Gestión de la documentación

Durante la ejecución de cualquier proyecto se generan una gran cantidad de documentos, algunos formales y otros que forman parte de los entregables del proyecto. Para poder gestionar correctamente esta situación es necesario disponer de un buen sistema de gestión de la documentación del proyecto.

La documentación del proyecto

Durante la ejecución del proyecto se genera una gran cantidad de documentación de diferente tipología:

• Documentos de gestión. Aquí estarían todos los documentos que usamos para planificar y gestionar el proyecto, tales como el cronograma, organigramas, lista de entregables, WBS, etc. Estos documentos muestran el camino que debe seguir el proyecto para poder cumplir con sus objetivos. Y al modificarse a medida que avanza el proyecto se van generando nuevas versiones que deben ser archivadas y controladas.
• Documentación comercial. En muchos casos el proyecto se ejecuta a petición de un cliente, o necesitamos comprar productos o servicios para ejecutar este. En ambos casos se generarán contratos, ofertas y pedidos de compra que definirán nuestras obligaciones hacia el cliente, y las de los proveedores hacia nosotros.

• Las facturas documentan los gastos e ingresos relacionados con el proyecto, y están directamente relacionadas con los contratos mostrados en el punto anterior.
• Documentos de trabajo. Son todos los documentos usados por los miembros de equipo del proyecto para poder ejecutar este y crear los entregables. Aunque formalmente no formen parte de estos. En algunos casos estos documentos solo afectan a la persona que los crea, otras veces deberán ser compartidos por un grupo que trabaja en conjunto en una misma tarea.
• Como parte de la interacción entre las diferentes personas implicadas en el proyecto se genera una gran cantidad de comunicaciones. Algunas con carácter formal y que deben ser documentadas y archivadas. En este grupo tendríamos las actas de reuniones, algunos mails, etc.
• Aunque podría considerarse cómo parte de las comunicaciones, los informes de seguimiento son una parte importante del proyecto. Para hacerlos podemos usar las plantillas existentes en esta página, tanto para proyectos gestionados con el método del valor ganado como los gestionados con CPM-PERT.

Obviamente puede haber otros grupos en función del proyecto, pero los indicados pueden cubrir la mayoría de los documentos generados, y sirven para definir los requisitos del sistema de gestión de la documentación del proyecto.

Requisitos de la gestión de la documentación del proyecto          

Una vez vistas las principales tipologías de documentos generados durante el proyecto, es posible definir los requisitos para un sistema de gestión de la documentación. Entre ellas podríamos destacar:

• Capacidad de ordenar. Obviamente esto es la característica más básica de cualquier sistema de control documental, mantener los documentos ordenados de tal forma que los miembros del proyecto puedan consultarlos de forma fácil y rápida.

En este sentido también ayuda tener una organización de la documentación estándar dentro de la organización, de tal forma que todos los proyectos se ordenen de la misma forma. En muchos casos no se encuentran los documentos porque cada uno los ordena a su manera, lo cual acaba siendo un problema si una persona deja el proyecto.

• Compartir la documentación es algo básico para garantizar una buena comunicación dentro del proyecto y necesario entre las personas que trabajan conjuntamente en la elaboración de un entregable. Pero el compartir genera una serie de problemas que deberían ser resueltos por un buen sistema de gestión documental:
  • Definir niveles de acceso: no todos los miembros del equipo deben poder modificar un documento o incluso acceder a él. Por ello el sistema de gestión debe poder otorgar diferentes permisos a los diferentes miembros del equipo.
  • Acceso remoto: actualmente muchas empresas suelen trabajar con equipos remotos, lo que afecta a los proyectos y a la necesidad de compartir documentos e información. Por ello el acceso desde diferentes localizaciones, e incluso desde dispositivos móviles es una ventaja.
  • Unir documentos con tareas. Muchos de los programas de comunicación o gestión de tareas tienen la opción de incluir documentos junto con las tareas. Esto facilita el trabajo en equipo y la ejecución de la tarea.
• Control de versiones y cambios. La mayoría de los documentos del proyecto están en constante evolución. Por ello es una ventaja disponer de un sistema que permita mantener las diferentes versiones controladas e identificar de forma simple la más reciente.
• Aprobación. Cuando hablamos de documentos oficiales o entregables es necesario realizar un proceso de aprobación que se incluye dentro de la gestión de la calidad del proyecto. Es necesario conocer qué documento está aprobado, y se puede entregar oficialmente, y cual no. Así como mantener un histórico de aquellos documentos entregados.

Balancear los diferentes requisitos con el coste de la herramienta, y su dificultad de implementación, son claves para hacer una buena elección. Esta elección se verá recompensada con menos errores y retrabajos.

¿Qué es un sistema de gestión de la documentación?

El sistema de control de la documentación del proyecto es aquella herramienta o proceso, que nos permite controlar y mantener ordenada la documentación que se va generando a lo largo del proyecto.

Este sistema puede ser algo tan simple cómo una hoja de Excel o algo más complejo como Sharepoint. A mayor complejidad mayores prestaciones y coste, lo cual nos obliga a adecuar la herramienta al tamaño del proyecto y la organización.

