Control de cambios

La mayoría de los proyectos están sujetos a cambios y modificaciones durante su ejecución, los cuales pueden llegar a provocar el fracaso del proyecto si no se gestionan correctamente. Sigue leyendo este artículo y te explico cómo hacer el control de cambios durante la ejecución del proyecto.

¿Qué se considera un cambio?

Se considera un cambio todo aquello que modifique las limitaciones iniciales del proyecto, las cuales deben estar claramente definidas en el plan del proyecto, o en el contrato en proyectos para terceros, siendo lo más habitual la modificación del alcance (solicitud de incluir nuevos entregables) o de coste (reducir el coste final por limitación del presupuesto).

En el caso de proyectos ejecutados de forma progresiva o por fases, también se considera un cambio una modificación en los puntos aceptados al final de la fase anterior, los cuales son el punto de partida y definen el trabajo a ser ejecutado durante la fase en curso

Aunque teóricamente cualquier modificación de este tipo se consideraría un cambio, en la práctica solo se suelen tratar como tal aquellas modificaciones que impliquen un trabajo adicional significativo. Estos es debido a que en la práctica el director de proyectos también debe velar por la relación con el cliente más allá del proyecto, y tener un cierto criterio “comercial”.

No se consideran cambios aquellas modificaciones que debamos hacer para corregir un entregable, lo cual debe considerarse como el resultado de una mala gestión de la calidad o mala identificación del alcance, o para corregir el avance del proyecto

Muchas veces un gran número de cambios durante la ejecución del proyecto ponen en evidencia una pobre identificación de stakeholders durante la fase de planificación. A medida que avanza el proyecto, estos stakeholders no identificados aparecen e introducen sus requisitos al proyecto, los cuales son vistos como cambios, aunque realmente no lo son.

Herramientas de control de cambios en proyectos

Aplicar los procesos y técnicas que se explican en los siguientes apartados requieren de una adecuada documentación y organización, lo cual es mucho más simple si dispones de una herramienta pensada para aplicar este proceso.

Dentro del pack de plantillas que hemos preparado en esta página, existen las plantillas de solicitud de cambios y control de cambios interactiva que te permite aplicar fácilmente el proceso de gestión de cambios.

Proceso de control de cambios.

De forma general el proceso de solicitud y aprobación de los cambios debe incluir los siguientes pasos:

• Emisión de la solicitud del cambio. Para ello la persona que solicita la modificación debe definir el cambio solicitado y la motivación de este. Esta solicitud debe encaminarse al director del proyecto, que es la persona encargada de dar inicio al proceso de aprobación de cambios.
• Análisis técnico. Si la variación afecta al contenido técnico del proyecto, este debe ser analizado y aprobado por el responsable técnico del mismo. Un cambio que técnicamente no sea viable quedará descartado en este punto.
• Cuantificación del cambio. Para poder proceder con la aprobación del cambio es necesario cuantificar el efecto que este tendrá sobre las limitaciones del proyecto (coste, plazo, recursos, etc.) en el caso de ser aplicado. Este análisis debe ser pilotado por el director del proyecto, pero realizado por el equipo del proyecto, procediendo de la misma forma que con las estimaciones que realizan durante la fase de planificación.
• Aprobación. Antes de aceptar la modificación y aplicarla al proyecto, esta debe ser aprobada por el sponsor o el comité de dirección de proyecto. En el caso de proyectos realizados para terceros, esta aprobación debe incluir tanto al sponsor en el lado del cliente como él de la organización que realiza en proyecto, aunque este segundo es sustituido por el director del proyecto en muchos casos.
• Modificación de la planificación. Una vez aprobado el cambio, este debe aplicarse a la planificación del proyecto, lo que implica modificar las líneas base del proyecto en base al análisis cuantitativo realizado, y volver a emitir los documentos de planificación que se hayan visto alterados.
• Informar. Tanto si el cambio ha sido aprobado o no, es importante informar sobre el resultado a las personas implicadas en la solicitud:
  • En caso de no aprobación, el director del proyecto deberá informar a la persona que emitió la solicitud del resultado y los motivos de la no aceptación. Dar esta información es importante para dar a entender a esta persona que su solicitud ha sido analizada, y para evitar que este continúe intentando implementar el cambio.
  • Una vez un cambio está oficialmente aprobado y aplicado en la planificación del proyecto, el equipo del proyecto debe ser informado del cambio y de los efectos que ha tenido sobre el proyecto. Así mismo, es importante informar al solicitante de la aprobación.

