Plantilla de informe del proyecto | Descárgala lista para usar

¿Qué es un informe de proyecto?

Una de las funciones del director del proyecto es mantener al sponsor y el comité de dirección del mismo informados sobre el avance de este, lo cual suele realizarse mediante la emisión periódica del informe de proyecto, o reporte de proyectos en Latino-américa. Así el informe de proyecto es un documento que resume la situación del proyecto respecto sus principales restricciones: coste, plazo y alcance.

En esta página te ofrecemos dos plantillas de ejemplo de informes de proyectos, cada una basada en una metodología de gestión diferente

Informe habitual para proyectos con metodología tradicional
Informe para proyectos con metodología de Valor Ganado

Informe de proyecto para metodología tradicional

Este sería el informe más usado en la mayoría de proyectos, y que ya permite dar una imagen muy clara a la dirección sobre el estado del proyecto. Los principales apartados que componen el reporte de ejemplo que te puedes descargar en esta página son:

En el primer apartado debemos identificar el proyecto al que hace referencia el informe y los destinatarios a los que este irá dirigido, siendo los más habituales el sponsor y el comité de dirección del proyecto.
El segundo apartado hace referencia al cronograma. Inicialmente debemos indicar si el proyecto se encuentra atrasado o no, y si fuera el caso en cuanto tiempo y los motivos, siempre haciendo referencia a las tareas dentro del camino crítico.
El tercer apartado sigue la lógica del anterior, pero hace referencia a los costes del proyecto. En este debemos indicar los costes incurridos hasta la fecha y si existe desviación respecto lo planificado. Siendo necesario incluir comentarios si hubiera desviación.
El seguimiento del alcance se hace mediante los entregables. En este informe de proyecto estos entregables aparecen en forma de lista, indicando para cada uno cuando fue entregado y cuando fue aceptado por el cliente.
Por último tenemos la lista de puntos abiertos, que son aquellos temas que debemos cerrar en el corto plazo o que generan riesgos adicionales sobre el proyecto.

Reporte de proyecto con valor ganado

Este informe supone una forma de dar una visión del proyecto más enfocada en datos, e incluyendo su evolución. Para ello es necesario que la gestión del proyecto siga la metodología del valor ganado.

Centrándonos en el reporte de ejemplo que te presentamos en esta página. Este se compone de varios apartados:

En el primer apartado debemos identificar el proyecto al que hace referencia el informe y los destinatarios a los que este irá dirigido, siendo los más habituales el sponsor y el comité de dirección del proyecto.
El segundo apartado hace referencia al estado del cronograma. Para informar sobre este usaremos los parámetros PV, EV, SV y SPI, los cuales se explican en detalle en el artículo de control de plazos con valor ganado. En el caso de existir desviaciones en el cronograma deberemos incluir comentarios explicativos.
El tercer apartado sigue la lógica del anterior, pero hace referencia a los costes del proyecto. Para informar sobre estos usaremos los parámetros AC, PV, CV y CPI, los cuales se explican en detalle en el artículo de control de costes con valor ganado. En el caso de existir desviaciones en el presupuesto deberemos incluir comentarios explicativos.
El seguimiento del alcance se hace mediante los entregables. En este informe de proyecto estos entregables aparecen en forma de lista, indicando para cada uno cuando fue entregado y cuando fue aceptado por el cliente.
Por último tenemos la lista de puntos abiertos, que son aquellos temas que debemos cerrar en el corto plazo o que generan riesgos adicionales sobre el proyecto.

La gran diferencia respecto a la primera plantilla de informe es que esta se rellena con datos calculados a partir del grado de avance real del proyecto. Esto permite una forma de reportar que permite ver si estamos cumpliendo o no con los objetivos, y ver en que grado esto ocurre.

Cómo calcular los datos del informe

Para calcular los datos a introducir en la plantilla de seguimiento del proyecto podemos usar la hoja de calculo que también se incluye junto a las plantillas. Esta hoja puede también usarse de forma autónoma, y reportar el avance en forma de gráficos; tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Para conseguir estos gráficos debemos ir a la pestaña de DATOS y rellenar las tres tablas:

Valor planificado (PV). Esta es la primera de las tablas a rellenar y lo haremos al inicio del proyecto. Esta tabla muestra la distribución planificada del coste para cada tarea, o sea, lo que prevés que te vas a gastar para cada tarea en cada periodo de tiempo. Esta tabla se rellena al inicio y cada vez que cambiemos la planificación, pero no durante el seguimiento.
Valor ganado acumulado. Esta tabla se irá rellenando periódicamente, de acuerdo al periodo de tiempo que hayamos elegido para seguir el proyecto. En cada periodo indicaremos el % de avance que se ha conseguido para cada tarea.
Actual Cost. Esta es la última tabla a rellenar y muestra el coste real que hemos tenido para cada tarea en cada periodo. Igual que la anterior, esta la iremos rellenando periódicamente, con los valores de costes incurrido en el mismo por tarea.

