Ordenes de trabajo

Uno de los retos de la gestión de proyectos es la gestión de tareas. Lo que implica gestionar en cada momento lo que el equipo del proyecto debe hacer y hacer seguimiento del avance de este trabajo. En este post mostraremos el uso de las ordenes de trabajo o instrucciones de trabajo para la gestión de tareas.

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¿Qué son las ordenes de trabajo?

Una orden de trabajo es un mandato oficial, a menudo documentado por escrito, que especifica una tarea o conjunto de tareas que deben ser completadas dentro de un proyecto. Estas instrucciones detallan el “qué”, el “cómo”, el “cuándo” y, a veces, el “por qué” de las actividades asignadas. El propósito principal de una orden de trabajo es establecer una directriz clara y concisa que garantice la correcta ejecución de una tarea dentro del marco del proyecto.

Además de orientar a los miembros del equipo, las órdenes de trabajo sirven para coordinar esfuerzos, evitando la duplicación de tareas y asegurando que se siga un enfoque sistemático para el logro de los objetivos del proyecto.

Componentes claves de una orden de trabajo

Una orden de trabajo eficaz debe incluir varios elementos esenciales para ser clara y útil:

• Descripción de la Tarea: Debe proporcionar una descripción detallada de la tarea a realizar. Esta descripción debe ser precisa, evitando ambigüedades, para que el equipo sepa exactamente qué se espera.
• Responsabilidades: La orden debe especificar quién es responsable de ejecutar la tarea. Esto puede incluir a un miembro específico del equipo o a un subequipo dentro del proyecto.
• Plazos: Es crucial definir el plazo en el que la tarea debe completarse. Esto incluye tanto la fecha de inicio como la fecha límite, lo que ayuda a los responsables a planificar y priorizar sus tareas.
• Recursos Necesarios: En algunos casos, es necesario detallar los recursos asignados para la tarea, como presupuesto, herramientas, o acceso a información específica.
• Criterios de Calidad: Establecer los estándares de calidad o los resultados esperados es importante para asegurar que el trabajo se realice correctamente y cumpla con los objetivos del proyecto.

¿Para qué sirven las ordenes de trabajo?

Cómo ya se intuye en la presentación de este artículo, el uso de las instrucciones de trabajo tiene los siguientes objetivos dentro del proyecto:

• Definir la tarea a ejecutar. Explicar los contenidos y los entregables que se esperan de la tarea, incluyendo los criterios que se usarán para evaluar estos. Esto permite a la persona responsable de ejecutar la tarea tener una guía clara de lo que se espera de él, evitando errores y males entendidos.
• Autorizar el inicio de su ejecución. Una tarea solo puede empezar cuando han finalizado las tareas precedentes y tenemos disponibilidad de recursos, por tanto el equipo del proyecto no puede hacer las tareas cuando quiera, sino cuando toca, lo cual se puede indicar mediante las ordenes de trabajo. Aunque de forma general esta información aparece en el cronograma del proyecto, el envío de una instrucción de trabajo permite definir en detalle la fecha exacta de inicio en función del avance real del proyecto.
• Definir los recursos implicados. Esto implica definir la persona que será responsable de ejecutar la tarea y la persona responsable de aprobar el resultado. Si el proyecto lo gestionamos según CPM-PERT, también incluiremos la fecha límite de entrega de la tarea, pero si lo gestionamos con Cadena Crítica pondremos solo las horas a dedicar a la tarea.

• Controlar la ejecución de la tarea. A través de la emisión de las ordenes de trabajo y su retorno cuando la tarea se ha completado es posible controlar el avance del proyecto y las horas reales gastadas. En este caso las instrucciones de trabajo constituyen una forma organizada de comunicación entre el director del proyecto y los miembros del equipo.

Requisitos para elaborar las instrucciones de trabajo

Un error habitual es usar las ordenes de trabajo como sustitutivo del cronograma, lo cual es un error y una forma de traspasar la responsabilidad de planificar el proyecto hacia el equipo. Por tanto para usar correctamente las instrucciones de trabajo, estas deben estar basadas en una buena planificación. Por tanto podemos definir los siguientes requisitos:

• Tener la WBS y el cronograma del proyecto suficientemente detallado hasta el nivel de tareas, indicando la interrelación entre ellas.

• Tener el diccionario de la WBS. Cómo se comenta, las ordenes de trabajo son una evolución del diccionario de la WBS, ya que básicamente consiste en la misma información utilizada en una fase diferente del proyecto.

• Aunque forma parte del punto anterior, también es necesario haber definido en detalle los recursos implicados en cada tarea, ya que no tiene sentido emitir una instrucción de trabajo de forma genérica, ya que nadie se va a dar por afectado.

Uso de las ordenes de trabajo

Para ver el uso de las instrucciones de trabajo partiremos de un ejemplo simple. Imaginemos que tenemos un proyecto con el siguiente cronograma:

Este proyecto está formado por tres tareas, asignadas a dos recursos diferentes, las cuales están unidas por relaciones de precedencia. Para empezar debemos crear una instrucción de trabajo asociada a cada tarea, aunque haya dos tareas ejecutadas por el mismo recurso. De otra forma no será posible seguir y controlar cada tarea de forma adecuada.

Una vez empiece el proyecto emitiremos las dos primeras ordenes de trabajo, iniciando con ello las tareas 1 y 2. Si la ejecución avanza según lo planificado, al cabo de dos días laborables recibiremos la instrucción de trabajo de la tarea 2 indicando que esta se ha completado.

En este momento podríamos tener la tentación de entregar la tercera instrucción de trabajo al recurso B, ya que este está libre, lo cual sería erróneo. Cómo puede verse para empezar la tercera tarea es necesario haber completado la primera. Por ello debemos esperar hasta tener las dos primeras tareas completadas para emitir la tercera instrucción de trabajo.

Con ello se controla el avance del proyecto de acuerdo a lo planificado, evitando empezar con información faltante, lo que acaba suponiendo trabajo adicional y errores. De forma similar, la recepción de las ordenes de trabajo, permite recibir información sobre los recursos y tiempo real usado, y por tanto nos permitirá seguir el proyecto y comprobar el avance real respecto a las líneas base del proyecto. De esta forma estas constituyen una herramienta de comunicación formal muy útil dentro del proyecto.