Todos estos cambios deben quedar registrados disponer de una plantilla de solicitud de cambios que incluya estos apartados. De esta forma todo el proceso queda documentado en un mismo sitio.

Seguimiento de los cambios

Una vez aceptado el cambio el director del proyecto debe asegurarse de hacer un seguimiento de este correcto. Este seguimiento consiste en dos puntos:

• Asegurarse que el cambio realmente se ha aplicado. No sería la primera vez que se acepta una variación en el proyecto y esta no queda reflejada en el entregable, generando trabajo adicional, retrasos, e insatisfacción del cliente. Para ello es importante asegurarse que las personas que directamente están afectadas por la modificación la conocen, preferiblemente poco antes que estos vayan a realizar la tarea o tareas afectadas por este.
• Mantener un histórico para poder entender el origen de las modificaciones sobre el cronograma y costes debido a los cambios, y el resultado de las diferentes solicitudes, evitando así repetir el proceso para una solicitud que en su día fue rechazada.

Este histórico también permite calcular y justificar la facturación adicional (o reducción de la facturación) debida a los cambios aceptados, lo cual normalmente se hace con aditivos de contrato, modificaciones del pedido, o pedidos adicionales.

¿Cómo debe afrontar el director del proyecto los cambios?

Todo modificación supone una perturbación del proyecto y por tanto un riesgo para este, por lo que estos deben evitarse en la medida de lo posible. Para ello es necesario que el director del proyecto tenga claros los siguientes aspectos:

• Objetivo y motivación del proyecto. Que pretende obtener la organización o el cliente con este proyecto?
• Alcance incluido en la aprobación del proyecto, o en el contrato en proyectos para terceros.
• Motivación y necesidad detrás de la solicitud de cambio.

Teóricamente, a partir del conocimiento de estos aspectos, el director del proyecto deberá evitar modificaciones que no contribuyan al objetivo y motivación inicial del proyecto, o que no formen parte del alcance contratado, ya que estos incrementarían el riesgo sin incrementar el beneficio esperado.

Sobre el papel es simple decir esto, pero en la realidad es muchas veces complicado no aceptar determinados cambios debido a quien los solicita, o en proyectos para terceros donde cobramos por el trabajo realizado.

En estos casos es importante recordar que lo que pone en riesgo el proyecto son los cambios no aprobados y que no se acompañan de los recursos necesarios para su implementación (presupuesto y/o plazo adicional). Por tanto, en la práctica, el director del proyecto debe asegurar que todos los cambios pasan por el proceso de análisis y aprobación, evitando que se “cuelen” cambios. Para ello son claves los siguientes puntos:

• Conocer la estructura del proyecto, sobre todo quien ocupa la figura del sponsor. El sponsor es el “propietario” del proyecto y él que debe autorizar los cambios.
• Definir desde el inicio del proyecto el proceso de solicitud y aprobación de los cambios.
• Definir la persona que debe comunicar los cambios aprobados, lo que implica que el equipo del proyecto solo aceptará los cambios indicados por esta persona.

Aunque según la teoría de dirección de proyectos esto sería incorrecto, considero que el director de proyecto debe tener la suficiente flexibilidad y conocimiento de la situación del proyecto para poder aceptar pequeños cambios sin contrapartida, siempre que no impliquen incumplir plazos o costes, en pro de una mejor relación con el cliente. Dejando siempre claro que es un cambio y que supone un esfuerzo adicional. En el caso de proyectos para terceros, este comportamiento puede favorecer la relación y facilitar contratos futuros, lo cual seguro que compensa esta flexibilidad.