Gestión del alcance

¿Qué es la gestión del alcance?

La gestión del alcance es uno de los procesos fundamentales en la gestión de proyectos, y se enfoca en definir y controlar lo que está y lo que no está incluido en el proyecto. El propósito principal de la gestión del alcance es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, y solo el trabajo necesario, para completar con éxito el proyecto.

En términos más simples, el alcance del proyecto define los límites del proyecto. Incluye los entregables del proyecto, los requisitos, las tareas y las actividades que se deben realizar para alcanzar los objetivos del proyecto. La gestión del alcance del proyecto, por lo tanto, se centra en identificar, documentar y gestionar estos elementos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

La gestión del alcance es crucial porque cualquier desvío en el alcance puede llevar a un «creep» del alcance, que es cuando el proyecto se expande sin control debido a cambios no planificados o no autorizados. El «scope creep» puede resultar en sobrecostos, retrasos y en algunos casos, la incapacidad de cumplir con los objetivos iniciales del proyecto.

Un plan de gestión del alcance efectivo ayuda a garantizar que todos los interesados estén de acuerdo sobre lo que se debe entregar y cómo se debe realizar. Además, proporciona una base para evaluar y gestionar cualquier cambio en el alcance del proyecto, asegurando que estos cambios se manejen de manera controlada.

Proceso de gestión del alcance

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute (PMI) describe el proceso de gestión del alcance en detalle, dividiéndolo en varios pasos clave que deben seguirse para asegurar que el alcance del proyecto esté bien definido, comprendido y controlado. Estos pasos son:

Planificar la gestión del alcance

El primer paso en la gestión del alcance es planificar cómo se va a gestionar el alcance del proyecto. Este proceso implica la creación del plan de gestión del alcance, que es un documento que describe cómo se definirá, validará y controlará el alcance a lo largo del proyecto.

El plan de gestión del alcance incluye varios elementos clave, como los procesos para desarrollar la declaración del alcance, cómo se crearán y validarán los entregables, y cómo se manejarán los cambios en el alcance. Es importante que este plan esté alineado con el resto de planes del proyecto, como el plan de gestión del alcance y el plan de gestión de riesgos, para asegurar una coherencia en la ejecución del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, el plan de gestión del alcance podría incluir detalles sobre cómo se documentarán los requisitos del software, cómo se validarán con el cliente y cómo se manejarán las solicitudes de cambio para evitar el «scope creep».

Recopilar los requisitos

La recopilación de requisitos es un proceso esencial para entender las necesidades y expectativas de los interesados en relación con el proyecto. Este proceso implica la identificación, documentación y análisis de los requisitos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Los requisitos pueden ser de varios tipos, incluyendo requisitos funcionales, que describen lo que el producto o servicio debe hacer, y requisitos no funcionales, que describen cómo debe hacerlo. Durante este proceso, se utilizan diversas técnicas para recopilar los requisitos, como entrevistas, talleres, cuestionarios, grupos de enfoque, observación y análisis de documentos.

El resultado de este proceso es el documento de requisitos, que describe de manera detallada todas las expectativas de los interesados y que sirve como base para la creación de la declaración del alcance y la WBS (Estructura de Desglose del Trabajo). Este documento debe ser claro y preciso para evitar malentendidos durante la ejecución del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de construcción, los requisitos podrían incluir especificaciones sobre los materiales a utilizar, las normas de seguridad a cumplir y las fechas límite para la finalización de diferentes fases del proyecto.

Definir el alcance

Una vez que se han recopilado y documentado los requisitos, el siguiente paso es definir el alcance del proyecto. Este proceso implica desarrollar una declaración detallada del alcance, que incluye los objetivos del proyecto, los entregables principales, los criterios de aceptación y las limitaciones del proyecto.

La declaración del alcance es un documento fundamental porque proporciona una visión clara y compartida de lo que se debe lograr con el proyecto. Este documento debe ser aprobado por los interesados clave y debe servir como referencia durante la ejecución del proyecto para asegurar que todos estén alineados con los objetivos y límites del proyecto.

La definición del alcance también incluye la identificación de exclusiones del alcance, es decir, aspectos que no forman parte del proyecto. Esto es crucial para evitar malentendidos y asegurar que todas las partes interesadas tengan expectativas realistas sobre lo que se entregará.

Por ejemplo, en un proyecto de marketing digital, la declaración del alcance podría definir que el proyecto incluye el desarrollo de una campaña de SEO, la creación de contenido para el blog y la gestión de redes sociales, pero excluye la gestión de campañas de pago por clic (PPC).

