Métricas o KPI en proyectos

Hay una frase que dice que no se puede gestionar lo que no se puede medir; por tanto para gestionar correctamente un proyecto deberemos ser capaces de medirlo. Y es ahí donde las métricas o KPI vienen a ayudarnos.

Si te gusta este post y te interesa aprender más sobre la gestión de proyectos, te sugerimos que descargues nuestra guía o nuestro set de plantillas profesionales. Así, de paso, nos ayudas a seguir creando contenido de valor para ti 😉 Gracias!!

Mejora la gestión de proyectos (libro de gestión de proyectos + 46 plantillas)

Los mejores directores/as de proyectos saben que tan importante es aprender las técnicas y procesos de gestión de proyectos, como ...

¡Cómpralo hoy mismo!

Plantillas Profesionales para Proyectos

¿Quieres ser más eficiente y mejorar los resultados de tus proyectos?  Lo tienes fácil con estas 46 plantillas que ya ...

Comprar

¿Qué son las métricas o KPI en proyectos?

Una métrica o KPI es por definición cualquier tipo de variable que pueda ser usada para medir el desempeño de algún aspecto del proyecto que sea importante y queramos controlar. Como ya se intuye por esta definición, una métrica debe ser o estar basada en un valor numérico que nos dé una visión objetiva del estado de esta variable. De esta forma vamos a tener métricas relacionadas con los costes, los plazos, los entregables, la calidad, etc.

En función de la forma de calcular la métrica, esta puede ser:

• Un valor observable directamente, como el número de documentos aprobados o el número de defectos encontrados; la diferencia entre el valor planificado y la situación real, como los días de retraso o la diferencia de costes;
• O una variable derivada de valores observables que requiera de algún cálculo, como el EV (valor ganado), ETC (coste total estimado) o el PV (valor planificado).

¿Para qué sirven las métricas?

Las métricas tienen dos funciones principales, la primera a nivel del proyecto como panel de control del director del proyecto. Y la segunda a nivel de la organización como herramienta para reportar y controlar de forma simple el estado del conjunto de proyectos.

Uso de las métrica a nivel del proyecto

Desde el punto de vista del director del proyecto,  las métricas o KPIs permiten conocer de forma rápida y objetiva el estado del proyecto, identificando fácilmente aquellos aspectos donde tengamos problemas.

El uso específico de cada métrica depende de su tipología, ya que existen tres categorías básicas de métricas:

• Métricas o KPI retrospectivas que muestran la situación del proyecto hasta la fecha, tales como los costes incurridos, los días transcurridos, etc. Estas métricas por si solas no nos dicen si el proyecto va bien o mal, únicamente cuantifican su estado en un momento dado.
• Métricas o KPI de diagnóstico que comparan la situación del proyecto respecto a lo planificado en el momento actual; como días de retraso, variación de costes etc. Estas nos permiten tener una imagen de la situación actual del proyecto respecto a sus objetivos.
• Métricas o KPI predictivas que hacen una previsión de la situación final del proyecto en base la eficiencia que hemos tenido hasta ahora y la situación actual. Estas métricas nos permiten estimar si el proyecto cumplirá o no con sus objetivos de continuar del mismo modo, así como analizar el efecto de las modificaciones o cambios sobre el resultado final.

En la siguiente imagen podemos ver un cuadro de mando de un proyecto tal y como lo vería el director del mismo. En él se resumen diferentes métricas de gestión del proyecto, en este caso financieras, que muestran en una sola tabla la situación del proyecto.

Cómo se puede ver, esta tabla solo muestra algunos valores totales, tanto planificados como actuales, y porcentajes de avance. Si tuviéramos problemas en alguno de estos valores, deberíamos ver los datos de partida para entender el origen del problema.

Uso de las métricas a nivel de organización

A nivel de la organización o la PMO, las métricas permiten definir un cuadro de mando común para todos los proyectos. De esta forma,  se puede ver la situación de todos ellos de forma rápida, destacando aquellos que por algún motivo no cumplen, o no cumplirán, con los objetivos. Esta aplicación puede verse en la siguiente imagen, la cual muestra con colores rojo o verde el estado del proyecto en función de diferentes métricas

Aquí los valores no son tan importantes como el estado, por lo que a este nivel lo mejor es el uso de colores o marcadores visuales que rápidamente destaquen los problemas. Para ello es necesario haber definido unos niveles o límites de aceptación que definan cuando un proyecto se considera que ya no cumple con alguno de sus objetivos.

