica que no sabemos de antemano si el coste de estos riesgos va a afectar al proyecto o no.
Como se explica en los artículos de gestión de riesgos, estos deben estar siempre relacionados con un determinado paquete de trabajo. Esto permite que la gestión de los márgenes se haga de forma reactiva; si ocurre el riesgo, aplicamos la provisión que habíamos definido para él sobre el paquete de trabajo relacionado con el riesgo.
Por ello el margen por riesgos no se considera en el cálculo de la distribución de costos, únicamente la modificará (al modificar el costo de la tarea) si algún riesgo en particular ocurre. Esto implica que el costo final del proyecto estará entre el costo de las tareas y su presupuesto (costo de las tareas más el margen por riesgos).
Teniendo claros los puntos anteriores, solo resta explicar cómo se calcula la curva o línea base de costos. El procedimiento es bastante simple si se siguen los siguientes pasos:
Este proceso de cálculo se ve claro en el siguiente ejemplo.
Una vez finalizada la fase de planificación del proyecto, lo que implica la aprobación del plan de gestión del proyecto por parte del sponsor o el comité de dirección del proyecto, la distribución de costes incluida en este plan pasa a llamarse línea base de costos.
Si quieres profundizar más en este tema, y aprender otros aspectos sobre la gestión de proyectos, te recomendamos descargar la guía de gestión de proyectos de esta página. Así también colaboras con nosotros para que podamos continuar haciendo contenido de valor para ti. 😉 Gracias!
