Presupuesto de un proyecto

Respetar los costos es uno de los objetivos más importantes que tiene el director del proyecto, por lo que partir de una estimativa del costo correcta es vital para llegar una finalización satisfactoria del proyecto. Este artículo trata de las diferentes estrategias para realizar la estimación del presupuesto de un proyecto.

Etapas del presupuesto de un proyecto.

Normalmente el presupuesto de un proyecto se realiza al inicio del mismo, en las fases de inicialización y planificación; aunque en grandes proyecto puede ocurrir que tengamos que reestimar los costos durante la ejecución, o que aparezcan solitudes de cambio que implique añadir nuevo alcance a ser estimado. En cada una de estas situaciones la estimación de costes tiene un objetivo diferente, y por tanto unos requisitos de precisión diferentes. En base a esto podemos distinguir diferentes casos:

• Estimación inicial. Se usa durante la fase de inicialización, o en una oferta estimativa para un cliente. Su objetivo es dar una idea aproximada de los costos que tendrá el proyecto para decidir su viabilidad. Su grado de precisión puede variar en diferentes organizaciones o sectores, pero puede estar entorno al ± 15-25%.
• Estimación detallada. Es la estimación que usamos en la fase de planificación, para los cambios durante la ejecución, o en una oferta final al cliente. Esta se realiza una vez el proyecto ha sido aprobado, por lo que su objetivo es definir los valores finales de costo. En este caso el grado de precisión acostumbra a situarse sobre el ±5-10%, y la estrategia de cálculo usada es la “bottom-up”.

Estimación inicial del presupuesto del proyecto.

Durante la fase de inicialización del proyecto, donde aún no existe una definición detallada del alcance y de las tareas que lo componen, se tiende a valorar paquetes de trabajo de mayor tamaño. Usando estrategias basadas en la comparación con proyectos anteriores o en la opinión de expertos. De esta forma las estrategias de estimación más comunes en esta fase inicial serian:

• Analogía
• Juicio de expertos
• Paramétrica

El objetivo es dar una idea aproximada del presupuesto del proyecto para poder decidir su viabilidad. Por ello estas estimaciones se tienden a presentar como un resumen en forma de tabla, mostrando únicamente los puntos principales.

Un aspecto importante a considerar en estas estimaciones iniciales es la limitación que implican en la práctica a la hora de hacer la estimación detallada. Aunque se acepta que estas estimaciones tienen un grado de precisión medio, y por tanto pueden diferir respecto a la estimación detallada, normalmente el valor dado se asume como un valor máximo. Por ello no es de extrañar que un cliente se queje de que la oferta detallada este por encima del valor estimado inicialmente, a parte que esto puede provocarle problemas de presupuesto al haberse aprobado el proyecto con la estimación inicial. Esto hace recomendable que estas estimaciones pequen por exceso y no por defecto, siempre dentro de unos valores razonables que suelen estar entorno al 15-25%.

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Estimación detallada del presupuesto del proyecto.

Una vez conseguida la aprobación al final de la fase de inicialización, llega el momento de hacer la cotización detallada del coste del proyecto, la cual tiene diferentes usos dentro de un proyecto:

• En proyectos ejecutados para clientes, será la base para el desarrollo de la oferta final y calcular su precio de venta.
• Determina el presupuesto disponible para ejecutar el proyecto, lo cual implica establecer el valor para una de las limitaciones con las que deberá lidiar el director del proyecto.
• Define los costos de las diferentes tareas y paquetes de control, lo que permite definir la línea base de costes, el flujo de caja, y sentar las bases para realizar el control y seguimiento de los costes durante la ejecución del proyecto.

Debido a los usos e implicaciones del presupuesto detallado, es importante conseguir un grado bueno de precisión en el costo total estimado para el proyecto, el cual suele estar sobre el 5-10%. Para conseguir este grado de precisión se aplican a nivel de las tareas individuales las estrategias de estimación de costos anteriores, a las cuales podemos sumar la estimación por tres puntos. A partir de los costos individuales de las tareas se va sumando hasta conseguir el costo total del proyecto.

La estimación detallada se presenta en forma de tabla mostrando los valores de estos paquetes de control, o al menos con un nivel de detalle que permita entender el origen y la distribución del costo total del proyecto.

Trato de los costos en el presupuesto de un proyecto

Los costos habitualmente se tratan de forma determinista, lo que implica que se estima un valor concreto para ellos que se asume invariable. En el caso de aplicar estrategias que partan de un conjunto de valores, este valor se calculará para un determinado nivel de confianza, por lo que estaremos hablando de una estimación que se cumplirá en un determinado porcentaje de las veces.

Al tratarse los costos del proyecto de forma determinista, el objetivo del director del proyecto es conseguir que el costo de cada tarea se mantenga dentro del valor estimado, lo que es bastante complicado e implica grandes esfuerzos de seguimiento y control. Por ello, y considerando que el objetivo de cumplir con el presupuesto es para el proyecto en su conjunto, se suelen definir los paquetes de control.

Los paquetes de control son conjuntos de tareas para las cuales se controla el costo en su conjunto, y no para cada tarea individual. Esto permite pequeñas variaciones en los costes individuales, al tiempo que reduce significativamente los esfuerzos de seguimiento y control. Como ejemplo de paquetes de control podríamos poner:

• Conjunto de tubos del sistema de ventilación en la construcción de un edificio. Aunque este conjunto incluya varios tubos, tornillos, fijaciones, servicios, etc. lo importante para el proyecto es su costo total, no el de cada componente individual.
• Ejecución del proyecto preliminar. Aunque este se componga de la realización de diferentes documentos y tareas, podemos asignar un costo global. El cual será gestionado por el responsable del área de proyectos.

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