Venta de proyectos.

La venta de proyectos empieza por la identificación y gestión de oportunidades, la cual es la que justifica que se elabore una propuesta comercial, y puede dar como resultado un pedido y el inicio del proyecto.

Obviamente, antes de detectar una oportunidad existe un proceso de prospección comercial y primeros contactos con los posibles clientes Esto no puede considerarse parte del proyecto y por tanto estaría fuera del ámbito de la gestión de proyectos.

En este artículo se trata la gestión de oportunidades en la venta de proyectos, la cual se divide en dos fases diferenciadas:

Proceso de venta de proyectos.

Identificación de la oportunidad

El proceso de venta de proyectos comienza cuando la organización detecta una necesidad concreta por parte del cliente, la cual puede ser cubierta mediante un proyecto. Durante esta fase es importante definir los objetivos, limitaciones y necesidades del cliente, lo cual nos permitirá tener una primera idea del proyecto. Esto nos permitirá analizar la oportunidad y desarrollar una propuesta.

En proyectos complejos suele ocurrir que el cliente conoce el objetivo final y sus limitaciones, pero desconoce la solución que necesita para ello. Por tanto, en esta primera fase ya se hacen propuestas genéricas para ver cómo responde el cliente, con el objetivo de conocer mejor sus os objetivos y limitaciones.

Aunque existen múltiples formas de identificar oportunidades, podemos destacar las siguientes:

• Contacto directo del cliente. Normalmente como resultado de una acción comercial previa, o cuando dispongamos de alguien que nos conozca dentro del cliente.
• Concursos públicos cuando la licitación del proyecto sale publicada.
• A través de algún miembro de nuestra organización si ya estamos trabajando en otros proyectos para el mismo cliente. En estos casos la figura del director del proyecto actual es muy importante para la nueva oportunidad, porque a la práctica esta persona es el contacto y la cara visible de nuestra organización en el cliente.
• Agentes comerciales o representantes que puedan informarnos.

Análisis de la oportunidad

No todas las oportunidades nos van a interesar ni vamos a ser capaces de asumirlas. Por lo tanto, una vez identificada la oportunidad, y definidos los objetivos, limitaciones y necesidades del cliente, es momento de estudiar si podemos asumir este trabajo y si nos interesa hacerlo.

Entre los aspectos que debemos estudiar en este análisis destacaríamos:

• Complejidad del proyecto. Este aspecto está relacionado con la capacidad técnica de nuestra organización para afrontar el proyecto y los riesgos que asumiríamos al hacerlo.  Si técnicamente el proyecto está fuera de nuestros conocimientos o experiencia, o si los riesgos son elevados, quizás lo mejor sea declinar participar o esto debe ser considerado en el precio de venta.

• Disponibilidad de personal. ¿Está el equipo necesario disponible en las fechas requeridas? Aquí es importante hacer una primera estimación de los recursos necesarios y sus capacidades, y ver su disponibilidad. Si no tenemos el personal adecuado, en cantidad y características, puede ser mejor declinar o deberemos considerar el tiempo y coste de desarrollar estas capacidades.

• Valor estratégico de la propuesta. Hay oportunidades que talvez no sean muy interesantes por sí mismas, pero que nos permiten entrar en un nuevo cliente o son el inicio de una serie de oportunidades relacionadas. También hay clientes a los que no podemos decir no. En estos casos nos puede interesar entrar, aunque la oportunidad en si no sea interesante.
• Posición frente a los competidores. ¿Nuestra propuesta puede ser más competitiva que la de nuestros competidores? Si la respuesta es no, más vale dejar la oportunidad y no gastar recursos en ella.
• Rentabilidad esperada. Cualquier organización tiene una rentabilidad mínima por debajo de la cual no le interesa trabajar, excepto que estratégicamente sea interesante. Por tanto declinaríamos aquellas oportunidades que impliquen una oferta por debajo del umbral de rentabilidad.

• Riesgos financieros. Dentro de este punto estaría la situación económica del cliente ¿tenemos suficientes garantías de pago? y nuestra capacidad económica para hacer frente al proyecto ¿necesitamos financiar? Aquí un primer análisis del flujo de caja es muy importante.

El proceso de análisis de la propuesta normalmente no es llevado a cabo por el director del proyecto, aunque es muy recomendable que participe para asegurar que la identificación de riesgos, costes y recursos necesarios son coherentes con el posible proyecto. Los responsables suelen ser del departamento comercial, junto con alguien de la dirección en proyectos de gran envergadura. Como resultado de este análisis tendremos la decisión de continuar o declinar la propuesta; y en caso de continuar empezaríamos con el proceso de creación de la propuesta.

Elaboración de la propuesta de venta

Una vez analizada la oportunidad y establecido que esta nos interesa, llega el momento de hacer una propuesta al cliente. La creación de una propuesta es un proceso cíclico, ya que lo más habitual es que el cliente nos pida cambios, aunque solo sea en el precio, que nos obliguen a hacer diferentes versiones de la oferta.

De forma general podemos dividir el proceso en tres pasos:

Cómo enfocar la propuesta de venta del proyecto

Este enfoque de la propuesta sería la forma en que nosotros entendemos que podemos dar respuesta a las necesidades y objetivos del cliente, respetando sus limitaciones y nuestra capacidad. Esta elaboración es un proceso recurrente, incluso a veces de prueba y error. Por ello va a necesitar de reuniones y comunicación con el cliente hasta conseguir entender bien sus necesidades y objetivos, y alinear nuestra propuesta con ellos.

