En la gestión de proyectos, manejar adecuadamente los cambios es fundamental para mantener el rumbo hacia los objetivos definidos. Una herramienta clave para lograrlo es la plantilla de control de cambios, que permite documentar y gestionar cualquier modificación que surja durante el ciclo de vida del proyecto. Este artículo explora cómo usar eficazmente esta plantilla y cómo puede beneficiar a tu gestión de proyectos.
Una plantilla de control de cambios o lista de desviaciones es un documento estructurado que recopila información sobre todas las modificaciones solicitadas en un proyecto. Esta herramienta permite a los gestores de proyectos registrar, evaluar, aprobar y monitorear los cambios de manera sistemática, asegurando que se gestionen de manera eficiente y controlada.
En base al formato de lista de control de cambios que te ofrecemos dentro de nuestro pack de plantillas profesionales, podemos identificar los siguientes apartados:
Esta identificación muestra el proyecto y cliente a quien aplica este documento, así como las revisiones que este ha sufrido. Para ello, el formato incorpora los siguientes campos en su parte superior:
La descripción detallada del cambio solicitado es crucial para entender su naturaleza y alcance. Esto incluye una explicación clara de lo que se quiere modificar y por qué, y para hacerlo perfecto, se incluye una referencia al paquete de trabajo (item de la WBS) afectado por el cambio.
Un campo importante dentro de la identificación de la modificación, es él que hace referencia al número de solicitud de cambio. Es en este segundo documento donde se describe en más detalle el cambio y su impacto, quedando esta lista como un resumen general para el proyecto.
La forma en que un cambio impactará a la planificación del proyecto es algo crucial para poder hacer una buena gestión del mismo. Para mantener una visión informada sobre el impacto que va a tener una determinada modificación, tanto en términos de coste como de tiempo, estos de detallan en este documento, junto con una referencia a si estos valores se han entregado al cliente para su evaluación, o si el estudio aun está pendiente.
Antes de implementar un cambio, es necesario que el solicitante, o alguien autorizado, apruebe formalmente la solicitud. Cómo se ha visto, un cambio puede tener efecto sobre el coste o el plazo definido en la fase de planificación, por lo que es necesario que el cliente acepte el impacto para ajustar la planificación inicial. Este apartado nos permite ver de forma rápida si un determinado cambio ha sido aprobado, rechazado, o esta pendiente de analizarse.
Normalmente la aprobación de cambios grandes implica la emisión de un pedido adicional, pero en proyectos pequeños o cambios de poca importancia esto no se suele hacer; ya que lo habitual es regularizar los costes con un único pedido al final del proyecto, o en algún momento intermedio. En cualquier caso este apartado nos permite conocer el estado del pedido.
El uso de la plantilla mostrada en esta página se enmarca dentro del proceso de gestión de cambios del proyecto, siendo esta una forma de listar y mantener un seguimiento de los cambios que se han ido solicitando a lo largo de la ejecución. Este formato se usa de forma combinada con la plantilla de solicitud de cambios, que es el documento formal con el que se solicita el cambio.
Para una comprensión más profunda sobre la gestión de cambios, puedes leer los artículos que tenemos en esta página, o adquirir el libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos. Este libro proporciona una visión detallada sobre técnicas avanzadas en la gestión de proyectos, incluyendo la gestión de cambios.
Incorpora esta plantilla en tu próxima gestión de proyectos y observa cómo mejora la eficiencia y la efectividad de la gestión de cambios. Con una gestión adecuada, no solo cumplirás con los objetivos del proyecto, sino que también asegurarás una mayor satisfacción de todas las partes interesadas involucradas. ¡Empieza hoy mismo y lleva tu gestión de proyectos al siguiente nivel!