Otro uso a nivel de organización de estas métricas es la priorización y asignación de recursos entre proyectos cuando estos se ejecutan en entornos multiproyectos.

Priorización de proyectos

La priorización de proyectos es una actividad esencial que tiene como objetivo optimizar el uso de recursos y maximizar el ...

Leer Más

Esto es posible porque las métricas no solo permiten conocer el estado del proyecto de forma absoluta, sino también de forma relativa al cuantificar este en función de los aspectos que hayamos definido. Para aplicar esto debemos hacer coincidir nuestros KPI con alguna de las estrategias de priorización de recursos que definimos en el artículo específico.

Plantilla priorización

¿Qué es una plantilla de priorización con valor ganado? La plantilla de priorización con el método del valor ganado es ...

Leer Más

Tipos de métricas usadas en proyectos

Las métricas retrospectivas

Las métricas en este grupo muestran la situación del proyecto hasta la fecha, por lo que son representativas de lo que se ha hecho, sin valorarlo ni indicar cómo acabará. Por ello son las métricas más simples y más comúnmente usadas, siendo las más habituales el coste incurrido, los días transcurridos, el número de cambios, etc.

Por regla general son variables que pueden sacarse directamente a través de la observación de la situación del proyecto. Sin requerir ningún post-proceso, aunque en algunos casos puedan exigir el uso de herramientas para colectar los datos, como ocurre en el caso de los costes incurridos.

Presentan como ventajas su facilidad de obtención y de comprensión, lo que las hace muy útiles en informes de seguimiento donde queramos mostrar lo que se ha hecho. Esto es también una de sus principales limitaciones, ya que muestran únicamente la situación pasada del proyecto, sin indicarnos si esta es buena o mala, aunque se puedan comparar con las líneas base, y sin darnos información sobre la que basar nuestras decisiones futuras.

Las métricas de diagnóstico

Estas métricas son las que permiten comparar la situación actual del proyecto con lo planificado, y de esta forma dar una idea de si el proyecto está cumpliendo con sus objetivos o no. También nos permiten identificar aquellos puntos en los que no cumplimos, y por tanto en los que debemos realizar un análisis en más detalle para encontrar la causa. Dentro de este grupo estaría métricas como los días de atraso sobre el cronograma, la variación de costes, etc.

En general son buenas métricas para incluir en el panel de control del proyecto y también en informes donde queramos mostrar los resultados que estamos obteniendo, pero su utilidad y fiabilidad va a depender de cómo se realice su cálculo. Por ejemplo, podríamos definir una métrica de variación de costes de dos formas diferentes:

• AC-PC (coste actual AC – coste planificado PC), o sea lo que hemos gastado realmente menos lo que planificábamos haber gastado en este momento.
• EV-AC (coste planificado de lo ejecutado o valor ganado EV – coste real AC), o sea la valoración que hicimos en la planificación de lo que llevamos ejecutado en este momento, menos los que llevamos gastado realmente.

Aunque puedan parecer muy similares, su interpretación es totalmente diferente. Imaginemos una situación en la que hemos avanzado trabajo respecto lo planificado, por tanto habremos gastado más porque hemos hecho más, lo que implica que no tenemos un sobrecoste sino un avance del coste. En esta situación la primera métrica nos indicará sobrecoste mientras que la segunda no.

Las KPI predictivas

Las KPI predictivas son las que estiman la situación final del proyecto en función de su situación actual e histórica. Con ello conseguimos anticipar el posible éxito o fracaso del proyecto, en el caso de continuar como lo estamos haciendo, siendo posible anticiparnos y analizar diferentes escenarios o contramedidas que modifiquen su evolución. Como ejemplo de estos KPI tendríamos en coste estimado total, la fecha prevista de fin, etc.

