Respetar los costos es uno de los objetivos más importantes que tiene el director del proyecto, por lo que partir de una estimativa del costo correcta es vital para llegar una finalización satisfactoria del proyecto. Este artículo trata de las diferentes estrategias para realizar la estimación del presupuesto de un proyecto.
Normalmente el presupuesto de un proyecto se realiza al inicio del mismo, en las fases de inicialización y planificación; aunque en grandes proyecto puede ocurrir que tengamos que reestimar los costos durante la ejecución, o que aparezcan solitudes de cambio que implique añadir nuevo alcance a ser estimado. En cada una de estas situaciones la estimación de costes tiene un objetivo diferente, y por tanto unos requisitos de precisión diferentes. En base a esto podemos distinguir diferentes casos:
Durante la fase de inicialización del proyecto, donde aún no existe una definición detallada del alcance y de las tareas que lo componen, se tiende a valorar paquetes de trabajo de mayor tamaño. Usando estrategias basadas en la comparación con proyectos anteriores o en la opinión de expertos. De esta forma las estrategias de estimación más comunes en esta fase inicial serian:
El objetivo es dar una idea aproximada del presupuesto del proyecto para poder decidir su viabilidad. Por ello estas estimaciones se tienden a presentar como un resumen en forma de tabla, mostrando únicamente los puntos principales.
Una vez conseguida la aprobación al final de la fase de inicialización, llega el momento de hacer la cotización detallada del coste del proyecto, la cual tiene diferentes usos dentro de un proyecto:
Debido a los usos e implicaciones del presupuesto detallado, es importante conseguir un grado bueno de precisión en el costo total estimado para el proyecto, el cual suele estar sobre el 5-10%. Para conseguir este grado de precisión se aplican a nivel de las tareas individuales las estrategias de estimación de costos anteriores, a las cuales podemos sumar la estimación por tres puntos. A partir de los costos individuales de las tareas se va sumando hasta conseguir el costo total del proyecto.
La estimación detallada se presenta en forma de tabla mostrando los valores de estos paquetes de control, o al menos con un nivel de detalle que permita entender el origen y la distribución del costo total del proyecto.
Los costos habitualmente se tratan de forma determinista, lo que implica que se estima un valor concreto para ellos que se asume invariable. En el caso de aplicar estrategias que partan de un conjunto de valores, este valor se calculará para un determinado nivel de confianza, por lo que estaremos hablando de una estimación que se cumplirá en un determinado porcentaje de las veces.
Al tratarse los costos del proyecto de forma determinista, el objetivo del director del proyecto es conseguir que el costo de cada tarea se mantenga dentro del valor estimado, lo que es bastante complicado e implica grandes esfuerzos de seguimiento y control. Por ello, y considerando que el objetivo de cumplir con el presupuesto es para el proyecto en su conjunto, se suelen definir los paquetes de control.
Los paquetes de control son conjuntos de tareas para las cuales se controla el costo en su conjunto, y no para cada tarea individual. Esto permite pequeñas variaciones en los costes individuales, al tiempo que reduce significativamente los esfuerzos de seguimiento y control. Como ejemplo de paquetes de control podríamos poner:
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