Plantilla hoja de medición

¿Qué son las mediciones del proyecto?

Podríamos definir las mediciones del proyecto cómo fotografías del estado de este en un momento dado de su ejecución. Estas muestran y cuantifican lo que se ha ejecutado. Por tanto constituyen una herramienta muy importante en el seguimiento, facturación y pago de proyectos con presupuestos elevados.

Lo más habitual es que la medición la haga la parte que va a emitir la factura. Ósea un proveedor cuando quiere cobrar, o nosotros si vamos a facturar a nuestro cliente, aunque al final esta debe estar aprobada por ambas partes.

Requisitos para hacer las mediciones del proyecto

Al tratarse de un documento que usamos durante el control y seguimiento, el requisito básico es haber completado la planificación del proyecto, sobre todo en lo referente a los siguientes aspectos:

• Definición de los paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo son aquellas tareas o conjuntos de tareas que forman parte del alcance del proyecto y que usaremos para controlar el avance. Por una cuestión práctica, usaremos paquetes de trabajo que podamos medir y con un nivel de detalle adecuado a los objetivos perseguidos con la medición.

• Criterio de medición. El objetivo de la medición es poder cuantificar el estado de cada paquete de trabajo. Por ello debemos definir el criterio o las unidades que se usará para medir este estado. Normalmente usaremos unidades relacionadas con el resultado final del paquete de trabajo. Por ejemplo: para medir la operación de pintar un edificio, es más útil medir los metros cuadrados pintados que la cantidad de litros de pintura consumida. O en la fase de proyecto es mejor medir los planos entregados que las horas gastadas. El motivo es que deben medirse resultados, no costes o consumos, ya que los segundos están afectados por nuestra gestión o rendimiento.
• Valoración de los paquetes de trabajo. Al final la medición acaba haciendo una valoración económica del trabajo ejecutado, por lo que es requisito indispensable disponer de la estimación del coste o precio de venta de cada paquete de trabajo. En proyectos para terceros podemos usar también el coste de venta, en función del objetivo de las valoraciones. Lo que no usaremos es el coste real, ya que este está afectado por nuestra gestión y eficiencia.

• Frecuencia de medición. Así mismo debemos definir la frecuencia con la que se efectuarán estas mediciones, la cual puede venir definida por diferentes criterios, tales como frecuencia de facturación o pagos, solicitud del cliente o inversores, objetivos, etc. Desde el punto de vista de los objetivos se podrían dar las siguientes pautas:
  • Si el objetivo es poder hacer el seguimiento del proyecto, el periodo debe ser tal que nos permita reaccionar y ver los resultados de los cambios aplicados.
  • Si el objetivo es facturar, cobrar o informar a terceros, buscaremos el periodo más amplio posible dentro del acuerdo que tengamos con estas personas.
• Definición de responsables. Parece un tema superfluo, pero al final no lo es. Debido a que hacer las mediciones requiere una dedicación importante, así como tener una visión directa de la ejecución de los trabajos, es importante definir quién es el responsable de hacer las mediciones y de su aprobación. En proyectos técnicos, por lo general es el responsable técnico (o la dirección facultativa en obras) el responsable de hacer las mediciones, las cuales son aprobadas por el director del proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una hoja de medición de avance?

Los beneficios de implementar una hoja de medición de avance en la gestión de proyectos son numerosos y tangibles. Entre los más destacados se encuentran:

• Monitoreo del progreso: La hoja de medición de avance proporciona una visión general y actualizada del progreso del proyecto, permitiendo identificar áreas que avanzan según lo planificado y aquellas que requieren atención o ajuste.
• Detección temprana de desviaciones: Gracias a la vigilancia constante del progreso, la hoja de medición de avance facilita la detección temprana de desviaciones en el cronograma, presupuesto o alcance del proyecto. Esto permite tomar medidas correctivas de manera oportuna, minimizando el impacto negativo en los objetivos finales.
• Mejora en la toma de decisiones: La información consolidada en la hoja de medición de avance sirve como base sólida para la toma de decisiones estratégicas. Al tener una comprensión clara del estado del proyecto, los gerentes y equipos pueden evaluar alternativas, ajustar estrategias y tomar decisiones informadas que optimicen el desarrollo del proyecto.
• Comunicación efectiva: La hoja de medición de avance funge como un canal de comunicación efectivo entre los diferentes involucrados en el proyecto. Al compartir este documento de manera regular, se asegura que todos los miembros del equipo estén informados sobre el progreso, las desviaciones y las decisiones tomadas.
• Mayor transparencia y control: La implementación de una hoja de medición de avance promueve la transparencia y el control en la gestión del proyecto. Al tener acceso a información clara y actualizada, todos los stakeholders pueden estar al tanto del avance y participar activamente en la toma de decisiones.

¿Cómo usar una hoja de medición de avance?

