Márgenes para proyectos y cómo dimensionarlos
Hay un chiste sobre ingenieros que dice: “¿Qué es una vaca? Es un ratón diseñado por ingenieros, después de aplicar los coeficientes de seguridad”. Pues la verdad es que para garantizar que al final del proyecto tengamos un ratón, este tiene que planificarse con cierto sobrepeso, pero sin llegar a ser una vaca. La cuestión es cómo dimensionamos los márgenes para proyectos y donde los ponemos.
¿Qué son los márgenes para proyectos?
La holgura de un proyecto
Incorporar márgenes en el cronograma del proyecto es una práctica esencial en la gestión de proyectos, ya que proporciona un colchón de seguridad para absorber posibles retrasos y evitar que estos afecten la fecha de finalización del proyecto. Esto es especialmente importante en proyectos complejos o de gran envergadura, donde los riesgos y las incertidumbres son mayores.
¿Qué justifica la necesidad del margen en un proyecto?
La necesidad márgenes en proyectos se justifica por la incertidumbre inherente a todo proyecto, y que se muestra de dos formas distintas:
- La variabilidad en el tiempo de ejecución de las tareas: cuando decimos que una determinada tarea necesita X horas para ser ejecutada, en verdad estamos hablando del valor medio, o el valor más probable, en base a la información histórica que tenemos. Pero esto no significa que siempre requiera X horas, por lo que siendo correctos deberíamos decir que una tarea requiere X+-Y horas.
Cómo estimar la duración de una tarea
- La existencia de riegos: existen riesgos sobre los que vamos a poder influir, pero otros vamos a tener que asumirlos. Algunos de los riesgos que tengamos que asumir, en el caso de ocurrir, pueden provocar atrasos. Por tanto, debemos considerar un margen para protegernos de unas situaciones posibles que no están bajo nuestro control. Saber más sobre gestión de riesgos
¿Qué NO justifica la necesidad del margen en un proyecto?
Cualquier planificación parte de las premisas que el equipo del proyecto es el adecuado, que es profesional, y que sabe hacer su trabajo. Por tanto, el riesgo no cubre aspectos relativos a la falta de alguno de estos aspectos, lo que implica que no ponemos un margen “por si me atraso o me equivoco”.
Esto no significa que en proyectos que impliquen el desarrollo de un producto muy novedoso no tengamos que considerar la posibilidad de retrabajos, o de no cumplir determinados requisitos a la primera. Tampoco el hecho de no tener disponible un recurso muy especializado en el momento necesario. En estos casos hablamos de riesgos inherentes al proyecto, por lo que se tienen que gestionar como tales durante la planificación, y traspasar al cronograma solo aquellos que no tengamos más remedio que aceptar.
¿Dónde se pone los márgenes para proyectos?
Como se ha dicho en la definición, la función del margen es proteger las fechas de los compromisos que tenga el proyecto (entregables parciales, entrega final, etc). Por tanto, el margen del proyecto debemos situarlo antes del compromiso que queramos proteger, siempre de acuerdo a las necesidades del grupo de tareas que den como resultado dicho compromiso.
¿Cómo dimensionar los márgenes para proyectos?
En este artículo se proponen dos alternativas, las dos validas en función del tamaño del proyecto, de si nos encontramos en la fase de inicialización o planificación, y de la disponibilidad de información histórica en la organización donde se desarrolle el mismo.
Dimensionamiento como porcentaje de la duración total
En proyectos pequeños, cuando existe falta de datos históricos detallados, o en fases iniciales donde se nos solicita meramente una estimación inicial del cronograma (y en las cuales no se han desarrollado el resto de planes del proyecto), podemos considerar el margen del proyecto como un porcentaje de la duración del grupo de tareas que dan como resultado el entregable que queremos proteger.
Este porcentaje se puede sacar de diferentes fuentes:
- Recopilando información de otros directores de proyecto que hayan participado en proyectos similares, o en la PMO si nuestra organización dispone de ella. ¿Qué es una PMO?
- Comparando la duración real final con la planificada en proyectos anteriores similares al nuestro
Esta forma de calcular el margen del proyecto puede parecer poco profesional, pero cuando no se dispone de la información necesaria para un cálculo detallado, o en proyectos pequeños donde no se justifica un gasto muy alto en planificación, es perfectamente correcta.
En este punto remarcar que el margen se saca, por diferentes métodos, de proyectos anteriores similares al nuestro (no hay ninguna opción que sea inventar o dar un valor al aire), por lo que estamos aprovechando conocimientos; por tanto sustituimos precisión en el cálculo por ahorro de recursos.
Dimensionamiento a partir de los riesgos y variabilidad de las tareas
Como se ha visto, el motivo que justifica el margen del proyecto es la existencia de riesgos, y la variabilidad en el tiempo de ejecución de las tareas. Por tanto el cálculo de este margen parte de estos dos conceptos.
Cuando hablamos del margen del proyecto que debemos dejar por los riesgos asociados, estamos hablando únicamente de aquellos riesgos que no tengamos más remedio que asumir. Por tanto, previamente deberemos hacer el proceso de identificación y análisis de riesgos, donde después de aplicar las técnicas apropiadas para mitigar o eliminar riesgos, vamos a acabar identificando aquellos riegos que pueden acabar provocando un atraso en el cronograma, y el valor esperable de este.
En este caso el valor a considerar como margen del proyecto sería la suma de los atrasos debidos a los riegos asumidos, ponderados por la probabilidad de ocurrencia, y corregidos por aspectos relativos a la simultaneidad. Esto se verá en artículos más específicos.
En este punto es importante remarcar que cuando se habla de riegos, se está hablando tanto de los riegos negativos (generan atrasos o sobrecostes), como de los positivos (generan adelantos o ahorros).
Gestión de riesgos
Dimensionamiento a partir de la variabilidad de las tareas
El otro punto a considerar es la variabilidad inherente a la estimación del tiempo necesario para ejecutar una tarea. Si consideramos que la mayoría de las tareas son ejecutadas por personas, su duración va a depender de aspectos como la motivación, el estado de ánimo, el cansancio, etc. Por ello el tiempo necesario acaba siguiendo una distribución probabilística, con un valor medio (él que normalmente se considera en el cronograma), y una variabilidad sobre este valor.
Cuando las tareas se unen según sus relaciones de antecedencia y precedencia, aparece también una variabilidad del grupo de tareas, la cual se calcula estadísticamente a partir de las variabilidades individuales, y es el margen a incluir en el cronograma para proteger el resultado de este grupo de tareas. Esto se tratará también en otros artículos más detallados. Al final, la suma de los dos márgenes, es el margen que debe ser incluido en el cronograma.