En la parte inferior de la pestaña DATOS se pueden ver los parámetros calculados en cada periodo, que serían los que usaríamos para rellenar el informe de avance de ejemplo. Para entender mejor estos parámetros y la forma de calcularlos, te sugerimos que visites los artículos sobre valor ganado.

¿Ventajas de usar una plantilla de informe normalizada?

La implementación de una plantilla normalizada para los informes de seguimiento en proyectos ofrece numerosas ventajas que impactan positivamente en la gestión y comunicación del proyecto:

Estandarización y consistencia: La plantilla asegura que todos los informes del proyecto sigan una estructura y formato uniformes, facilitando la comparación de información entre diferentes periodos o proyectos. Esto permite una mejor comprensión del progreso general del proyecto y la identificación de tendencias o patrones.
Ahorro de tiempo y esfuerzo: La utilización de una plantilla predefinida para el reporte del proyecto reduce significativamente el tiempo y esfuerzo dedicados a la elaboración de informes, ya que los autores no necesitan crear la estructura y el formato desde cero en cada ocasión.
Mejora en la calidad de la información: La plantilla establece campos específicos para cada tipo de información, lo que garantiza que los informes incluyan datos completos, precisos y relevantes para la toma de decisiones.
Facilita la comunicación y el entendimiento: La estructura estandarizada y el formato claro de la plantilla facilitan la comprensión de la información por parte de todos los stakeholders del proyecto, independientemente de su nivel de conocimiento técnico o experiencia previa.
Promueve la transparencia y la rendición de cuentas: El uso de una plantilla normalizada fomenta la transparencia en la gestión del proyecto, ya que todos los involucrados tienen acceso a la misma información y pueden realizar un seguimiento objetivo del progreso.
Agiliza la toma de decisiones: La información presentada de manera organizada y consistente en los informes facilita la identificación de problemas o desviaciones potenciales, permitiendo tomar decisiones oportunas y efectivas para el futuro del proyecto.
Reduce el riesgo de errores: La estructura predefinida de la plantilla minimiza la posibilidad de omitir información importante o cometer errores en la presentación de los datos.
Facilita el seguimiento histórico: La estandarización de los informes permite crear un archivo histórico de seguimiento del proyecto, que puede ser utilizado para analizar el desempeño, identificar tendencias y mejorar la planificación en futuros proyectos.

Si crees que las plantillas de informe de proyecto que te hemos mostrado aquí pueden serte útiles, no dudes en descargarlas dentro del pack de plantillas profesionales que te ofrecemos en esta página.

¿Por qué hacemos informes de seguimiento del proyecto?

Para muchos directores de proyectos realizar estos informes constituye una tarea tediosa a la cual acabamos dedicando poco tiempo. Por ello es importante empezar comentado los principales motivos por los cuales estos informes de seguimiento son importantes, así como su utilidad dentro de la gestión de proyectos:

Pueden constituir una obligación contractual hacia el cliente. Esto no constituye una ventaja para el proyecto, pero si un requisito, por lo que debemos hacer los informes como parte del alcance.
Pueden formar parte de los procesos internos de la organización donde se ejecute el proyecto. En este caso estos informes se usan para hacer seguimiento del proyecto, tener una visión global de la situación de la empresa, y priorizar recursos entre proyectos.
Mantener bien informados a los principales stakeholders puede ayudar a reducir la presión sobre el proyecto y cerrar puntos abiertos. En general la falta de información genera preocupación, por lo que informar regularmente, incluso de los riesgos y problemas, puede ayudar a mantener a la dirección y el cliente calmados.
Permite alinear a todos los implicados y conseguir mayor implicación de estos.
Facilita el conseguir soporte adicional en aquellos aspectos que sobrepasan las atribuciones del director del proyecto (incremento de los recursos, nuevas oportunidades comerciales, puntos de responsabilidad del cliente o terceras personas, etc.), o al menos dejar constancia escrita de estos puntos.

