Este artículo trata sobre las diferentes estrategias de gestión de riesgos que podemos usar para definir las acciones, preventivas o reactivas, a llevar a cabo para evitar o potenciar su impacto. Algo de gran ayuda para conseguir los objetivos del proyecto y facilitar su dirección.
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Como ya se ha comentado en otros artículos, los riesgos pueden tener un impacto negativo o positivo sobre el proyecto. En este segundo caso los llamamos oportunidades. Estas dos tipologías de riesgos dan lugar a dos grupos diferentes de estrategias, en función de si queremos reducir o incrementar su impacto sobre el proyecto.
Obviamente aprovechar las oportunidades es una forma de facilitar, o incluso mejorar, la consecución de los objetivos del proyecto, por lo que es importante tenerlas en cuenta y no centrarse solo en los riesgos negativos.
Los riesgos negativos son aquellos que pueden ocasionar sobrecostes o atrasos en el proyecto, por lo que las acciones que debemos tomar frente a ellos irán encaminadas a evitarlos, o mitigar su impacto o probabilidad de ocurrencia. De forma general existen cuatro estrategias frente los riesgos a seguir, las cuales debemos procurar aplicar en el orden en que aparecen en este artículo.
La mejor forma de actuar delante de un riesgo es evitarlo, o sea que deje de afectar a nuestro proyecto. Esto puede hacerse tanto eliminado el motivo del riesgo (paquete de trabajo dentro del alcance, persona en el equipo, etc), como incluyendo paquetes de trabajo adicionales que nos permitan evitar el riesgo (mediciones de calidad adicionales).
En muchos casos la estrategia de evitar riesgos afecta a los requisitos o limitaciones del proyecto, sobre todo cuando las acciones van encaminadas a modificar aspectos del alcance. Esto implica una dificultad para aplicar esta estrategia una vez firmado el contrato o el project charter, lo que hace muy recomendable hacer un primer análisis de los riesgos antes de firmar estos.
Si no podemos evitar el riesgo, la segunda mejor estrategia frente los riesgos es conseguir que los asuma otro. Esta estrategia es la que hay detrás de la contratación de un seguro, carta de crédito, o de las penalizaciones en los contratos con los proveedores.
Esta estrategia es aplicable principalmente a riesgos con impacto sobre el coste del proyecto, ya que es difícil traspasar los impactos sobre el cronograma. Por ello es necesario haber calculado inicialmente el valor económico de este impacto, ya que es este, sin considerar la probabilidad de ocurrencia, él que debemos traspasar.
Un aspecto importante a considerar es que estamos traspasando el impacto, pero no la responsabilidad. Esto se ve claro en el caso de los atrasos, donde podemos compensar las penalizaciones de nuestro cliente aplicando estas en los contratos con nuestros proveedores, pero la insatisfacción del cliente y sus quejas van a seguir afectándonos.
La mitigación de riesgos implica que aceptamos que el riesgo puede afectar al proyecto, por lo que el objetivo será reducir su impacto, o su probabilidad de ocurrencia. La forma de conseguir esto puede ser muy variada en función del riesgo y el paquete de trabajo afectado, pero puede ir desde contratar un seguro con franquicia (el impacto queda limitado al valor de la franquicia), realizar ensayos de calidad a medida que ejecutamos el paquete de trabajo (el impacto queda limitado al trabajo realizado entre ensayos),cambiar las fechas de ejecución (para evitar una época de lluvia), usar transporte aéreo en lugar de marítimo (recuperamos tiempo a cambio de mayor coste), etc.
Las acciones de mitigación de riesgos pueden ser tanto preventivas (caso de los ensayos o la contratación de un seguro), como reactivas en el caso de ocurrir el riesgo (contratación de transporte aéreo en lugar de marítimo). Las primeras son las que deben incluirse en la WBS y el resto de planes, mientras que las segundas las indicamos en el registro de riesgos como plan de acción. Este plan de ejecutará de forma automática en el caso de ocurrir el riesgo, reduciendo la presión sobre el equipo y el tiempo de reacción.
Esta estrategia frente los riesgos la usamos cuando no podemos aplicar ninguna de las tres anteriores, o después de aplicar las acciones para mitigar el impacto. Como su nombre indica, esta estrategia consiste en aceptar el riesgo y su impacto, lo cual implica que debemos proteger el proyecto mediante los márgenes adecuados.
Estos márgenes salen del valor calculado durante el análisis cuantitativo de los riesgos, tanto para el cronograma como para el coste. Esto implica siempre un incremento del plazo y el coste del proyecto, y justamente por esto es la estrategia que debemos aplicar en último lugar.
Los riesgos positivos son aquellos que pueden ocasionar reducciones en coste o plazo, por lo que las acciones que debemos tomar frente a ellos irán encaminadas a hacer que ocurran y/o incrementar su impacto. En este caso existen dos estrategias de gestión de riesgos positivos que podemos aplicar.
Como ejemplo de esto podríamos dar conseguir dos contratos similares en contenidos y plazo de ejecución, que nos permitan incrementar el volumen de subcontrataciones y por tanto negociar mejores precios. También podríamos contratar más recursos para unas determinadas tareas, de tal forma que estas acaben en un plazo menor y podamos enviarlas junto con otros materiales.
Es la estrategia de gestión de riesgos contraria a mitigar. En este caso lo que buscamos es incrementar el impacto o la probabilidad de que ocurra determinada oportunidad. La diferencia respecto a la estrategia anterior, es que mientras que en incluir aseguramos que la oportunidad ocurre, aquí está sigue estando sujeta a una probabilidad de ocurrencia.
Por ello estas oportunidades se tratan igual que los riesgos aceptados. Debemos cuantificar el impacto de la oportunidad, considerar este valor en los márgenes, y definir de antemano las acciones (preventivas o reactivas) que se llevaran a cabo en el caso de ocurrir.