Definición de responsabilidades

Junto con los aspectos indicados en el punto anterior, el plan de gestión del alcance debería asignar a cada tarea un responsable de su ejecución. Idealmente, las responsabilidades deberían definirse al inicio del proyecto, lo cual no siempre es posible. Cuando no lo sea, al menos conoceremos las necesidades de recursos que tenemos para poder ejecutar las tareas del proyecto.

Para hacerlo existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas : la matriz RACI y la table top drawing.

• La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.  Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.
• La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquemática, ya que  muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Así podemos definir fácilmente qué está en nuestro alcance y qué no.

Definición de los entregables

Aunque no siempre un proyecto debe generar entregables físicos, esta situación es la más frecuente. Como ejemplo de entregable podemos tener un proyecto de ingeniería, un programa informático, un puente, o un edificio.

El plan de gestión del alcance debe identificar aquellos entregables, tanto intermedios como finales, que forman parte del proyecto y que surgen a partir de la realización de determinadas tareas o conjunto de tareas.

En un proyecto de construcción residencial podríamos definir los siguientes entregables:

• Pre-proyecto para solicitar el permiso de construcción
• Proyecto constructivo y lista de mediciones para poder construir y seguir la construcción
• Estructura finalizada

Cada uno de estos entregables significa haber completado una o varias tareas, por lo que estos se convierten en una forma de controlar y cuantificar el avance del proyecto; a veces incluso vinculándolos a hitos de pago o facturación.

Definición de los criterios de aceptación

Los entregables no solo son el resultado de haber ejecutado un conjunto de tareas, sino que son un aspecto clave para decir si un proyecto cumple con los objetivos y expectativas, o no. Por ello es importante que el plan de gestión del alcance no se limite solo en identificar qué y quien debe hacer algo, sino que también debe definir quién y cómo se evaluarán estos entregables.

Definir estos aspectos al inicio del proyecto nos permite planificar, cuantificar y ejecutar las tareas con una idea clara del objetivo perseguido, así como aplicar técnicas de gestión de cambios en el caso de que se soliciten cambios en los entregables o en los criterios de aceptación durante la ejecución.

Controlar el alcance

El control del alcance es un proceso continuo que implica el monitoreo del estado del alcance del proyecto, así como la gestión de los cambios en el alcance. Este proceso es crucial para evitar el «scope creep» y asegurar que el proyecto se mantenga en línea con sus objetivos.

Controlar el alcance implica comparar el trabajo realizado con el plan de gestión del alcance y la WBS, para asegurar que solo se realiza el trabajo planificado. También incluye la gestión de las solicitudes de cambio, asegurando que cualquier cambio en el alcance sea evaluado, aprobado y documentado adecuadamente.

El proceso de control del alcance también se enfoca en la comunicación con los interesados para asegurar que estén al tanto de cualquier cambio en el alcance y cómo estos cambios afectarán el proyecto.

Por ejemplo, si durante la ejecución del proyecto se solicita un cambio que implique añadir una nueva funcionalidad a un producto, el proceso de control del alcance asegurará que este cambio se evalúe cuidadosamente en términos de su impacto en el cronograma, el costo y los recursos antes de ser aprobado

Validar el alcance

Validar el alcance es el proceso en el cual los entregables del proyecto se revisan y se aceptan formalmente por los interesados clave. Este proceso se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto y asegura que el trabajo realizado cumple con los requisitos y criterios de aceptación definidos.

El proceso de validación del alcance es crucial para asegurar que el proyecto se mantenga alineado con los objetivos establecidos. Implica la revisión y verificación de los entregables contra los requisitos documentados y la obtención de la aceptación formal por parte de los interesados.

La validación del alcance ayuda a identificar cualquier desvío temprano en el proceso, lo que permite realizar ajustes antes de que los problemas se agraven. También proporciona una documentación clara de qué entregables han sido aceptados y cuáles requieren ajustes.

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, la validación del alcance podría implicar revisiones del código, pruebas de aceptación de usuario y la aprobación formal por parte del cliente antes de avanzar a la siguiente fase del proyecto.

Gestión del alcance en las diferentes fases del proyecto

La gestión del alcance del proyecto es un proceso que se lleva a cabo a lo largo de todas las fases del ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Cada fase del proyecto presenta desafíos únicos para la gestión del alcance, y es esencial aplicar las prácticas adecuadas en cada etapa para asegurar el éxito del proyecto.