La importancia de esta propuesta radica en dos aspectos clave para la venta del proyecto:

• Una vez este enfoque se ha definido y acordado con el cliente, este pasa a ser la base sobre la que elaboraremos la oferta final. Ya que el coste, plazo, condiciones, etc. de nuestra oferta van a estar directamente relacionados con lo que debamos entregar.
• Un aspecto muchas veces decisivo en la venta de un proyecto es la confianza que generemos en el cliente. Por tanto este enfoque inicial es muy importante para demostrar al cliente que entendemos sus necesidades y que sabemos cómo resolverlas, lo cual genera confianza en nosotros.

Elaboración de la propuesta comercial para el proyecto

Partiendo del enfoque acordado con el cliente, ósea la propuesta técnica sobre la que se basará nuestra propuesta comercial y que define el alcance, llega el momento de elaborar esta. Este punto es en cierta forma similar a la elaboración del plan de proyecto dentro de la fase de inicialización, ya que para elaborar la oferta debemos definir de forma inicial los recursos, plazos, costes y riesgos que vamos a tener durante la elaboración del proyecto. También deberemos definir el alcance de forma que este quede lo más definido posible, no dejando puntos indefinidos que puedan generar confusión o alcance adicional no contemplado.

Desde el punto de vista del precio de venta, la función del director de proyectos se basa en determinar los costes y los márgenes por riesgos, dejando la definición de los márgenes comerciales para el equipo comercial o usar los definidos por la organización.

Apartados en una propuesta comercial para proyectos

De forma general una propuesta para un proyecto va a incluir los siguientes apartados:

• Contexto y objetivos del proyecto. Básicamente consiste en indicar las necesidades, objetivos y limitaciones indicadas por el cliente, con el propósito de dejar claro lo que hemos entendido y las bases sobre las que se ha elaborado la propuesta.
• Enfoque de la propuesta y alcance incluido. En este apartado definimos la solución técnica propuesta para cumplir con los objetivos y las necesidades del cliente, la cual es conveniente haber discutido antes. Así mismo definimos que parte de esta solución puede ser entregada por nosotros y cual quedaría bajo la responsabilidad del cliente. En este caso es conveniente acompañar la propuesta con algún tipo de documento que defina el alcance de forma visual. Cualquier error en este punto puede suponer insatisfacción del cliente o deber asumir alcance no considerado inicialmente.
• Plazo de elaboración del proyecto. Ligado con el alcance y la disponibilidad de recursos está el plazo de ejecución que podemos ofrecer, o que nos solicita el cliente. En ambos casos conviene mostrarlo por ser un compromiso.
• Organización y metodología de trabajo propuesta. Pequeña descripción inicial del equipo que va a ejecutar el proyecto y la forma en que esta va a ser ejecutado. En proyectos grandes se puede incluir el currículo del director del proyecto u otras personas relevantes para demostrar su capacitación.
• Precio de venta y condiciones de facturación. Cómo directores de proyecto el precio de venta no debe importarnos, ya que al final el proyecto se gestiona con los costes, pero obviamente en la oferta debemos incluir el precio total que el cliente deberá pagar por nuestros servicios. Junto con el valor es importante indicar la moneda en la que se hará el pago y si los impuestos están incluidos.
• Condiciones de venta. Son las condiciones en las que entregaremos los servicios o productos que se incluyen en la propuesta, así como las posibles garantías y tiempo de validez de la propuesta. Para los productos se suele usar los INCOTERM, y para los servicios es importante decir donde estos se van a ejecutar, si incluimos gastos de viaje o expatriación, idioma de los documentos, etc.

Aprobación de la propuesta

Como parte final de la elaboración de la oferta estaría la revisión y aprobación interna. Esta debe validar que la oferta está bien elaborada y cumple con todos los requisitos y normativas de la organización. Una vez la oferta ha sido aprobada, podemos presentarla al cliente.

En algunos casos se usan estimaciones de precios, propuestas preliminares, u otros documentos que no requieren de una aprobación formal por no suponer un compromiso. Estos permiten empezar las discusiones y ajustar la propuesta final.

En estos casos es importante dejar claro en el documento su carácter no oficial, teniendo en cuenta también que los valores que indiquemos en ellos acaban siendo un valor máximo (caso de precios o plazos) a ojos del cliente, lo que condiciona la propuesta posterior. La posibilidad de hacer esto o no va a depender de cada organización.

Presentación y discusión de la propuesta comercial

Una vez la propuesta haya recibido la aprobación interna, esta puede ser presentada y discutida con el cliente, siendo lo más habitual que esta presentación sea mediante una reunión presencial.

Durante esta presentación el director de proyectos suele ser el encargado de presentar y defender la propuesta técnica, si ha participado de su elaboración. Las discusiones comerciales son habitualmente responsabilidad del equipo comercial, aunque en muchas organizaciones el director del proyecto también asume este trabajo, con algunas limitaciones.

Es en esta fase donde se muestra en carácter recurrente de la elaboración de la propuesta para un proyecto. en estae deberemos hacer modificaciones y generar diferentes versiones de la oferta original de acuerdo a las solicitudes del cliente, hasta conseguir una propuesta que cumpla totalmente con sus expectativas.

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