¿Sabes lo qué es un cronograma de actividades? ¿Conoces las diferentes formas de representarlo? ¿Conoces los pasos del proceso para crear el cronograma de actividades de un proyecto? Si te interesan estos temas, sigue leyendo.
De forma general podríamos definir el cronograma de actividades como : Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)
Muchas personas confunden el cronograma del proyecto con su planificación, lo que es erróneo. La planificación del proyecto es un proceso que afecta al alcance, coste, recursos, tiempo, etc. Mientras que el cronograma es un documento resultado del proceso de planificación temporal del proyecto, el cual está influido por la planificación del resto de puntos.
En otros artículos entraremos en mayor profundidad en el proceso de planificación , pero por ahora debemos tener claro que si en nuestros proyectos planificar es únicamente hacer el calendario, nuestros proyectos no están planificados.
Si quieres profundizar en la planificación de proyectos, te recomendamos usar el libro de esta página. En él encontrarás todos los puntos de este artículo explicados en más profundidad, junto con el resto de aspectos de debes considerar al planificar y gestionar un proyecto
Ahora que ya sabes lo qué es el calendario de actividades, el siguiente punto es conocer las diferentes formas de representarlo. Aunque pueden existir más, las tres formas más habituales de representar el cronograma de un proyecto son:
Es lo que todo el mundo entiende como calendario, o sea la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal (eje X), donde la longitud de la barra muestra la duración de esta.
La principal ventaja del cronograma de GANTT es que permite ver directamente las fechas de inicio y fin de cada tarea, su duración, y la fecha de fin del proyecto.
Herramienta para hacer el cronograma de Gantt. Crear un cronograma de Gantt puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación. En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear un calendario tipo GANTT, calculando de forma automática el camino crítico y el margen de cada tarea.
Una particularidad de este cronograma es la posibilidad de incluir la ruta o cadena crítica, haciendo que este muestre las tareas más relevante para conseguir acabar el proyecto a tiempo o reducir su plazo.
Es una representación del calendario del proyecto que no considera el eje temporal, únicamente las tareas en sí y las relaciones entre ellas. En esta representación las tareas son cajas que contienen una serie de informaciones, y que se ordenan de izquierda a derecha en función de las relaciones de precedencia y antecedencia. De esta forma, el PERT muestra de una forma más clara las relaciones de dependencia entre tareas, y el orden en que estas deber de ser ejecutadas.
Como veremos en otros artículos, los hitos no son tareas, sino acontecimientos singulares u objetivos, tales como aprobaciones, finalización de entregables parciales, finalización del proyecto, reuniones importantes, inauguraciones, etc.
Normalmente el hito se sitúa al inicio o finalización de un conjunto de tareas, y mantiene una relación con estas, por lo que a la hora de reportar el estado del proyecto, lo podemos hacer de forma resumida reportando el estado de los principales hitos que lo componen. Este documento puede representarse en formato GANTT, mostrando únicamente los hitos, o en forma de tabla.
Estas tres formas de representar el calendario del proyecto aplicarían a proyectos gestionados según el enfoque tradicional (el definido por el PMI), ya que en el caso de usar AGILE, lo habitual es usar una planificación tipo Kanban
Para acabar este artículo, quiero compartir dos frases con cierto sarcasmo, pero que tienen su punto de verdad:
“Es falso que los proyectos se atrasen; todos los proyectos acaban a tiempo de acuerdo al último calendario aprobado”
Cada vez que el sponsor o el comité de dirección aprueban un nuevo calendario del proyecto, se genera una nueva línea base, por lo que los objetivos temporales del proyecto se ven modificados. Por tanto, el atraso o no del proyecto se mide siempre respecto a la última línea base.
Esto no significa que la solución a un atraso sea pedir una nueva línea base, ya que hay casos en que esto está justificado, y se considera parte de una dirección de proyectos correcta, y en otros casos es la consecuencia de una mala dirección.
“Hay directores de proyecto que son grandes periodistas, ya que como estos, cuentan la realidad sin interferir en ella ni tomar partido”
Durante mi carrera he visto directores de proyectos que modificaban el calendario para mostrar la situación real del proyecto, ajustando en consecuencia la fecha de fin del proyecto. Luego emitían una nueva versión del calendario que mandaban al equipo, con copia al sponsor y al cliente, para que todos estuvieran informados de las nuevas fechas.
