Durante la ejecución del proyecto, el director del proyecto es el responsable de realizar su seguimiento y control, lo que consiste en ir controlando su avance para asegurar que al final se conseguirán los objetivos. Uno de los métodos que existen para hacer este control es método del Valor Ganado o Earned Value Method (EVM), que en base a valores numéricos permite cuantificar el avance del proyecto, y por tanto tomar decisiones en base a datos objetivos.
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El método del valor ganado es una metodología de seguimiento y control de proyectos basada en la premisa que los datos históricos del proyecto pueden ser buenos indicadores de su avance futuro. Esto nos permite, no solo cuantificar el avance del proyecto en el momento actual, sino también hacer estimaciones y simulaciones de su avance futuro.
A nivel general esta metodología compara una serie de variables extraídas de la planificación del proyecto con datos calculados a partir del avance real del proyecto, permitiendo evaluar la situación del proyecto respecto el cronograma y los costes, y hacer una previsión del plazo y coste finales si el proyecto continua del mismo modo.
Al tratarse de una metodología de seguimiento y control basada en valores numéricos, esta precisa de una planificación bastante detallada, la cual debe incluir la siguiente información:
Para poder aplicar este método hay algunas variables que deberemos conocer y saber calcular, las cuales parten de la información generada durante la fase de planificación o de los datos recopilados durante la ejecución del proyecto. Para explicar estas variables vamos a partir del siguiente proyecto de ejemplo:
Es el valor en términos económicos del trabajo que habíamos planificado para la fecha en que realizamos el análisis. Este valor se obtiene directamente de mirar el valor de la línea base de costes en la fecha en que se realiza en análisis. Si cogemos el ejemplo anterior, imaginando que estamos haciendo el seguimiento del proyecto al finalizar el sexto mes, podemos ver que el valor que teníamos planificado es de 418.
Es el valor en términos económicos del trabajo efectivamente realizado hasta la fecha en que se realiza el análisis. Como trabajo realizado entendemos aquel que se ha ejecutado y ha sido aceptado como correcto. Para ello debemos poder identificar y cuantificar en términos económicos el avance de cada tarea, de tal forma que podamos dar un valor al trabajo realizado. En nuestro ejemplo el avance de las tareas se muestra en gris oscuro, por lo que sumando los costes dentro de las áreas marcadas podemos calcular el valor económico del trabajo que está ejecutado hasta la fecha. En nuestro ejemplo el valor ganado al finalizar el sexto mes es de 370.
El coste actual representa los costes totales imputados al proyecto hasta la fecha en que se realiza en análisis. Aquí es importante remarcar que hablamos de costes y no de pagos, por tanto es indiferente si se ha producido o no la salida efectiva del dinero. Este valor no sale de la planificación, sino que debe salir de la herramienta de control de costes disponible en la organización.
Estos tres valores nos permiten sacar una “fotografía” del proyecto en un momento dado, la cual nos permitirá sacar conclusiones sobre la forma en que este está avanzando en términos económicos y de cronograma. Así mismo, la combinación de estos tres valores nos permitirá hacer predicciones sobre la situación que tendremos al finalizar el proyecto si este se continúa desarrollando de forma similar. Estos temas se detallan en los artículos:
El control de costes del proyecto con Valor Ganado se basa principalmente en dos variables: el Valor Ganado (EV) y el Coste Actual (AC), las cuales se combinan para obtener los parámetros que usados para controlar el proyecto. A título de recordatorio podemos definir estas variables como:
Si cogemos el proyecto que se muestra en el siguiente cronograma como ejemplo, siendo los valores en las tareas su distribución de los costes, y las áreas en gris oscuro el avance real de las tareas al final de sexto mes, tenemos:
El control de costes con el Earned Value Method (EVM) se basa en el cálculo y seguimiento de una serie de parámetros que se calculan a partir de las variables anteriores, y que permiten de una forma objetiva conocer la situación del proyecto. Adicionalmente es posible hacer estimaciones sobre el coste final del proyecto de continuar del mismo modo. Estos parámetros y estimaciones son:
Se define como la diferencia entre el coste que deberíamos tener en base al trabajo realizado y el coste real que tenemos (CV = EV-AC). Si este valor es negativo indica que el proyecto tiene sobrecostes, si es positivo ahorros.