Cómo crear un sistema de gestión de la documentación

La base de una buena gestión de documentación es haber definido un buen proceso de creación y uso de los documentos, de tal manera que la información puede ser creada, compartida, organizada y almacenada de manera eficiente y apropiada. Ya que cualquier herramienta de gestión de documentación que usemos a posteriori, lo que hará es ayudarnos a aplicar este proceso de forma más eficiente, pero no mejorarlo.

La creación de un sistema de gestión de documentación implica tres pasos;

Crear el proceso de gestión de documentación

Para poder definir este proceso, debemos definir cuatro aspectos básicos que usaremos para todos los documentación:

¿Cuáles son las reglas para crear documentos?

Lo habitual en las empresas es que existan varias personas que generen documentación, por lo que para poder gestionar estos de forma eficiente deberemos definir algunas reglas comunes. Estas reglas incluyen puntos tales como:

• La existencia de plantillas internas para los documentos más habituales
• La existencia de guía de estilo interna (esto mejora la imagen si debemos compartir los documentos)
• Información de trazabilidad mínima que deben incluir los documentos. Esto son los datos que nos permitirán saber cuándo se realizó, si se ha modificado, quien lo creó, quien lo aprobó, etc.

Cuanto más estandaricemos los documentos y la información de trazabilidad en ellos, más simple se vuelve su almacenamiento y posterior consulta.

¿Cómo almacenaremos los documentos?

El almacenamiento de documentos implica dos aspectos: la organización de los mismos y la herramienta que usaremos.

El primer punto implica responder a ¿Cómo se archivarán los documentos? Esto son los criterios que se usarán para definir la estructura que tendrá el sistema de gestión de documentación. Si imaginamos este como un sistema de carpetas y subcarpetas, sería definir esta estructura. También, y relacionado con el punto anterior, implica definir que parámetros podremos usar para buscarlos posteriormente: tipo de documento, fecha, proyecto relacionado, etc.

Después debemos buscar cómo se hará físicamente este archivo: ¿usarnos los archivadores metálicos tradicionales para papeles, o usaremos documentación digital dentro de un servidor?.
Este punto de la gestión de documentación es más importante de lo que parece, ya que definirá aspectos como la seguridad de los mismos, los costes del sistema, el tiempo que dedicaremos a almacenar o recuperar los documentos; lo cual al final es coste para la organización.

Según una encuesta realizada por Leger Marketing para Xerox Canadá sobre algunas pequeñas y medianas empresas, estas cifraron en 2.152 dólares anuales el coste de gestionar y almacenar los documentos, y aproximadamente una hora al día para buscar estos documentos (fuente: globeandmail.com).

Obviamente, a día de hoy lo más adecuado es recurrir a algún tipo de soporte informático y olvidarse del soporte papel (cuando sea posible); lo cual si disponemos de un criterio claro y uniforme para crear los documentos facilitará su organización y recuperación, y garantizará su seguridad al poderse hacer copias de seguridad de forma automática y periódica.

Hacer que el sistema de gestión de documentación sea seguro

Cuando hablamos de que el sistema de gestión de documentos sea seguro nos referimos a dos aspectos: seguridad ante el robo de los documentos, y seguridad ante la pérdida o daño.

Obviamente la forma de implementar las medidas de seguridad necesarias va a depender en gran medida del soporte o sistema que se haya decidido usar para almacenar la documentación. No es lo mismo usara un sistema informático que los típicos archivadores tipo armario.

De todas formas sí que va a existir un aspecto común para cualquier sistema de gestión de documentación, y este es la seguridad del local donde este sistema este físicamente instalado. Aunque tengamos un sistema informático con contraseñas y cifrados, de poco servirá si alguien puede entrar y robar el servidor o el disco duro donde se almacenan los documentos. De forma similar, la llave de un archivador se puede romper fácilmente si alguien accede a la oficina.

A partir de aquí, sí que existen diferentes medidas que podremos implementar en nuestro sistema para hacerlo más seguro, y que dependerán de la tipología de este:

• Establecer copias de seguridad periódicas que garanticen que podamos recuperar la documentación en caso de daño del soporte que estemos usando.
• Si usamos un sistema de almacenamiento físico; usar archivadores con una cierta resistencia al fuego y que estén en un local protegido.
• Procesos y herramientas para evitar que personas no autorizadas accedan a determinados documentos. Esto puede ser la llave de un archivador, o las contraseñas y permisos en un sistema de gestión informatizado.
• Asegurar que los documentos (físicos o digitales) sean destruidos totalmente y no recuperables una vez los eliminemos.
• Trazabilidad del acceso a la documentación. Esto no garantiza la seguridad en sí, pero sí que permite ver el origen del problema en caso de robo o uso inadecuado de los mismos.

Implementación de su sistema de gestión de documentos

Una vez que haya definido su sistema de control de documentación, respondiendo a las preguntas anteriores, estará listo para implementarlo. Para ello es importante asegurarse de que todo su personal conozca los detalles del nuevo sistema y siga los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar los documentos.
Esto hace recomendable, al menos durante el inicio de la implementación, hacer comprobaciones periódicas de la aplicación y uso del nuevo sistema; por ejemplo solicitando archivar o encontrar un determinado documento.

Aunque definir e implementar un nuevo sistema de gestión documentación es algo complejo, los resultados en velocidad de trabajo y costes para la empresa son evidentes.