Para aprovechar al máximo los beneficios de una hoja de medición de avance, es fundamental seguir una metodología clara y organizada:

• Definir los objetivos y metas del proyecto: Es esencial establecer claramente los objetivos y metas del proyecto, ya que estos servirán como base para la creación de la hoja de medición de avance.
• Identificar las actividades clave: Se deben identificar las actividades clave que componen el proyecto y que son necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.
• Establecer indicadores de medición: Para cada actividad clave, se deben definir indicadores de medición que permitan evaluar el progreso de manera cuantificable. Estos indicadores pueden ser porcentajes de avance, fechas de cumplimiento, entregables completados, entre otros. O en el caso de paquetes de trabajo que correspondan a un producto físico, puede ser Kg producidos, metros instalados, etc
• Recopilar y registrar información: De manera regular, se debe recopilar y registrar la información correspondiente a los indicadores de medición. Esta información puede provenir de diferentes fuentes, como informes de actividades, reuniones de equipo, herramientas de gestión de proyectos, entre otras.
• Analizar y evaluar el progreso: Con base en la información recopilada, se debe analizar y evaluar el progreso del proyecto en relación con los objetivos y metas establecidos. Esto permitirá identificar desviaciones, áreas de mejora y oportunidades para optimizar el desarrollo del proyecto.
• Tomar decisiones y realizar ajustes: En función del análisis realizado, se deben tomar las decisiones y realizar los ajustes necesarios para mantener el proyecto encaminado hacia el cumplimiento de sus objetivos.

Plantilla incluida en nuestro pack

Descripción de la plantilla de medición de proyectos

La plantilla de medición de proyectos es un documento de uso general en los proyectos y las empresas que ayuda a seguir el avance de los diferentes paquetes de trabajo, de forma organizada y objetiva, de tal forma que podamos cuantificar este avance, facturarlo o aplicar la técnica del Valor Ganado para la gestión de costes y cronograma.

En el caso de la plantilla de hoja de medición que te ofrecemos en esta página, esta incluye diferentes apartados que te permiten aplicar lo aprendido hasta ahora en las mediciones de tus proyectos. Estos apartados son:

• Concepto. Se trata del paquete de trabajo que vamos a medir.
• Valor. Se trata de la valoración económica del proyecto.
• Medición anterior. Cómo se ha comentado, las mediciones se hacen de forma periódica, por lo que cada medición parte de los porcentajes medidos en la medición anterior, lo cual permite calcular de forma simple el porcentaje ejecutado durante el periodo y el incremento de valor de la parte ejecutada.
• Medición actual. Se trata del porcentaje de avance de los paquetes de trabajo en el momento de hacer la medición.
• Incremento. Corresponde a la cantidad ejecutada durante el periodo, y se calcula como la diferencia entre la medición actual y la medición anterior.
• A facturar. El ejemplo aquí mostrado se trata de una plantilla pensada para hacer mediciones de facturación a cliente, por lo que esta columna la podríamos sustituir por el coste si la hacemos para pagar a proveedores o control interno.

Preguntas frecuentes sobre las hojas de medición de avance

¿Con qué frecuencia se debe actualizar la plantilla de medición de avance?

La frecuencia de actualización dependerá de la naturaleza y complejidad del proyecto. Sin embargo, se recomienda actualizar la hoja como mínimo de forma semanal o quincenal.

¿Quién debe tener acceso a la hoja de medición de avance?

Todos los stakeholders involucrados en el proyecto, incluyendo gerentes, equipo, clientes y proveedores, deben tener acceso a la hoja de medición de avance.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para crear y gestionar una hoja de medición de avance?

Existen diversas herramientas disponibles para crear y gestionar una hoja de medición de avance, desde simples hojas de cálculo hasta software especializado en gestión de proyectos. La elección de la herramienta dependerá del tamaño, complejidad y necesidades específicas del proyecto.

Algunas opciones populares incluyen:

• Hojas de cálculo: Excel, Google Sheets.
• Herramientas de gestión de proyectos: Asana, Trello, Jira

¿Cómo integrar una hoja de medición de avance en un proyectos actual?

La integración de una hoja de medición de avance en el proceso de gestión de proyectos actual puede realizarse de diversas maneras. Algunos pasos recomendados incluyen:

• Identificar el mejor momento para incorporar la hoja: Decide en qué etapa del proyecto se integrará la hoja de medición de avance. Esto puede ser al inicio, durante la planificación o en una etapa posterior.
• Capacitar al equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan la importancia de la hoja de medición de avance y cómo utilizarla de manera efectiva.
• Establecer un proceso claro de actualización: Define un proceso claro para la actualización regular de la hoja de medición de avance, asignando responsabilidades y estableciendo plazos.
• Integrar la hoja en las reuniones: Incorpora la revisión de la hoja de medición de avance en las reuniones de equipo como un punto de discusión regular.
• Adaptar la hoja a las necesidades: Ajusta la hoja de medición de avance según sea necesario para reflejar los cambios en el proyecto o las necesidades del equipo.