En nuestro ejemplo el CV es igual a -15 (370-385), lo que indica que tenemos sobrecostes. Esta variación de coste también se puede expresar de forma porcentual como CV/EV. En nuestro caso – 4,05% (-15/370); lo que indica un sobrecoste del 4%.
El criterio para este parámetro es:
Conceptualmente indica el resultado en unidades monetarias que obtenemos por cada unidad monetaria gastada en el proyecto. Idealmente debería ser 1, lo que indicaría que convertimos el 100% de los costes en valor. Este índice se calcula como la división entre el valor del trabajo realizado y el coste hasta la fecha (CPI =EV/AC). En nuestro ejemplo el CPI sería de 0,96 (370/385), lo que indica sobrecostes.El criterio para este parámetro es:
Este parámetro estima el coste del proyecto a su finalización, lo que puede ser calculado por dos caminos diferentes, dando lugar a dos resultados diferentes:
Mi opinión profesional es que la estimación del coste final debe hacerse como combinación de las dos fórmulas anteriores, según el comportamiento mostrado por cada centro de control. Esto se explica en más detalle en el siguiente punto.
Llegados a este punto podemos ver algunas de las ventajas que se definían para el Valor Ganado, las cuales ya se indicaban en la descripción general del método.
El control de plazos del proyecto se basa principalmente en dos variables: el Valor Ganado (EV) y el Valor Planificado (PV), las cuales se combinan para obtener los parámetros que usados para controlar el proyecto. A título de recordatorio podemos definir estas variables como:
Si cogemos el proyecto que se muestra en el siguiente cronograma como ejemplo, siendo los valores en las tareas su distribución de los costes, y las áreas en gris oscuro el avance real de las tareas al final de sexto mes, tenemos:
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El control de plazos con el Earned Value Method (EVM) se basa en el cálculo y seguimiento de una serie de parámetros que se calculan a partir de las variables anteriores, y que permiten de una forma objetiva conocer la situación del proyecto. Adicionalmente es posible hacer estimaciones sobre la duración final del proyecto de continuar del mismo modo. Estos parámetros y estimaciones son:
Este parámetro sale de comparar el valor planificado y el valor ganado (SV= EV – PV), de tal forma que obtenemos un valor que muestra si el proyecto está adelantado o atrasado respecto lo que fue planificado. En este caso es más útil mostrar la variación del cronograma en forma de porcentaje, lo cual se calcula dividiendo este valor por el valor planificado SV/PV.
El criterio para este parámetro es:
En el proyecto de ejemplo tendríamos SV = -48 (370-418), o expresado porcentualmente -11,5%. Estos valores muestran que el proyecto está retrasado respecto la planificación
Este índice indica lo eficaz que es el proyecto en el uso de las horas de trabajo, lo que puede entenderse como el porcentaje del tiempo planificado que se ha utilizado para generar trabajo. Este índice se define como el coeficiente del valor ganado y el valor planificado (EV/PV).
El criterio para este parámetro es:
En el proyecto de ejemplo tendríamos SPI = 0,885 (370/418), lo que indica un retraso del proyecto debido a una eficacia en el uso del tiempo del 88,5%.
Asumiendo que el proyecto continua con el mismo nivel de eficiencia en el uso del tiempo, el EVM nos permite calcular cual será el plazo previsto para finalizar este. Para ello dividimos el plazo total planificado para el proyecto por su índice de eficiencia del cronograma (T/SPI). En nuestro ejemplo el plazo de ejecución estimado serían 18,6 meses (16,5/0,885).
Igual que ocurría con el control de los costes con Earned Value Method, es posible discriminar que paquete de control es el origen de los retrasos. Esto nos permite concentrar nuestros esfuerzos y definir las acciones a tomar en base al área concreta que lo necesita, evitando gastar tiempo en aquellas áreas sin problemas.
Para hacer esta discriminación basta con calcular los parámetros anteriores en los diferentes paquetes de control:
Como se ha comentado, el Earned Value Method (EVM) es un método muy potente para hacer el seguimiento y control del proyecto, aunque presenta también algunas dificultades en su aplicación.