Su principal limitación está en el hecho de ser estimativas, lo que reduce su fiabilidad, la cual también depende del método de cálculo que usemos. Por ejemplo, el coste total estimado podría ser calculado de dos maneras diferentes:

• EAC= AC+ETC: En este caso el coste total estimado (EAC) se calcula como el como el coste actual (AC) más el coste estimado para completar el trabajo pendiente.
• EAC = BAC/CPI siendo CPI =EV/AC: En este caso el coste total estimado (EAC) se calcula a partir del presupuesto total estimado para el proyecto (BAC), dividiendo este por la eficiencia financiera que estamos teniendo (CPI). Esta se calcula como el cociente entre el valor de lo que hemos ejecutado (EV) y lo que hemos gastado (AC). Como podemos ver, si nuestra eficiencia es inferior a 1, por tanto somos ineficientes, nuestro coste final será mayor.

Podemos ver primera forma de cálculo es más simple, pero parte de un valor estimado por el propio director del proyecto (el ETC), lo que hace más simple su ajuste. En el segundo caso el cálculo es más complejo pero únicamente usa datos medidos del proyecto, por lo que podríamos considerarla más fiable. Recopilar datos fiables y completos es básica es básico en ambos casos.

Cómo definir las métricas del proyecto

Definir las métricas o KPI en base a las variables que queramos medir y controlar.

Esta es la principal función de las métricas, por lo que estas deben estar directamente relacionadas con aquello que queramos controlar. Normalmente se tratará del coste, plazo y alcance, aunque cada vez más se incluyen otros indicadores relacionados con la calidad, cambios o riesgos. Incluso a nivel organizativo se suele medir la satisfacción del cliente, aunque esto solo tiene sentido a nivel general.

Definir las métricas en base a su uso

Las métricas tienen varias aplicaciones en la gestión de proyectos, por lo que en función de cada aplicación van a ser más adecuadas unas que otras. De forma general podríamos definir tres aplicaciones básicas de las KPI:

• Informar del trabajo hecho y la situación del proyecto. En este caso tenderemos a usar métricas retrospectivas (coste incurrido, tiempo transcurrido, etc.) o de diagnóstico (días de atraso, diferencias de costes), que por su simplicidad de cálculo y comprensión permiten dar una visión rápida y comprensible del proyecto aunque no se sea un experto en la dirección de proyectos.
• Seguir y controlar el proyecto. En este caso queremos ver el estado del proyecto, y descubrir aquellos puntos en los que va mal y debemos focalizar nuestra atención. Por ello las métricas de diagnóstico son las más adecuadas en este caso.
• Tomar decisiones sobre el proyecto. En muchas ocasiones nos preguntaremos que ocurrirá si hacemos tal cosa, lo que implica hacer estimaciones sobre la evolución del proyecto. En este caso lo más adecuado son las métricas estimativas, las cuales avanzan los resultados finales del proyecto en función de algunas variables actuales y pasadas. Por su baja fiabilidad no son adecuadas para informar, pero si para tomar decisiones, evaluar cambios, o comparar alternativas.

Definir los KPI en base a la metodología

Aunque podemos usar los KPI que creamos más convenientes en función de nuestros objetivos, hay algunas metodologías que ya incluyen el cálculo de algunas métricas. Por tanto es posible relacionar un aspecto con el otro.

• En Cadena Crítica los aspectos más importantes son el avance del proyecto a través de las tareas que forman la cadena crítica y el uso del margen. Esto ya nos define algunas métricas que podemos usar en este caso, como el tiempo transcurrido en la cadena crítica, el uso de los márgenes, etc. En el artículo de uso de márgenes en Cadena Crítica se explica el uso de esta métrica.

Cadena crítica en proyectos

El método de cadena crítica o ruta crítica es una potente metodología de dirección de proyectos que permite reducir el ...

Leer Más

• Si usamos el método del valor ganado, vamos a tener varias métricas para controlar y estimar la situación del proyecto, ya que este método está muy basado en este concepto. En los artículos de control de plazos y control de costes con valor ganado se detallan estas métricas y su uso.

EVM – Earned Value Method

Durante la ejecución del proyecto, el director del proyecto es el responsable de realizar su seguimiento y control, lo que ...

Leer Más

• En el método más usado, CPM-PERT, no existen unas métricas definidas, aunque es habitual usar métricas retrospectivas como el coste incurrido o métricas de diagnóstico como el atraso del calendario.

Gestión del cronograma

El proceso de gestión del cronograma en la gestión de proyectos es esencial para asegurar que un proyecto se complete ...

Leer Más