El director de proyectos tiene la responsabilidad de mantener al sponsor, al comité de dirección y al cliente informados sobre el estado real del proyecto. Sin un documento periódico y estructurado, cada interesado forma su propia imagen del proyecto a partir de conversaciones parciales, correos dispersos o rumores. El informe de seguimiento de proyecto es el documento que evita esa situación: un resumen periódico, normalizado y objetivo del estado del proyecto respecto a sus tres restricciones fundamentales — coste, plazo y alcance.
Esta página ofrece dos plantillas de informe de seguimiento, cada una orientada a una metodología de control diferente: una para proyectos con metodología tradicional y otra para proyectos que aplican la metodología del valor ganado. Ambas forman parte del Pack de Plantillas Profesionales, alineado con los procesos del PMBOK.
Muchos directores de proyectos viven el informe de seguimiento como una tarea administrativa que resta tiempo a la gestión real. Es un error de perspectiva: el informe de seguimiento no es solo una obligación — es una herramienta de gestión.
Como obligación contractual o interna, el informe puede ser un requisito del contrato con el cliente o un proceso definido por la organización. En ese caso no hay margen de decisión: hay que hacerlo.
Como herramienta de gestión, el informe tiene tres funciones que van más allá del cumplimiento:
Mantener bien informados a los interesados principales reduce la presión sobre el proyecto. La falta de información genera preocupación, y la preocupación genera interferencias. Un director de proyectos que informa con regularidad — incluso cuando hay problemas — genera confianza y reduce las interrupciones.
El informe también permite obtener soporte en aspectos que superan las atribuciones del director del proyecto: conseguir más recursos, desbloquear decisiones que dependen del cliente o de terceros, o simplemente dejar constancia escrita de riesgos que podrían materializarse. Un problema documentado en un informe es mucho más fácil de gestionar que uno que solo existe en conversaciones verbales.
Y por último, un informe bien elaborado construye imagen profesional. En organizaciones con múltiples proyectos, la calidad de los informes influye en cómo la dirección percibe al director del proyecto.
Independientemente del destinatario — cliente o dirección interna — un informe de seguimiento eficaz tiene cuatro características:
Es una comunicación formal, lo que implica que debe emitirse a través de un canal oficial: un documento escrito, una herramienta corporativa o un correo formal. Las actualizaciones verbales en pasillos no sustituyen al informe.
Informa sobre el estado real del proyecto respecto a las restricciones y objetivos, incluyendo los riesgos que pueden comprometer su cumplimiento. No es un documento para transmitir solo buenas noticias.
Usa un estilo directo y conciso. El sponsor o el cliente quiere entender el estado del proyecto en el menor tiempo posible. Frases largas, tecnicismos innecesarios o información no relevante para el receptor dificultan la lectura y reducen el impacto del documento.
Sigue un formato normalizado, de modo que todos los informes del proyecto — y de diferentes proyectos en organizaciones multiproyecto — sean comparables entre sí. La normalización facilita la lectura y permite identificar tendencias.
Si la frecuencia no está definida por contrato o por los procesos de la organización, puede establecerse en función de la duración del proyecto:
Es el formato más utilizado en la mayoría de proyectos. Permite dar una imagen clara y completa del estado del proyecto sin necesidad de calcular parámetros adicionales. Sus secciones son:
Identificación del proyecto y destinatarios
El encabezado identifica el proyecto y los destinatarios del informe — habitualmente el sponsor y el comité de dirección, o el cliente en el caso de informes externos. También recoge el período que cubre el informe y el número de versión del documento.
Estado del cronograma
Indica si el proyecto está adelantado, a tiempo o retrasado, y en qué medida. En caso de retraso, se identifican las tareas del camino crítico afectadas y sus causas. Este apartado debe incluir siempre una referencia a las tareas críticas: un retraso en una tarea no crítica tiene mucho menos impacto que el mismo retraso en el camino crítico.
Estado de los costes
Informa sobre los costes incurridos hasta la fecha del informe y la desviación respecto a la planificación. Si existe desviación, debe incluir una explicación de las causas y, si es posible, una previsión de cómo evolucionará.
Seguimiento del alcance mediante entregables
El seguimiento del alcance se realiza a través de los entregables del proyecto. Para cada entregable relevante en el período se indica la fecha de entrega real y la fecha de aceptación por el cliente. Es la forma más directa de comunicar el avance del alcance sin ambigüedades.
Lista de puntos abiertos
Los puntos abiertos son temas pendientes de resolución que generan riesgo sobre el proyecto. Incluirlos en el informe tiene dos funciones: informa a los interesados de los riesgos existentes, y en el caso de puntos que dependen del cliente o de terceros, "presiona" formalmente para que se resuelvan.
Esta plantilla está diseñada para proyectos que aplican la metodología del valor ganado (EVM), y ofrece una visión del estado del proyecto más orientada a datos y más precisa que la metodología tradicional.
La diferencia fundamental es que el informe de valor ganado no solo dice si el proyecto está retrasado o si hay sobrecoste: cuantifica exactamente cuánto se ha desviado y permite calcular una previsión de coste final más rigurosa.
Seguimiento del cronograma con valor ganado
En lugar de una estimación cualitativa del retraso, este apartado utiliza los parámetros PV (Valor Planificado), EV (Valor Ganado) y SV (Desviación en Cronograma) para cuantificar el avance real respecto al planificado. El SPI (Índice de Desempeño del Cronograma) permite además comparar el ritmo de avance actual con el necesario para terminar a tiempo.
Seguimiento de costes con valor ganado
Del mismo modo, el seguimiento de costes usa los parámetros AC (Coste Real), CV (Desviación en Costes) y CPI (Índice de Desempeño del Coste). El CPI es especialmente útil para proyectar la estimación a la conclusión: un CPI inferior a 1 indica que el proyecto está gastando más de lo que avanza, y permite calcular cuánto costará finalmente si se mantiene esa tendencia.
Para calcular los parámetros necesarios, el pack incluye una hoja de cálculo específica que genera automáticamente los valores de PV, EV, AC y sus índices derivados a partir de tres tablas de datos:
La hoja genera también gráficos de evolución temporal que pueden incluirse directamente en el informe, facilitando la visualización del estado del proyecto.
El contenido del informe de seguimiento debe adaptarse al destinatario:
En el informe interno — dirigido al sponsor o al comité de dirección — las preguntas clave son: ¿Va a satisfacerse al cliente en plazo y alcance? ¿Va a conseguirse el margen planificado? El informe debe responder a estas dos preguntas de forma directa, incluyendo si es necesario el estado de la facturación y el flujo de caja. No suele incluir el cronograma detallado — como máximo un resumen de hitos.
En el informe externo al cliente, el contenido depende del tipo de contrato. En contratos llave en mano, no es necesario informar sobre los costes internos. En contratos por horas y materiales, el informe debe incluir el desglose de costes en precio de venta. Siempre es recomendable incluir el estado de los puntos abiertos que son responsabilidad del cliente, para documentarlos y facilitar su resolución.
Estas plantillas forman parte del Pack de Plantillas Profesionales, que incluye 46 plantillas editables alineadas con los procesos del PMBOK. Se integran con:
ASI DE FACIL Y SEGURO. Para cualquier duda puedes ponerte en contacto con nosotros en el pie de página.