Inicio del proyecto

En la fase de inicio, la gestión del alcance se centra en la definición de los objetivos del proyecto y la identificación de los interesados clave. Durante esta fase, es crucial establecer una comprensión clara del alcance del proyecto para asegurar que todos los interesados estén alineados desde el principio.

La creación del Acta de Constitución del Proyecto es una de las actividades clave en esta fase. Este documento proporciona una visión general del proyecto, incluyendo los objetivos, los entregables y las principales limitaciones. También establece la autoridad del gerente de proyecto y define las responsabilidades de las partes interesadas.

La gestión del alcance en esta fase también implica la identificación de los principales riesgos relacionados con el alcance y la planificación de cómo se gestionarán estos riesgos a lo largo del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de lanzamiento de un nuevo producto, la fase de inicio podría incluir la identificación de los objetivos de ventas, las características clave del producto y las restricciones de tiempo y presupuesto.

Planificación del proyecto

Durante la fase de planificación, la gestión del alcance se enfoca en definir detalladamente el alcance del proyecto y desarrollar el plan de gestión del alcance. Esta fase incluye la creación de la declaración del alcance, la WBS y el documento de requisitos.

La planificación del alcance es esencial para asegurar que todos los aspectos del proyecto estén bien definidos y que haya un entendimiento común entre los interesados sobre lo que se va a entregar. Esta fase también incluye la identificación de las exclusiones del alcance y la definición de los criterios de aceptación.

Además, durante la planificación, se desarrollan otros planes relacionados con el alcance, como el plan de gestión del cronograma y el plan de gestión de costos. Es importante que estos planes estén alineados entre sí para asegurar una ejecución coherente del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de construcción, la planificación del alcance podría implicar la definición de las especificaciones técnicas, la identificación de los hitos clave y la planificación del cronograma de construcción.

Ejecución del proyecto

En la fase de ejecución, la gestión del alcance se centra en asegurar que el trabajo realizado esté alineado con el plan de gestión del alcance y la WBS. Durante esta fase, el gerente del proyecto debe monitorear de cerca el progreso y gestionar cualquier cambio en el alcance.

La validación del alcance es una actividad clave durante la ejecución, ya que asegura que los entregables se revisen y se acepten de acuerdo con los criterios establecidos. También es crucial gestionar las expectativas de los interesados y mantener una comunicación efectiva para evitar malentendidos.

Durante la ejecución, también se puede llevar a cabo la gestión del conocimiento, asegurando que cualquier lección aprendida sobre el alcance se documente y se utilice para mejorar la gestión del alcance en futuras fases del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, la fase de ejecución podría incluir la implementación de funcionalidades, la realización de pruebas y la validación de los entregables con el cliente.

Monitoreo y control del proyecto

En la fase de monitoreo y control, la gestión del alcance se enfoca en asegurar que el proyecto se mantenga en línea con sus objetivos y que cualquier desviación en el alcance se gestione adecuadamente. Esto incluye la comparación del trabajo realizado con el plan de gestión del alcance y la WBS, así como la gestión de los cambios.

El control del alcance es fundamental para evitar el «scope creep» y asegurar que el proyecto se complete dentro del tiempo y el presupuesto establecidos. También implica la revisión periódica del alcance y la actualización de la WBS y otros documentos relacionados según sea necesario.

Durante esta fase, es esencial mantener una comunicación continua con los interesados para asegurar que estén al tanto de cualquier cambio en el alcance y sus implicaciones.

Por ejemplo, si durante el monitoreo se detecta que el proyecto está excediendo el alcance original, se deben tomar medidas correctivas, como ajustar el cronograma o renegociar los requisitos con los interesados.

Cierre del proyecto

Finalmente, en la fase de cierre, la gestión del alcance se asegura de que todos los entregables se completen de acuerdo con los requisitos y que el proyecto se cierre formalmente. Esta fase incluye la revisión final del alcance y la validación de que todos los entregables han sido aceptados por los interesados.

El cierre del proyecto también implica la documentación de las lecciones aprendidas relacionadas con el alcance, que pueden ser útiles para futuros proyectos. Además, se deben cerrar formalmente todos los contratos y liberar los recursos del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de implementación de un sistema de TI, la fase de cierre podría incluir la entrega final del sistema, la obtención de la aprobación del cliente y la documentación de cualquier problema o éxito relacionado con el alcance del proyecto.

Artículos y plantillas de gestión del alcance