Una de las funciones del director del proyecto es mantener al sponsor y el comité de dirección del mismo informados sobre el avance de este, lo cual suele realizarse mediante la emisión periódica del informe de proyecto, o reporte de proyectos en Latino-américa. Así el informe de proyecto es un documento que resume la situación del proyecto respecto sus principales restricciones: coste, plazo y alcance.
En esta página te ofrecemos dos plantillas de ejemplo de informes de proyectos, cada una basada en una metodología de gestión diferente
Este sería el informe más usado en la mayoría de proyectos, y que ya permite dar una imagen muy clara a la dirección sobre el estado del proyecto. Los principales apartados que componen el reporte de ejemplo que te puedes descargar en esta página son:
Este informe supone una forma de dar una visión del proyecto más enfocada en datos, e incluyendo su evolución. Para ello es necesario que la gestión del proyecto siga la metodología del valor ganado.
Centrándonos en el reporte de ejemplo que te presentamos en esta página. Este se compone de varios apartados:
La gran diferencia respecto a la primera plantilla de informe es que esta se rellena con datos calculados a partir del grado de avance real del proyecto. Esto permite una forma de reportar que permite ver si estamos cumpliendo o no con los objetivos, y ver en que grado esto ocurre.
Para calcular los datos a introducir en la plantilla de seguimiento del proyecto podemos usar la hoja de calculo que también se incluye junto a las plantillas. Esta hoja puede también usarse de forma autónoma, y reportar el avance en forma de gráficos; tal y como se muestra en la siguiente imagen.
Para conseguir estos gráficos debemos ir a la pestaña de DATOS y rellenar las tres tablas:
En la parte inferior de la pestaña DATOS se pueden ver los parámetros calculados en cada periodo, que serían los que usaríamos para rellenar el informe de avance de ejemplo. Para entender mejor estos parámetros y la forma de calcularlos, te sugerimos que visites los artículos sobre valor ganado.
La implementación de una plantilla normalizada para los informes de seguimiento en proyectos ofrece numerosas ventajas que impactan positivamente en la gestión y comunicación del proyecto:
Si crees que las plantillas de informe de proyecto que te hemos mostrado aquí pueden serte útiles, no dudes en descargarlas dentro del pack de plantillas profesionales que te ofrecemos en esta página.
Fuera de los aspectos propios de la gestión de proyectos, no debemos olvidar que un informe bien realizado ayuda a crear una imagen de buena gestión, seriedad y profesionalidad, lo que repercute en la imagen del director del proyecto dentro de la organización o en frente del cliente.
Independientemente del destinatario del informe de seguimiento del proyecto, cliente o dirección interna, hay una serie de características que son comunes a todos los informes:
La frecuencia con la que se mandan estos informes suele estar definida por la propia organización (informes internos), o formar parte del alcance (informe al cliente). Si esta frecuencia no está definida, es conveniente definirla en base a la duración total del proyecto. En base a mi experiencia, y por tanto discutible, se podrían definir los siguientes periodos:
Estos informes son los que habitualmente se mandan a la dirección de la organización que ejecuta el proyecto, normalmente al sponsor y/o al comité de dirección del proyecto. Este informe tiene como objetivo el informar de la situación del proyecto respecto a sus restricciones, así como de los riesgos que pueden afectar a su cumplimiento.
Desde el punto de vista de la dirección lo más importante es responder a dos preguntas: ¿Vamos a conseguir satisfacer al cliente en relación a plazo y alcance? ¿Vamos a conseguir el beneficio planificado?, por tanto es importante que el informe contenga datos que permitan responder a estas preguntas, cuando más concisos y directos mejor. También suelen incluir un punto referente a la facturación, ya que aunque por costes el proyecto puede estar correcto, puede darse el caso que el cliente no pague las facturas, o que exista un problema de flujo de caja.
Por regla general estos informes no se usan para planificar la carga de trabajo de los recursos, excepto cuando sea necesario modificar los recursos asignados al proyecto, por lo que no suele incluirse el cronograma detallado; como máximo un cronograma resumido con los principales hitos.
En muchos casos estos informes van a estar estandarizados y adaptados a la metodología de seguimiento y control de proyectos definida por la organización, la cual definirá los parámetros a mostrar. También es habitual el uso de herramientas corporativas, como PRISM o similares, que facilitan la recopilación y análisis del conjunto de informes por parte de la dirección.
Como informe de seguimiento externo tenemos principalmente el que mandamos al cliente, aunque dependiendo del proyecto puede ser que tengamos que mandar otros. En todo caso es responsabilidad del director del proyecto saber que informes deben mandarse y a quién, teniendo en cuenta que, aunque no forme parte explícitamente del alcance, mantener al cliente informado suele ser muy recomendable.
Si nos centramos en el informe de seguimiento que mandamos al cliente, su tipología y contenido van a depender de los compromisos adquiridos y del tipo de contrato. Aunque lo más habitual es entregar un informe escrito que contenga la siguiente información: