Inicio del proyecto

En la teoría de gestión de proyectos, estos empiezan en la fase de inicialización o fase de inicio del proyecto. La cual tiene como objetivos la definición inicial del proyecto, la designación del director/a del proyecto, la asignación de los principales recursos (humanos y materiales) y la aprobación formal del inicio del proyecto. Esta fase la lleva a cabo el sponsor del proyecto o el comité de dirección del proyecto, aunque es recomendable que el director de proyectos participe.

Fase de inicio de un proyecto interno

Los proyectos internos son aquellos que se realizan para la propia organización o empresa, después de ser analizados y aprobados por la dirección.

En ellos, la fase de iniciación de un proyecto consiste en efectuar al análisis de viabilidad y aprobación del proyecto. Este análisis implica definir qué se quiere hacer (alcance), con qué objetivo (motivación o modelo de negocio), estimar la inversión necesaria (presupuesto), cuándo se quiere conseguir el resultado (plazo), y analizar la viabilidad económica en base a unas suposiciones o condiciones (potenciales riesgos si no se cumplen).

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Lo que suele ocurrir en estos casos, es que una vez aprobado el proyecto y asignado su director/a, la información no se transmite en un único documento (acta de constitución o project charter), sino que se suele transmitir en reuniones o varios documentos.

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Fase de inicio de un proyecto externo

Los proyectos externos son los que realizamos para otras empresas (lo que la mayoría entendemos por el cliente), las cuales normalmente nos contratan para hacer el proyecto.

¿Dónde está la fase de iniciación del proyecto en este caso? Lo habitual es que cuando llega el pedido ya estemos atrasados y tengamos que empezar a ejecutar….Pues la fase de inicialización corresponde a la fase comercial previa al pedido.

Durante la negociación comercial suelen realizarse las siguientes actividades:
Se ha contactado con el cliente para entender lo que necesita (su motivación para querer el proyecto)
Se ha hecho una propuesta para cubrir con esta necesidad. La cual implica definir lo que se propone vender (alcance) y su precio (descontando el margen comercial: el presupuesto).
Suelen discutirse los plazos de entrega.
También las propuestas suelen incluir un plan de facturación, normalmente ligado a unos hitos o entregables que deben cumplir con ciertas condiciones para ser aceptados. Esto es equivalente a los requisitos de aprobación.
Ya en función del proceso de ventas de cada empresa, se suele identificar a las personas más relevantes en el cliente (interesados) y los riesgos que puedan existir.

La fase comercial termina con la recepción del pedido del cliente, o con la pérdida o cancelación del proyecto. El pedido, junto con la confirmación del mismo por parte de nuestra empresa, constituye la autorización formal para empezar el proyecto. Y llegados a este punto es cuando se asigna formalmente el director/a del proyecto, si este no ha participado dando soporte durante la fase comercial.

Acta de constitución en proyectos externos

Por lo tanto, en proyectos para terceros no esperes ver un acta de constitución como tal. En su lugar debes fijarte en los siguientes documentos:

Solicitud de oferta del cliente (RFQ en inglés). Donde se detalla lo que el cliente quiere comprar, y en base a la cual se hace la oferta comercial.
Oferta comercial. En el caso de que la oferta no cumpla totalmente con los solicitado en la RFQ, es necesario que esta se acompañe con una lista de desviaciones. Esta debe indicar lo que no podemos cumplir, y el cliente debe aceptarla si nos hace el pedido.

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El pedido y la propuesta te indicarán el plazo, entregables principales, criterio de aceptación acordado y el precio. En este punto debes solicitar el estudio hecho para calcular el precio de venta, ya que este te dirá los costes estimados, cómo se han distribuido, y el desglose del trabajo considerado.

Aunque cada empresa tiene sus procesos, es bastante frecuente que una vez la empresa recibe el pedido exista una reunión entre el vendedor y el director/a del proyecto para traspasar la información. Es en esta reunión donde deberás conseguir la información faltante, como principales interesados, riesgos detectados en la fase comercial, intereses del cliente, etc.

Una vez se haya aprobado el inicio del proyecto, de forma más o menos cercana a la teoría, te hayan reconocido como su director/a, y tengas la información básica sobre este, llega el momento de empezar la fase de planificación.

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