Fuera de los aspectos propios de la gestión de proyectos, no debemos olvidar que un informe bien realizado ayuda a crear una imagen de buena gestión, seriedad y profesionalidad, lo que repercute en la imagen del director del proyecto dentro de la organización o en frente del cliente.

Características de los informes de seguimiento del proyecto

Independientemente del destinatario del informe de seguimiento del proyecto, cliente o dirección interna, hay una serie de características que son comunes a todos los informes:

Constituyen una comunicación formal, lo que implica que deben hacerse a través de un canal de comunicación formal. Este canal puede ser un documento escrito o alguna herramienta informática corporativa.
Deben informar de la situación del proyecto respecto a las restricciones y objetivos, así como de los principales riesgos que puedan hacer que estos no se cumplan. Obviamente adaptando el contenido a cada receptor.
Es mejor usar un estilo directo y con frases cortas. La idea es que el receptor reciba la información más importante de forma rápida y sin posibilidad de mal entendido.
Habitualmente se usan formatos estandarizados para facilitar la lectura y tener valores comparables entre diferentes proyectos (sobre todo en informes internos en organizaciones multiproyecto).

La frecuencia con la que se mandan estos informes suele estar definida por la propia organización (informes internos), o formar parte del alcance (informe al cliente). Si esta frecuencia no está definida, es conveniente definirla en base a la duración total del proyecto. En base a mi experiencia, y por tanto discutible, se podrían definir los siguientes periodos:

Para proyectos cortos (1-6 meses), cada 15 días
Para proyectos medios (6 meses a 2 años), mensual
Para proyectos largos (más de 2 años), trimestral

Tipologías de informes de seguimiento del proyecto

Informes internos

Estos informes son los que habitualmente se mandan a la dirección de la organización que ejecuta el proyecto, normalmente al sponsor y/o al comité de dirección del proyecto. Este informe tiene como objetivo el informar de la situación del proyecto respecto a sus restricciones, así como de los riesgos que pueden afectar a su cumplimiento.

Desde el punto de vista de la dirección lo más importante es responder a dos preguntas: ¿Vamos a conseguir satisfacer al cliente en relación a plazo y alcance? ¿Vamos a conseguir el beneficio planificado?, por tanto es importante que el informe contenga datos que permitan responder a estas preguntas, cuando más concisos y directos mejor. También suelen incluir un punto referente a la facturación, ya que aunque por costes el proyecto puede estar correcto, puede darse el caso que el cliente no pague las facturas, o que exista un problema de flujo de caja.

Por regla general estos informes no se usan para planificar la carga de trabajo de los recursos, excepto cuando sea necesario modificar los recursos asignados al proyecto, por lo que no suele incluirse el cronograma detallado; como máximo un cronograma resumido con los principales hitos.

En muchos casos estos informes van a estar estandarizados y adaptados a la metodología de seguimiento y control de proyectos definida por la organización, la cual definirá los parámetros a mostrar. También es habitual el uso de herramientas corporativas, como PRISM o similares, que facilitan la recopilación y análisis del conjunto de informes por parte de la dirección.

Informes externos

Como informe de seguimiento externo tenemos principalmente el que mandamos al cliente, aunque dependiendo del proyecto puede ser que tengamos que mandar otros. En todo caso es responsabilidad del director del proyecto saber que informes deben mandarse y a quién, teniendo en cuenta que, aunque no forme parte explícitamente del alcance, mantener al cliente informado suele ser muy recomendable.

Si nos centramos en el informe de seguimiento que mandamos al cliente, su tipología y contenido van a depender de los compromisos adquiridos y del tipo de contrato. Aunque lo más habitual es entregar un informe escrito que contenga la siguiente información:

Estado de avance del alcance, normalmente referido a entregables. En el caso de proyectos de construcción esto suele hacerse con mediciones, las cuales también se usan para facturar.
Avance del cronograma, habitualmente con hitos o con un cronograma resumido.
En el caso de los costes, vamos a incluirlos o no en función del tipo de contrato. En un contrato llaves en mano, no es necesario informar sobre los costes, pero si el contrato es por horas y materiales, el informe debe incluir un desglose de estos costes (expresado en precio de venta).
Es también recomendable incluir una lista de los puntos abiertos, sobre todo los que sean responsabilidad el cliente. Esto permite informar de estos y “presionar” para que se cierren.

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